SharePoint против SharePoint'а: риски при внедрении
Платформа Microsoft SharePoint получила широкое распространение в России. В большинстве случаев она используется в качестве корпоративного портала, но все чаще для автоматизации бизнес-процессов, в том числе связанных с документооборотом. О проблемах, с которыми сталкивается разработчик СЭД, интегрированной с SharePoint, а также о рисках при ее внедрении, корреспонденту ComNews.ru рассказала Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС (ООО "Электронные Офисные Системы").
- Когда речь заходит о внедрении СЭД, многие из потенциальных заказчиков включают платформу Microsoft SharePoint в шорт-лист. Популярность данного продукта настолько высока, что в аналитических обзорах его даже выделяют в отдельную категорию – SharePoint и остальные ECM (Enterprise content management). Хватает ли этого продукта для полной автоматизации деятельности?
- Одной платформы недостаточно для обеспечения всех функций системы электронного документооборота (СЭД), реализующих классический документооборот и делопроизводство. В SharePoint имеются лишь базовые возможности, и нет необходимого для полноценной автоматизации документооборота функционала, такого как гибкие настройки workflow, нет картотек и карточек документов, прав доступа, необходимых преднастроенных процессов, поддержки ЭЦП и многого другого. Более того, в базовом варианте SharePoint при одновременной работе 100-200 пользователей на участке документооборота начинаются проблемы с производительностью, так как в процессе промышленной эксплуатации СЭД система подвергается постоянной нагрузке, как правило, значительно превышающей интенсивность обращений к корпоративному порталу. Тогда у организации появляется выбор – либо вести разработку своими силами, опираясь на базовую функциональность SharePoint, и постепенно наращивать его возможности в управлении документами и бизнес-процессами, либо взять готовое решение.
- Если говорить о готовых решениях. Насколько я знаю, многие разработчики СЭД объявили об интеграции своих систем с SharePoint.
- Разумеется, такой подход имеет право на существование и востребован рынком, только в этом случае надо понимать, что у вас будет две системы: одна для документооборота и другая – SharePoint для коллективной работы, обсуждений, обмена информацией и т. д. Что идет вразрез с первоначальной установкой – реализовать документооборот на SharePoint.
- Что же делать?
- Выбирать из числа решений, которые обеспечивают выполнение задач документооборота непосредственно в среде SharePoint. Одним из них является разработка компании ЭОС – EOS for SharePoint, которая представляет собой "коробочный" продукт, содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота.
- В процессе внедрения всегда появляются трудности. С какими проблемами приходится сталкиваться заказчику, если он принял решение автоматизировать документооборот при помощи EOS for SharePoint?
- Важно разделять случаи, когда в организации уже используется SharePoint либо когда клиент выбирает СЭД и параллельно получает и SharePoint. При этом сложность проекта в большей степени зависит от функций, автоматизируемых при внедрении, а не от наличия или отсутствия платформы на момент внедрения. Нюансы есть и в первом, и во втором случае. Первая ситуация: заказчик уже знает возможности SharePoint, поэтому предъявляет дополнительные требования к индивидуальной настройке СЭД, например требует встроить СЭД в существующий портал организации, а это дополнительная настройка навигации, отображения справочника подразделения и т.п. Плюс в этом случае в том, что есть специалисты, поддерживающие работу системы, железо и SharePoint уже настроен (если повезет, то настроен правильно – все зависит от специалистов), а пользователи привыкли к его интерфейсу. При этом есть еще один несомненный плюс: заказчик уже знаком с SharePoint, меньше нужно объяснять и легче обучать пользователей. Правда, здесь возникает другая проблема. Когда у клиента SharePoint установлен, это, как правило, означает, что есть портал, и в 90% случаев он бывает некорректно настроен, что влечет дополнительные трудозатраты со стороны консультантов в части подготовки платформы к внедрению СЭД.
Вторая ситуация, когда SharePoint в организации нет. Заказчик еще не осознает всех возможностей системы, требуется настройка самого портала, и, как правило, инфраструктура не готова. Пользователи еще не работали с порталом, поэтому требуется время на привыкание к его интерфейсу. В этом случае специалисты ЭОС сами все настраивают, и таким образом мы заранее избегаем проблем с платформой.
- По вашей статистике, ежедневно появляется 20 тыс. новых пользователей SharePoint. Поэтому очевидно предположить, что ситуация, когда платформа уже есть в организации, будет все более типичной. Для чего обычно используют SharePoint до внедрения СЭД?
- Если исходить из опыта внедрения ЭОС, то большинство заказчиков используют SharePoint для организации хранения контента, автоматизации работы службы ИТ (ServiceDesk, HelpDesk и т.п.), ведения и отображения справочника сотрудников (телефонный справочник, дни рождения, фотографии сотрудников и т.п.), ведения базы знаний, ведение новостей компании. Бывают и более специфические применения, например хранение ссылок на записи системы видеонаблюдения за объектами в строительных компаниях. Сила SharePoint в том, что его можно использовать для различных задач, и документооборот – лишь одна из них.
- С какими еще функциональными задачами, реализованными на платформе SharePoint, приходится интегрироваться и нужна ли эта интеграция? Бывает ли, что приложения просто работают рядом, на одной платформе, но информационного обмена между ними нет?
- К сожалению, редко случается видеть что-либо реализованное на SharePoint. Обычно это портал (информационное поле + файловое хранилище), иногда еще заявки, иногда Project. Интеграция с такими вещами подразумевается априори, хотя само понятие "интеграция" клиенты воспринимают по-разному. Чтобы разные приложения работали рядом и никто не захотел бы их интегрировать – такого не бывает. Бытует мнение, что на SharePoint можно все и без проблем, и поэтому интегрировать просят все и сразу. На данный момент в проектах чаще всего используется синхронизация БД по контрагентам со справочником "Организации СЭД".
- Есть ли типовой план внедрения EOS for SharePoint или каждый проект уникален? Сколько времени занимает внедрение?
- Все зависит от доработок, требуемых заказчиком, и от задач автоматизации. Типовое решение внедряется в среднем за месяц (с обучением). Если есть сложные маршруты согласования или требуются доработки, то срок увеличивается. По срокам каждый проект уникален. От двух-трех недель для "быстрого" старта до года.
- Что является основным риском при внедрении? Почему проект может провалиться, и бывали ли подобные ситуации?
- По мнению наших консультантов, основной риск – это когда клиент сначала говорит одно, потом – другое, и приходится многократно перенастраивать систему, в результате чего интегратор не укладывается в сроки. Чаще всего удается все уладить, но человеческий фактор в данном случае очень важен. Другая причина проблем при внедрении – недостаточная мощность аппаратной части, саботаж со стороны пользователей. Но в таком случае помогает "железная воля" руководства заказчика. Бывает, что некому сопровождать СЭД (в таком случае ЭОС предлагает заказчику авторский надзор). Но эти проблемы обычно решаемы.
О продукте:
Разработчиком системы является компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). EOS for SharePoint – это полноценная СЭД на платформе Microsoft SharePoint 2010, полностью интегрированная в платформу и не использующая для работы дополнительные серверы приложений или сторонние системы.
В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации:
- картотеки проектов, документов и поручений;
- журналы работы с документами и поручениями; автоматизация вопросов согласования и утверждения документов;
- гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих процессов (workflow);
- возможность организовать юридически значимый электронный документооборот;
- контроль исполнительской дисциплины;
- отчеты по проектам, документам и исполнителям;
- работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами;
- необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.;
- автоматизированное рабочее место пользователя.
Более подробную информацию о системе можно просмотреть на сайте .
