Новости / август 2019
HR-процессы на пути автоматизации

© ComNews
22.08.2019

21% компаний не хотят внедрять ИТ-технологии в HR-процессы, поскольку их все устраивает. Об этом сообщает рекрутинговая компания Hays. Согласно исследованию международной организации, в России самый популярный сервис для упрощения HR-активностей бизнеса - программа Excel. 7% опрошенных компаний испытывают сложности с внедрением сервисов автоматизации управления персоналом. Бизнес связывает проблему с необходимостью соблюдать закон о персональных данных. 

По мнению опрошенных, топ-3 основных областей, в которых сегодня надо внедрять автоматизацию, - кадровый учет и администрирование (их отметили 72% опрошенных), учет рабочего времени (66%) и HR-аналитика (61%). Компенсацию и сборы следовало бы автоматизировать, по мнению 49% респондентов, рекрутмент - 41%, оценку и адаптацию, а также обучение персонала - 42 %. 1% респондентов считает, что функцию HR лучше полностью отдать на аутсорсинг.

"Все озабочены повышением эффективности рабочих процессов. Никто не хочет заниматься рутиной. Специалисты стремятся направлять силы на более творческие задачи. Результаты нашего исследования показали, что большинство опрошенных компаний внедряют автоматизацию различных блоков HR и около 80% опрошенных компаний довольны имеющимися системами. Пятая часть респондентов - около 18% - не хотят ничего менять в текущих процессах, и только 1% компаний считает, что автоматизация не нужна вообще", - комментирует результаты исследования директор направлений Hays Talent Solutions и Response Hays в России Олег Ткаченко.

По данным Hays, большинство респондентов - 78% - уже автоматизировали кадровый учет и администрирование, 54% - внутренние коммуникации. 45% опрошенных компаний внедрили системы учета рабочего времени, 41% - рекрутмент, 40% - компенсацию и льготы, 34% автоматизировали HR-аналитику, 34% - оценку, адаптацию, обучение и развитие, и только 15% автоматизировали систему нелояльности сотрудников.

Блок кадрового учета и администрирования, по мнению респондентов, в первую очередь нуждается в автоматизировании. Это подтвердили цифры: на практике систему автоматизации ввело 78% компаний. Из них 78% довольны используемыми в данный момент системами и 22% ими не довольны.

Блок рекрутмента автоматизировал 41% опрошенных компаний. 20% респондентов собираются начать автоматизировать рекрутмент в ближайшее время. Опрос среди респондентов, которые уже используют системы автоматизации в рекрутменте, показал, что 74% компаний довольны используемыми программами, а 26% - не довольны.

40% компаний, участвовавших в опросе, уже внедрили автоматизированную систему компенсации и льгот, и более 60% компаний ее не внедряют. 16% респондентов планируют автоматизировать блок компенсации и льгот в будущем, а 19% не знают о том, что такие системы существуют.

Только 34% опрошенных компаний автоматизировали блок аналитики. Оставшиеся 66% респондентов блок аналитики не автоматизировали и основной причиной, почему они этого не сделали, называли отсутствие бюджета. Однако 17% из них собираются внедрить автоматизированную систему в будущем.

Блок оценки, адаптации, обучения и развития персонала автоматизировали чуть больше трети - 34% респондентов. 19% опрошенных планируют внедрять системы автоматизации в будущем. 74% компаний устраивают используемые системы, 26% ими не довольны.

Системы автоматизации внутренних коммуникаций сегодня используют 46% компаний. Еще 10% опрошенных планируют автоматизировать внутренние коммуникации в будущем. При этом 25% респондентов сказали, что их все устраивает в текущих процессах, поэтому они не видят необходимости что-либо менять. Те компании, которые уже используют системы автоматизации внутренних коммуникаций, в большинстве своем довольны имеющимися программами. Об этом сообщило 83% опрошенных.

Автоматизация учета рабочего времени внедрена почти в половине опрошенных компаний. Об использовании систем автоматизации рассказали 45% опрошенных компаний. Одновременно с этим еще 17% респондентов планируют внедрять автоматизацию в будущем, а 31% устраивают текущие процессы, поэтому они не собираются автоматизацию внедрять. 82% компаний, которые используют различные системы автоматизации, в настоящее время ими довольны.

Основными проблемами при внедрении любого из блоков HR опрошенные компании называли отсутствие бюджета. Еще одной из самых распространенных проблем, почему компании не автоматизируют HR, стало незнание и неинформированность о наличии на рынке необходимой системы автоматизации. Многие компании заявили, что их все устраивает в текущих процессах, поэтому они ничего не хотят менять. Респонденты ссылались на решение собственника не автоматизировать тот или иной блок, а также говорили, что это долгий и сложный процесс согласования со штаб-квартирой.

