Закрыть и перейти на сайт ComNews.RU
Новости Редколонка Точка зрения

Ср, 12.12.2018

Полная версия сайта   

 Поиск
USD 66.5 EUR 75.62
12 декабря 2018 года, Ср
Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС (ООО "Электронные Офисные Системы")

SharePoint против SharePoint'а: риски при внедрении

На правах рекламы
20.11.2012
Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС (ООО "Электронные Офисные Системы")
Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС (ООО "Электронные Офисные Системы")

Платформа Microsoft SharePoint получила широкое распространение в России. В большинстве случаев она используется в качестве корпоративного портала, но все чаще для автоматизации бизнес-процессов, в том числе связанных с документооборотом. О проблемах, с которыми сталкивается разработчик СЭД, интегрированной с SharePoint, а также о рисках при ее внедрении, корреспонденту ComNews.ru рассказала Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС (ООО "Электронные Офисные Системы").

- Когда речь заходит о внедрении СЭД, многие из потенциальных заказчиков включают платформу Microsoft SharePoint в шорт-лист. Популярность данного продукта настолько высока, что в аналитических обзорах его даже выделяют в отдельную категорию – SharePoint и остальные ECM (Enterprise content management). Хватает ли этого продукта для полной автоматизации деятельности?

- Одной платформы недостаточно для обеспечения всех функций системы электронного документооборота (СЭД), реализующих классический документооборот и делопроизводство. В SharePoint имеются лишь базовые возможности, и нет необходимого для полноценной автоматизации документооборота функционала, такого как гибкие настройки workflow, нет картотек и карточек документов, прав доступа, необходимых преднастроенных процессов, поддержки ЭЦП и многого другого. Более того, в базовом варианте SharePoint при одновременной работе 100-200 пользователей на участке документооборота начинаются проблемы с производительностью, так как в процессе промышленной эксплуатации СЭД система подвергается постоянной нагрузке, как правило, значительно превышающей интенсивность обращений к корпоративному порталу. Тогда у организации появляется выбор – либо вести разработку своими силами, опираясь на базовую функциональность SharePoint, и постепенно наращивать его возможности в управлении документами и бизнес-процессами, либо взять готовое решение.

- Если говорить о готовых решениях. Насколько я знаю, многие разработчики СЭД объявили об интеграции своих систем с SharePoint.

- Разумеется, такой подход имеет право на существование и востребован рынком, только в этом случае надо понимать, что у вас будет две системы: одна для документооборота и другая – SharePoint для коллективной работы, обсуждений, обмена информацией и т. д. Что идет вразрез с первоначальной установкой – реализовать документооборот на SharePoint.

- Что же делать?

- Выбирать из числа решений, которые обеспечивают выполнение задач документооборота непосредственно в среде SharePoint. Одним из них является разработка компании ЭОС – EOS for SharePoint, которая представляет собой "коробочный" продукт, содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота.

- В процессе внедрения всегда появляются трудности. С какими проблемами приходится сталкиваться заказчику, если он принял решение автоматизировать документооборот при помощи EOS for SharePoint?

- Важно разделять случаи, когда в организации уже используется SharePoint либо когда клиент выбирает СЭД и параллельно получает и SharePoint. При этом сложность проекта в большей степени зависит от функций, автоматизируемых при внедрении, а не от наличия или отсутствия платформы на момент внедрения. Нюансы есть и в первом, и во втором случае.  Первая ситуация: заказчик уже знает возможности SharePoint, поэтому предъявляет дополнительные требования к индивидуальной настройке СЭД, например требует встроить СЭД в существующий портал организации, а это дополнительная настройка навигации, отображения справочника подразделения и т.п. Плюс в этом случае в том, что есть специалисты, поддерживающие работу системы, железо и SharePoint уже настроен (если повезет, то настроен правильно – все зависит от специалистов), а пользователи привыкли к его интерфейсу. При этом есть еще один несомненный плюс: заказчик уже знаком с SharePoint, меньше нужно объяснять и легче обучать пользователей. Правда, здесь возникает другая проблема. Когда у клиента SharePoint установлен, это, как правило, означает, что есть портал, и в 90% случаев он бывает некорректно настроен, что влечет дополнительные трудозатраты со стороны консультантов в части подготовки платформы к внедрению СЭД.

