Электронный документооборот идет по трудному пути
Такие данные опроса приводит облачный сервис управления торговлей "МойСклад" и оператор фискальных данных OFD.RU.
Основными причинами подключения системы ЭДО в компаниях опрошенные назвали удобство и высокую скорость работы с электронными документами (39,4%), программу обязательной маркировки товаров (25,7%), 15,8% перешли на ЭДО по требованию контрагентов, а 7,4% ответили, что пандемия создала трудности с обменом бумажными документами. 4,4% в числе причин назвали переход на удаленную работу, 4% - заботу об экологии и лишь 3,2% указали финансовую экономию.
29,6% сотрудников отечественных компаний считают систему электронного документооборота полезной инициативой властей. При этом 29% ответили, что в текущем виде система не идеальна, но в перспективе может стать крайне полезной и удобной. 23% не считают ее хорошей, а 18,2% воздержались от ответа.
Среди наиболее явных проблем респонденты отметили необходимость по-прежнему дублировать электронные документы бумажными (18,1%), стоимость настройки и введения в эксплуатацию ЭДО (15,1%), сложность внедрения системы (12%), сбои в работе (12,1%), сложности при взаимодействии с госорганами, поскольку некоторые инстанции требуют бумажные документы, а некоторые - цифровые (12,6%), неудобство обмена документами через роуминг (9,7%), плохую работу техподдержки (8,1%), сложности с получением и использованием ЭЦП (7,4%). 4,9% опрошенных не столкнулись ни с одной из вышеперечисленных проблем.
Директор OFD.RU Антон Румянцев отмечает, что в 2020 г., с одной стороны, дополнительным стимулом послужили карантинные меры, когда ЭДО оказался самым быстрым и безопасным способом доставки документов. Локдауны и транспортные ограничения создавали определенные трудности при работе с документами. Проверочные мероприятия были ограничены.
Антон Румянцев подчеркивает, что, с другой стороны, на темп прироста повлияло введение обязательной маркировки сразу по нескольким товарным категориям: табак, обувь, фотоаппараты и лампы-вспышки, духи, лекарства, шины и покрышки, молоко, пиво, вода, товары легкой промышленности.
"К сожалению, все еще большое количество российских компаний не используют возможности электронного документооборота. Ключевая причина недоверия к электронным бумагам заключается в том, что их считают ненадежными, а сервисы для их поддержки - дорогими и сложными для освоения и внедрения в компании. Безусловно, чтобы внедрить что-то новое, всегда необходим дополнительный ресурс, как человеческий, так и временной", - отмечает Антон Румянцев.
"Согласно полученным результатам опроса, 26,8% компаний пока работают исключительно с физическими документами. Потому что многие компании из сегментов малого и микробизнеса до сих пор сходятся во мнении, что бумажный экземпляр документов, который передается "в руки", надежнее электронного. На самом же деле рисков от физического документооборота может быть на порядок больше, чем через сервис-операторов, у которых транзакции происходят в считаные секунды и через легитимный канал. Однако процесс перехода компаний на ЭДО неизбежен в хорошем понимании этого слова. На сегодняшний день ряд государственных ведомств уже взаимодействуют с компаниями только через электронный документооборот. Так, налоговые инспекции сейчас принимают счета-фактуры от контрагентов только в электронном виде", - подчеркивает Антон Румянцев.
Он отмечает, что есть несколько причин, по которым компании, работающие с ЭДО, ведут бумажный документооборот. У кого-то есть недоверие, у кого-то не хватает ресурсов для внедрения ЭДО в своей организации.
"Организации меньших масштабов не так охотно используют ЭДО. Есть еще элемент недоверия к технологиям и элемент технологической неготовности таких заказчиков к переходу на ЭДО. Кроме того, надо понимать, что малый бизнес старается экономить на всем, и для них психологически сложно потратить лишние деньги. Хотя если посчитать, то ЭДО окупается быстро и начинает давать экономический эффект через один-два квартала, по сравнению с бумажным документооборотом. Достаточно высокий спрос на обмен электронными образами документов есть со стороны крупного бизнеса и в компаниях, которые можно отнести к верхнему сегменту среднего бизнеса", - отмечает Антон Румянцев.
Электронный документооборот будет стремительно развиваться и дальше. Число пользователей и объем передаваемых документов через ЭДО будет возрастать ежегодно. Причем интерес к ЭДО проявляет уже весь бизнес без исключения: крупные корпорации, средний и малый бизнес - все заинтересованы в сокращении издержек и переходе на безбумажные технологии, считает Антон Румянцев.
"Кроме того, переход на ЭДО - неотъемлемая часть программы внедрения цифровой экономики в России. Наличие электронного документооборота является одним из условий для работы с маркированным товаром. До 2024 г. обязательная маркировка затронет большую часть товарных категорий и всех участников товарооборота - производителей, импортеров, дистрибьютеров, логистические компании, офлайн- и онлайн-ретейл. Кроме того, стремительному развитию ЭДО в России будет способствовать утвержденная в конце декабря 2020 г. и представленная на сайте Федеральной налоговой службы Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Согласно данному документу, к концу 2024 г. в электронную форму переведут 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных", - отмечает Антон Румянцев.
Директор по информационным технологиям "Группы Т1" Павел Шульга подчеркивает, что на данном этапе зрелости технологии и регуляторной базы взаимодействие с контрагентами посредством ЭДО предполагает, что для них важна клиентоориентированность. Эта технология значительно сокращает время на выпуск, регистрацию, маршрутизацию и верификацию первичной договорной документации внутри средних и крупных холдингов.
