Переход на восьмой уровень

Реальность предъявляет к информационным системам крупных предприятий разнообразные требования: от быстрой адаптации к изменениям законодательства и соответствия меняющимся требованиям бизнеса до снижения издержек на поддержку и развитие ИТ-решений. В 2016 году руководство группы компаний "Энергетика, системная интеграция" (ГК "ЭнСи") приняло решение о создании системы управления персоналом, базирующейся на стандартном решении SAP HCM EHP8. К проекту было привлечено ООО "ЕАЕ-Консалт" – дочернее предприятие группы, которое оказывает в том числе услуги по внедрению и сопровождению систем на основе решений SAP. Об основных этапах создания информационной системы управления персоналом ГК "ЭнСи" редактору "Стандарта" Ксении ПРУДНИКОВОЙ рассказали руководитель центра автоматизации систем управления персоналом ООО "ЕАЕ-Консалт" Александр ШИШИЛОВ и руководитель проекта по внедрению ИСУ ООО "ЕАЕ-Консалт" Михаил ЧУПРОВ.

- Чем была вызвана необходимость внедрить информационную систему управления (ИСУ) на предприятии? С какими трудностями пришлось столкнуться в ходе реализации проекта?

Михаил Чупров:

- Исторически в группе компаний использовалось решение, созданное на платформе SAP HR в далеком 2002 году. В то время российская локализация SAP HR находилась на начальном этапе, и в связи с этим внедренная система имела большой объем кастомизации для обеспечения требований законодательства, как в сфере кадровой работы, так и в сфере расчета заработной платы и отчетности для Федеральной налоговой службы и Пенсионного фонда России. В последующие годы решение развивалось и наращивалось, что сделало его эксплуатацию более затратным (и по времени, и по ресурсам) по сравнению с использованием актуальной локализованной версии SAP HCM. В этой связи было принято решение о переходе на SAP HCM.

В организации с устоявшимися бизнес-процессами внедрять стандартные решения достаточно сложно. При внедрении нового продукта нужно было соблюсти рекомендации вендора и жесткие требования топ-менеджмента не выходить за пределы стандартного функционала. Для этого необходима не только эффективная работа ИТ-подразделения, но и поддержка со стороны руководства компании, а также готовность ключевых пользователей информационной системы к обучению и переходу на новый функционал.

А с учетом того, что администрирование персонала, расчет заработной платы и платежей в бюджеты являются непрерывными процессами, внедрение информационных систем становится похоже на работу с живым организмом.

Все вышеперечисленное, а также отсутствие возможности реализовать отдельные требования "ЭнСи" в существующей на предприятиях группы системе управления персоналом обусловило необходимость перехода к использованию решения на основе платформы SAP HCM EHP8. В ходе проекта были применены специальные интерфейсы по переносу данных из используемой ИСУ в новую, которые минимизировали трудозатраты пользователей на выверку и корректировку данных.

- Когда началась реализация проекта?

Александр Шишилов:

Александр Шишилов, руководитель центра автоматизации систем управления персоналом ООО «ЕАЕ-Консалт»: «Сложность и скорость развития современных бизнес-процессов делают вложения в создание и сопровождение большого объема кастомизированных систем экономически неэффективными»- В апреле 2016 года мы приступили к созданию ИСУ "Управление персоналом ГК "ЭнСи". Проект охватил все организации группы и полный набор базовых бизнес-процессов по управлению персоналом: организационный менеджмент, кадровый учет, учет рабочего времени, расчет заработной платы, ведение отчетности для контролирующих органов.  При автоматизации бизнес-процессов необходимо учитывать географическую распределенность предприятий группы (которые расположены в том числе в северных регионах), требования регионального законодательства, сложные режимы работы, вредные условия труда.

- Какие действия были предприняты на начальном этапе?

Михаил Чупров:

- Специалисты "ЕАЕ-Консалт" проанализировали различия между стандартным решением SAP и установленной на предприятии системой. В результате были выявлены основные задачи, которые предстояло решить при переходе на новую ИСУ. Во-первых, это реинжиниринг бизнес-процессов управления персоналом предприятия путем их приведения к стандартным бизнес-процессам, реализованным в SAP. Во-вторых, создание условий, при которых в процессе перехода пользователи системы будут по минимуму отвлекаться от выполнения производственных задач. В-третьих, адаптация новой ИСУ к требованиям организаций группы "ЭнСи" с использованием только стандартных средств SAP. В-четвертых, организация онлайн-передачи максимально возможного объема данных из существующей системы в новую. И наконец, снижение издержек на развитие и сопровождение ИСУ за счет исключения специальных технических разработок и применения пакетов обновлений, технологий и документации вендора.

- Почему потребовалось исключить возможность применения нестандартных технических разработок?

Александр Шишилов:

- С учетом необходимости "с нуля" развернуть сложную интегрированную информационную систему в сжатые сроки, а также с прицелом на дальнейшую оптимизацию стоимости ее эксплуатации, требование придерживаться стандартных решений является не просто желательным, но фактически необходимым условием. Сложность и скорость развития современных бизнес-процессов делают вложения в создание и сопровождение большого объема кастомизированных систем экономически неэффективными. Сохранение решения в стандартном виде также позволяет оперативно устанавливать выпускаемые вендором обновления.