Вторая ситуация, когда SharePoint в организации нет. Заказчик еще не осознает всех возможностей системы, требуется настройка самого портала, и, как правило, инфраструктура не готова. Пользователи еще не работали с порталом, поэтому требуется время на привыкание к его интерфейсу. В этом случае специалисты ЭОС сами все настраивают, и таким образом мы заранее избегаем проблем с платформой.

- По вашей статистике, ежедневно появляется 20 тыс. новых пользователей SharePoint. Поэтому очевидно предположить, что ситуация, когда платформа уже есть в организации, будет все более типичной. Для чего обычно используют SharePoint до внедрения СЭД?

- Если исходить из опыта внедрения ЭОС, то большинство заказчиков используют SharePoint для организации хранения контента, автоматизации работы службы ИТ (ServiceDesk, HelpDesk и т.п.), ведения и отображения справочника сотрудников (телефонный справочник, дни рождения, фотографии сотрудников и т.п.), ведения базы знаний, ведение новостей компании. Бывают и более специфические применения, например хранение ссылок на записи системы видеонаблюдения за объектами в строительных компаниях. Сила SharePoint в том, что его можно использовать для различных задач, и документооборот – лишь одна из них.

- С какими еще функциональными задачами, реализованными на платформе SharePoint, приходится интегрироваться и нужна ли эта интеграция? Бывает ли, что приложения просто работают рядом, на одной платформе, но информационного обмена между ними нет?

- К сожалению, редко случается видеть что-либо реализованное на SharePoint. Обычно это портал (информационное поле + файловое хранилище), иногда еще заявки, иногда Project. Интеграция с такими вещами подразумевается априори, хотя само понятие "интеграция" клиенты воспринимают по-разному. Чтобы разные приложения работали рядом и никто не захотел бы их интегрировать – такого не бывает. Бытует мнение, что на SharePoint можно все и без проблем, и поэтому интегрировать просят все и сразу. На данный момент в проектах чаще всего используется синхронизация БД по контрагентам со справочником "Организации СЭД".

- Есть ли типовой план внедрения EOS for SharePoint или каждый проект уникален? Сколько времени занимает внедрение?

- Все зависит от доработок, требуемых заказчиком, и от задач автоматизации. Типовое решение внедряется в среднем за месяц (с обучением). Если есть сложные маршруты согласования или требуются доработки, то срок увеличивается. По срокам каждый проект уникален. От двух-трех недель для "быстрого" старта до года.

- Что является основным риском при внедрении? Почему проект может провалиться, и бывали ли подобные ситуации?

- По мнению наших консультантов, основной риск – это когда клиент сначала говорит одно, потом – другое, и приходится многократно перенастраивать систему, в результате чего интегратор не укладывается в сроки. Чаще всего удается все уладить, но человеческий фактор в данном случае очень важен. Другая причина проблем при внедрении – недостаточная мощность аппаратной части, саботаж со стороны пользователей. Но в таком случае помогает "железная воля" руководства заказчика. Бывает, что некому сопровождать СЭД (в таком случае ЭОС предлагает заказчику авторский надзор). Но эти проблемы обычно решаемы.

О продукте:

Разработчиком системы EOS for SharePoint является компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). EOS for SharePoint – это полноценная СЭД на платформе Microsoft SharePoint 2010, полностью интегрированная в платформу и не использующая для работы дополнительные серверы приложений или сторонние системы.

В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации: 

- картотеки проектов, документов и поручений;

- журналы работы с документами и поручениями; автоматизация вопросов согласования и утверждения документов; 

- гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих процессов (workflow); 

- возможность организовать юридически значимый электронный документооборот; 

- контроль исполнительской дисциплины; 

- отчеты по проектам, документам и исполнителям; 

- работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами; 

- необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.; 

- автоматизированное рабочее место пользователя.

Более подробную информацию о системе можно просмотреть на сайте www.eos.ru.

Точка зрения

При использовании материалов ссылка на ComNews обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ от 8 декабря 2006 г.
Эл № ФC 77-26395

РекламаПисьмо в редакциюО насAbout us
Новости