Как отмечает Павел Шульга, приятным бонусом является наличие готовых модулей для интеграции с ЭДО у всех крупных производителей ERP-систем. Эти модули позволяют экономить время при регистрации документов в транзакционных системах и сохранять связь проведенных документов с первичными документами, пришедшими посредством ЭДО. Это в свою очередь позволяет отказаться от необходимости организовывать классические бумажные архивы и дает возможность сократить временные затраты на всевозможные проверки.
"Несколько удивляет, что в исследовании настолько большая доля тех, кто работает только с бумажным документооборотом. Вполне возможно, что многие только встали на путь цифровизации своих процессов, и классические процессы работают как швейцарские часы. ЭДО на первом этапе у таких компаний все равно будет переведен в бумажную форму и запущен по маршрутам классического документооборота. Думаю, что не осознающих неотвратимость цифровизации и внедрения ЭДО уже не осталось - это только вопрос времени. Пандемия заставила пересмотреть свои взгляды даже самых ярых противников цифровизации", - считает Павел Шульга.
Заместитель генерального директора по работе с ключевыми заказчиками ИТ-компании "Крок" Иван Рубцов отмечает, что описанные в исследовании факторы часто бывают мнимыми. Например, есть мнение, что при передаче документов через ЭДО могут возникнуть сложности с предоставлением документов в качестве доказательств для суда. На самом деле проблем здесь не возникает, потому что оператор ЭДО является доверенной стороной, а ФНС гарантирует, что такие документы - это аналог бумажных носителей.
Сегодня через сервисы ЭДО можно обмениваться транспортными накладными, которые позволяют мгновенно выставлять корректировки и исключить порчу или потерю документов. Кадровые документы, которыми можно обмениваться с кандидатами и сотрудниками, тоже позволяют получить дополнительную выгоду, перечисляет плюсы ЭДО Иван Рубцов.
"Конечно, сейчас есть неопределенность со стороны государства - что именно является электронным документом, является ли такой документ идентичным бумажному, можно ли исключить дублирование и хранение в бумаге. Это вопросы времени и принятия нескольких законодательных актов, которые ожидаются в этом году и которые помогут исключить бумагу в некоторых процессах полностью", - отмечает Иван Рубцов.
При этом, считает эксперт, одного ЭДО мало для повышения эффективности процессов и снижения затрат - его также нужно усиливать дополнительными инструментами для согласования и хранения документов. Например, у некоторых операторов ЭДО срок хранения документов в сервисе ограничен, поэтому необходим электронный архив. Он позволит хранить документы без ограничения по времени и ускорить поиск, особенно при проверках или встречных сверках.
"Чтобы ЭДО принес действительно ожидаемый эффект - от сокращения затрат на обмен до снижения рисков потери оригиналов документов, - переводить в электронный вид в первую очередь стоит наиболее критичные для бизнеса процессы и документы, заранее смоделировав потенциальные выгоды от изменений. Именно поэтому часть респондентов ответили, что внедрение ЭДО не стало выгодным для бизнеса", - отмечает Иван Рубцов.
Генеральный директор ГК "Эдит Про" Дмитрий Кичко подчеркивает, что для перехода на ЭДО компаниям требуется изменить внутренние процессы и регламенты, а это непросто, особенно в крупных организациях. Кроме того, в случае с ЭДО должны совпасть подходы как минимум двух взаимодействующих организаций.
Дмитрий Кичко отмечает, что еще один фактор низкого процента работающих с ЭДО компаний - определенное недоверие к цифровым технологиям. Уровень ответственности при подписании, например, договоров слишком высок, чтобы использовать новые технологии при даже малейшем сомнении. А топ-менеджмент часто является достаточно консервативным.
"ЭДО как возможность бесконтактного обмена документами стал для многих компаний единственной возможностью оперативного взаимодействия. Настроить у себя такую систему вынуждены все, кто взаимодействует с большим числом партнеров в разных регионах", - подчеркивает Дмитрий Кичко.
Менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia Егор Говорков отмечает, что в вопросе перехода на ЭДО важен комплексный подход. К сожалению, подключение к платформе ЭДО обычно не сопровождается полной интеграцией обновлённого процесса обмена документами в бизнес-процессы компании.
Принимая решение о переходе на ЭДО, компании не задумываются о процессах внутреннего согласования, подчеркивает Егор Говорков. Они остаются неизученными и не меняются. Остаются частично оцифрованные зоны бизнеса. Сотрудники не хотят вести процесс в двух параллельных цепочках (бумажной и цифровой), поэтому зачастую выбирают "привычный" вариант на этапе внешнего обмена.
Егор Говорков выделяет несколько причин, по которым компании полностью отказываются от работы с ЭДО. Консерватизм специалистов, которые привыкли к определённым шаблонам решения задач делопроизводства и не готовность быть визионерами инноваций внутри компании. Человек всегда жаждет изменений, но непременно им препятствует.
Вторая причина - отсутствие методологии бесшовного перехода, отмечает Егор Говорков. Рынок не обладает достаточной экспертизой в вопросах оцифровки документооборота и перехода на электронные бизнес-процессы. Каждая компания получает свой собственный опыт, часто откладывая переход "до последнего".
"Последние полтора года сильно повлияли на скорость цифровизации бизнеса. Мы видим рост спроса на IT системы и консалтинг, связанный с внедрением этих систем", - подчеркивает Егор Говорков.