Михаил Чупров:

- Перенос максимального объема данных с сохранением их консистентности и обеспечением непрерывности бизнес-процессов в период перехода в промышленную эксплуатацию с условием минимального отвлечения пользователей потребовал, чтобы были проведены специальные технические работы. В результате были разработаны инструменты переноса данных из существующей ИСУ в режиме онлайн, что значительно сократило объем трудозатрат пользователей в период параллельной эксплуатации систем, а также ускорило подготовку и переход к промышленной эксплуатации нового решения.

Проектирование системы с учетом вышеуказанных условий осуществлялось с апреля по август 2016 года, и по итогам этой работы мы представили действующий прототип будущей системы, который был утвержден для внедрения.

- Когда началась промышленная эксплуатация новой системы управления?

Александр Шишилов:

- 1 сентября 2016 года ИСУ "Управление персоналом ГК "ЭнСи" начала функционировать параллельно с существующей. В ходе их совместной работы была проведена сверка показателей бизнес-процессов: по ее итогам новая система была признана готовой к промышленной эксплуатации, которая началась 1 января 2017 года. Тогда же прежняя система была отключена для пользователей и переведена в статус архивной.

Выбранный подход к реализации ИСУ "Управление персоналом ГК "ЭнСи" себя оправдал. По итогам первого года эксплуатации можно с уверенностью заявить, что новая система работает продуктивно и успешно поддерживает полный перечень возложенных на нее задач, в том числе формирование стандартными инструментами SAP годовой отчетности для контролирующих органов.

- Каковы основные результаты проекта для ГК "ЭнСи" и "ЕАЕ-Консалт"?

Михаил Чупров:

- Во-первых, решены задачи управления персоналом с учетом требований группы. Появилась возможность при изменении требований законодательства актуализировать систему без проведения масштабных работ. Пакеты обновлений вендора устанавливаются регулярно и без лишних затрат.

Во-вторых, помимо решения прямых задач по управлению персоналом, внедрение системы позволило расширить компетенцию специалистов "ЕАЕ-Консалт" в области управления SAP HCM. В частности, наличие действующей стандартной системы позволяет проводить мониторинг и апробацию перспективных практик и подходов при эксплуатации HCM-систем на базе решений SAP. Специалисты компании получили опыт и компетенции ускоренного внедрения и развертывания функциональности SAP HCM с минимальными издержками на разработку, документирование, тестирование и эксплуатацию решения.

Александр Шишилов:

- Таким образом, команда "ЕАЕ-Консалт", обладающая глубокими знаниями и компетенциями по внедрению и сопровождению SAP HCM в десятках компаний нефтегазодобывающей отрасли, получила значительный опыт перевода кастомизированного решения на стандарт SAP HCM EHP8. Созданные в ходе проекта разработки и приобретенные знания являются несомненной ценностью – как для нас, так и для наших клиентов.

- Какие дальнейшие задачи стоят перед специалистами "ЕАЕ-Консалт" в рамках ГК "ЭнСи"?

Михаил Чупров:

- В рамках ГК "ЭнСи" стоят задачи развития действующей ИСУ и расширения ее возможностей: применение пакетов обновлений от вендора позволяет продлить жизненный цикл информационной системы, а в случае его завершения – обеспечить переход на новое решение с минимальными издержками. Кроме того, стоят задачи по увеличению глубины использования данных HCM-системы – не только в целях формирования отчетности для контролирующих органов, но и для решения внутренних задач: не секрет, что HCM-системы содержат массу информации для получения различного рода управленческой отчетности, обеспечивают доступ к таким сведениям в онлайн-режиме. Также стоят задачи по интеграции ИСУ со смежными системами: HCM-решения являются первичным источником данных для многих других информационных систем организации.

Вопросы развития системы включают в себя в том числе развитие сервисов ESS, MSS, оценки персонала. Все эти задачи для ГК "ЭнСи" решают специалисты "ЕАЕ-Консалт".

- Спрос на какие проекты со стороны внешних заказчиков сейчас наиболее высок? Чем это обусловлено?

Александр Шишилов:

- Внешние клиенты заинтересованы в большей стандартизации применяемых HCM-решений, чтобы можно было выстроить комплексную систему управления персоналом из более-менее готовых компонентов и держать под контролем совокупную стоимость владения инфраструктурой.

В части решений по базовым процессам мы видим интерес к переходу на стандартную локализованную версию SAP HCM. Подобный проект открывает возможность для технологически более эффективного внедрения решений расширенной функциональности на основе SAP Portal, SAP Fiori, SAP SuccessFactors – для реализации процессов управления эффективностью и сервисов самообслуживания.

Также клиенты заинтересованы в развитии прогнозных инструментов – в частности, подсистем планирования фонда оплаты труда и выплат социального характера, подсистем HR-аналитики. Для клиентов, организующих сервисную модель HR-процессов, интересны проекты по роботизации рутинных операций.

В целом наблюдается повышение интереса к построению единой информационной среды для всех процессов управления персоналом и максимальной цифровизации взаимодействия между сотрудниками, руководителями и HR-службой.