Самой популярной системой автоматизации в блоках кадрового учета и администрирования, компенсации и льгот, а также HR-аналитики стала 1С. Используемыми системами, которые отмечали респонденты, стали SAP, "БОСС-Кадровик", "КОМПАС: Управление персоналом", Workday, Oracle, "Галактика ERP", "Контур.Персонал" и собственные разработки.

В рекрутменте самыми популярными системами респонденты назвали "E-Staff Рекрутер", "Внутренний портал вакансий", Potok, FriendWork Recruiter, "Хантфлоу", GoRecruit, Experium, Workday, SAP, а также собственные разработки. Кроме того, респонденты указывали Excel и HeadHunter.

Системами, которые компании используют для автоматизации оценки, адаптации, обучения и развития сотрудников, стали собственные разработки, Matrix, Workday, SAP, Looop, iSpring Learn, Agylia, WebTutor, Learn Amp и ETWeb.

Для внутренних коммуникаций компании используют корпоративную социальную сеть (Yammer, DaOffice, IBM Connections, Workplace by Facebook), интранет (Oracle WebCenter Suite, MS Sharepoint, IBM WesSphera, "1C-Битрикс"), чат-боты, мессенджеры (WhatsApp, Slack, Telegram, Viber, Facebook Messenger, Skype) и онлайн-радио.

"Тренд сегодняшнего дня - геймификация. По данным нашего опроса, уже 21% компаний начали использовать игровые элементы в работе. Компании используют промоигры, мобильные приложения, социальные сети и чат-боты для того, чтобы искать, обучать, адаптировать и мотивировать сотрудников. Главное, что уже сегодня компании готовы подтвердить, что геймификация, действительно, помогает привить корпоративные ценности и повысить эффективность сотрудников", - отмечает Олег Ткаченко.

Наиболее частыми решениями для геймификации респонденты назвали обучающие порталы. Их отметило 75% опрошенных компаний. 33% используют промоигры, 26% - мобильные приложения, 39% пользуются социальными сетями, 18% - чат-ботами. По 1% набрали такие решения, как интранет, онлайн-тесты и собственные разработки.

79% респондентов геймификацию не внедрили, при этом 29% из них считают, что в этом нет необходимости, а 24% не нашли поддержку у руководства в этом вопросе. 17% компаний говорят, что для внедрения геймификации у них нет сегодня ресурсов, а у 15% нет бюджета. И 9% респондентов заявляют, что не встречают поддержки среди сотрудников. 2% вообще не рассматривали такую возможность, и только 1% планирует в будущем развивать это направление.

Почти половина компаний (45%), которые уже используют геймификацию в HR, говорят о том, что наблюдают ее положительное влияние и с ее помощью прививают корпоративные ценности. Еще 31% также говорят о положительном воздействии геймификации, поскольку она повышает эффективность сотрудников. 26% респондентов пока особых изменений не заметили. 6% указывают на негативное влияние использования игровых элементов в работе, поскольку не все сотрудники хотят принимать участие в геймификации. Только 3% опрошенных компаний считают, что геймификация отнимает много времени и наносит ущерб рабочим процессам.

По мнению опрошенных компаний, самый популярный сервис по упрощению рабочих процессов - Excel. Его отметили 82% респондентов. Программы для управления проектами (Trello, Office 365, Microsoft OneNote, "Google Диск", "Мегаплан" и пр.) используют 25% компаний. Диаграммы связей (Miro, MindMup, XMind и пр.) упрощают рабочие процессы 9% респондентов, сервисы парсинга - 3%. 2% компаний для упрощения рабочих процессов пользуются системами ERP и CRM (SAP, 1С, "Битрикс", MS Dynamics и др.), 1% - собственными разработками.

Как считает руководитель направления RPA компании Softline Антон Сидоров, барьером для внедрения автоматизации в HR является необходимость приобретения специализированной OCR-платформы. Решение может автоматизировать все процессы, которые связаны с обработкой сканов и фотографий. "Внедрение эффективных современных технологий в HR, если они не несут прямой очевидной прибыли компании, требует индивидуального подхода, а значит, солидных затрат", - отмечает специалист.  

По словам Антона Сидорова, к вопросу геймификации в сфере HR необходимо приходить, когда в компании уже есть корпоративный портал для совместной работы. Но эффективно это будет только в том случае, когда приносит дополнительные блага компании и мотивацию для сотрудников, а не только благодарность с их стороны.  

