Цифровая трансформация бизнес-процессов

По мере роста и расширения вашей организации ее внешние и внутренние бизнес-процессы становятся все более комплексными, особенно если вы открыли несколько точек или передали часть работы на аутсорс. Цифровизация поможет вам упростить рабочие процессы и получить четкое представление о том, как работает ваш бизнес.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс представляет собой совокупность нескольких задач, выполняемых сотрудниками в соответствии с определенным графиком, целью которых является разработка продукта или услуги для определенной группы клиентов. Внутренние бизнес-процессы происходят на каждом уровне компании, но обычно не видны клиентам. Однако и внутренние, и внешние бизнес-процессы в компании должны быть направлены на достижение большего успеха, например, повышение удовлетворенности клиентов или более быстрого реагирования на изменения на рынке. Такой тип организации внутри компании также позволит отделам более эффективно работать между собой.

Существует три типа бизнес-процессов: операционные процессы, процессы управления и процессы поддержки. Операционные процессы направлены на цели вашей компании и включают в себя производство продуктов или получение заказов от клиентов. Процессы управления состоят из методов, предназначенных для контроля таких факторов, как сотрудники, бюджет, корпоративное устройство. Наконец, вспомогательные процессы касаются таких аспектов, как техническая поддержка, набор персонала и т.д.

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое бизнес-процесс и то, как он работает, стоит обсудить важность модернизации и цифровизации бизнес-процессов.

Как ускорить цифровизацию бизнес-процессов в вашей компании

Для удовлетворения потребностей клиентов недостаточно просто автоматизировать существующий бизнес-процесс. По существу, вы должны заново изобрести его, включая сокращение количества необходимых шагов и объема бумажной работы. Вам также потребуется автоматизировать методы принятия решений и урегулирования проблем.

Цифровизация бизнес-процессов, связанных с информацией, может дать значительные преимущества, такие как сокращение затрат на 90 процентов и уменьшение сроков выполнения работ в десятки раз. Например, один банк смог сократить время на предварительное одобрение кредитов с нескольких дней до минуты благодаря такой цифровизации бизнес-процессов. Другим примером может служить обувной магазин, для которого была разработана цифровая платформа, позволяющая персоналу определить, есть ли на складе обувь определенного типа и размера. Это значительно сэкономило время как для продавцов, так и для покупателей.

Кроме того, переводя ручные процессы и бумажные документы в цифровую среду, компании могут автоматически собирать данные, которые затем будут использованы, чтобы повысить производительность, определить лишние статьи расходов, выявить потенциальные причины риска и т.д. Кроме того, возможность мониторинга и создания отчетов в режиме реального времени помогают менеджерам решать любые проблемы до того, как они станут действительно серьезными с точки зрения роста компании.

Один из ключевых моментов при цифровизации заключается в том, что начинать надо с конца – с желаемой цели, и уже от нее идти к началу. Вместо того, чтобы сосредоточиться на ограничениях в текущей системе, вам следует продумать, каким должен быть каждый конкретный процесс. Как только вы сформулируете, что вам нужно, вы сможете работать с имеющимися ограничениями в обратном направлении. Согласно данным международной консалтинговой компании McKinsey & Company, постепенная цифровизация бизнес-процессов может привести к повышению производительности уже через три-пять месяцев.

Преимущества цифровой трансформации

Чтобы соответствовать высоким ожиданиям клиентов, компании должны ускорить цифровизацию своих бизнес-процессов. Но для этого им нужно выйти за рамки простой автоматизации. Операционные модели, организационные структуры, роли и навыки должны быть переработаны в соответствии с заново созданными процессами. Кроме того, цифровизация часто требует, чтобы накопленные знания и умения сочетались с новыми навыками, например, когда менеджер по мерчандайзингу учиться программировать алгоритм ценообразования. Также вам может понадобиться ввести в свое штатное расписание новые должности, такие как специалист по обработке данных и дизайнер пользовательского интерфейса.

Тем не менее, цифровая трансформация дает значительные преимущества.

1. Возможность выхода на новые рынки

Как для мелких, так и для крупных компаний важным фактором роста является поиск новых торговых точек для производимых ими товаров и услуг. А когда речь заходит о расширении вашего бизнеса, основополагающее значение имеет коммуникация. Использование технологий для отслеживания взаимодействия с потенциальными клиентами на новом рынке и возможность мониторинга в реальном времени являются ключевыми для окупаемости инвестиций. Кроме того, создание связей с целевой аудиторией, будь то конечный клиент или потенциальный партнер, требует постоянного онлайн-присутствия и задействования нескольких каналов коммуникации.

Использование цифровой трансформации бизнес-процессов для выхода на новые рынки означает не только появление новых географических областей, но и новых возможностей для новых продуктов и сегментов.

2. Повышение производительности за счет автоматизации процессов

Цель автоматизации бизнес-процессов заключается в сокращении усилий, выполняемых вручную в повторяющихся процессах, что делает их менее подверженными человеческим ошибкам и освобождает ресурсы для выполнения задач более высокого уровня, где требуется больше творчества и навыков, которые не могут быть воспроизведены машиной.

Примерами такой цифровизации могут служить автоматический платеж по счету-фактуре и цифровой документооборот, при котором значительная часть задач (от заполнения до отправки документов) может быть автоматизирована. Сюда относится и электронная подпись документов, когда достаточно указать в приложении нужных вам лиц, и все участники получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ, как в инструменте eSign от Smallpdf. Другим примером могут быть корпоративные платформы, доступ к которым сотрудник может безопасно осуществлять с любого устройства.

3. Постоянное совершенствование бизнес-процессов и отношений с клиентами

Благодаря цифровизации компания может стать более стабильной и конкурентоспособной за счет снижения лишних затрат и увеличения мощностей по предложению продуктов и услуг. Однако для лучшего результата важно упорядочить все бизнес-процессы, начиная с производства и заканчивая мониторингом, в единую систему. Например, отслеживание опыта клиента от первого контакта с брендом до покупки.

Таким образом, цифровая трансформация на уровне компании представляет собой широкий спектр технологических, культурных и организационных изменений, приводящих к повышению внутренней эффективности и большей чувствительности к внешним стимулам. Поэтому речь идет не просто о предоставлении инструментов и технологий, но о глубинных изменениях в бизнес-процессах компаний, в создании новых организационных и управленческих структур в производственной цепочке или в предложении услуги, а также о новых способах управления человеческими ресурсами.