Опыт Softline при работе с клиентами по RPA, портальным решениям и заказной разработке показывает, что интерес к интеллектуальной цифровизации, роботизации и трансформации растет. "У многих клиентов роботизация уже включена в KPI на ближайший год, и мы прорабатываем для них различные варианты внедрения современных технологий. Сейчас особой популярностью пользуются роботы, чат-боты с доступом к базе знаний компании, различные системы адаптации и геймификации для сотрудников, а также автоматизация рекрутмента", - сказал Антон Сидоров. 

Руководитель направления HR Tech и управления знаниями "Крок" Алексей Сидорин полагает, что если раньше HR всегда был затратным подразделением и его эффективность измерялась в объеме минимизированных издержек, то сейчас ситуация меняется. HR становится одной из важных бизнес-функций, которая участвует в трансформации бизнеса.

"Если посмотреть на корпоративный сектор, то практически в каждой компании сейчас остро стоит вопрос подготовки квалифицированных кадров с развитыми цифровыми компетенциями. Это подталкивает HR-подразделения плотнее работать с технологиями, чаще использовать их в своей работе, делать сам процесс работы с сотрудниками более автоматизированным. Особенно ярко этот тренд проявляется в обучении персонала, где интерактивность и геймификация становятся основополагающими принципами в освоении новых навыков, например, soft skills или знаний в области промышленной безопасности", - рассказывает Алексей Сидорин. 

По его словам, спрос на такие инструменты как VR-тренажеры есть как на промышленных предприятиях, так и в секторах, где много прямого взаимодействия с клиентами - банкинге, страховании, ритейле. Наряду с этим наблюдается спрос на применение технологии RPA в автоматизации кадровых процессов. 

Отказ от внедрения можно объяснить боязнью чего-то нового, а также нежеланием сделать свою работу более прозрачной для вышестоящих руководителей. Такая ситуация часто возникает в сложных холдинговых структурах, когда головная организация стремится тиражировать используемые в ней решения на дочерние и зависимые общества. Это происходит из-за нежелания показывать "внутреннюю кухню", со стороны управляемых обществ идет сопротивление, а иногда и саботаж проектов, делится опытом коммерческий директор компании "Норбит" (входит в группу "Ланит") Юрий Востриков. 

"Геймификация очень востребована в компаниях с массовым персоналом - крупные торговые сети, банковские отделения, страховые компании, где средний возраст сотрудников находится в пределах 30-35 лет. Они хорошо воспринимают информацию, представленную в игровой форме. Наиболее популярная тема - управление мотивацией", - полагает эксперт. 

По его мнению, соблюдение закона о персональных данных часто является существенным берьером для внедрения ИТ-разработок. На этот фактор дополнительно накладывается "боязнь" облачных решений, неготовность компаний отдавать данные о персонале стороннему провайдеру. При этом лидирующие международные решения, например, SAP SuccessFactors, существуют преимущественно в облачном варианте.  

Импортозамещение, обязательное для многих платежеспособных компаний, сильно ограничивает выбор решений для автоматизации. В отличие от ERP, CRM и BPM-решений, где отечественные разработки стоят в одном ряду с международными. Российские решения для HR, например, от 1С, делают упор на кадровое администрирование и, частично, обучение персонала, а полноценных аналогов для управления талантами, целеполагания и оценки персонала и HR-аналитики практически нет, сказал Юрий Востриков. 

Ключевые цифры исследования соответствуют действительности. Благодаря автоматизации кадрового учета, рекрутмента, аналитики и других HR-областей происходит повышение операционной эффективности подразделения и снижение затрат, согласился с данными Hays заместитель директора департамента по работе с персоналом компании "Техносерв" Генрих Юстус. 

"Геймификация действенна. У нас геймификация дает хороший эффект в адаптации сотрудников. Уже несколько лет востребован коммуникационный проект "Поставь ТехноLike!": любой сотрудник "Техносерва" на портале может отметить достижения коллег и поблагодарить их за помощь", - приводит пример Генрих Юстус.

До начала автоматизации HR требуется найти бюджет, необходимо заручиться поддержкой внутренних служб автоматизации для того, чтобы ускорить процесс и снять потенциальные технические ограничения. Потребуется также преодолеть определенную "закостенелость" мышления служб персонала и настроить коллег на изменения. "Кроме того, повышение общего уровня корпоративной автоматизации упростит внедрение и других инноваций. В ИТ и в передовых компаниях в целом ситуация чаще обратная: отношение к автоматизации только положительное, так как бизнес давно увидел пользу от автоматизации HR", - говорит Генрих Юстус.