Управление НСИ: 80% предприятий работают по старинке

Электронная площадка B2B-Center, на которой крупнейшие российские компании выбирают поставщиков, перевела управление нормативно-справочной информацией (НСИ) своих клиентов о закупках в облако.

Во многом это вынужденная мера: было много запросов, но обслуживать каждого - слишком дорого. Поэтому компания разработала универсальное облачное решение, которое избавляет от рутинного ручного труда и подходит большинству клиентов.

О том, почему российские предприятия начали управлять НСИ и внедрять новые технологии в закупках, "Цифровой экономике" рассказал коммерческий директор B2B-Center Андрей Бойко.

- Андрей, какими данными о закупках должны управлять коммерческие компании?

- Необходимый минимум – это полный перечень закупаемой продукции, ее характеристики, цены, планы закупок и информация о поставщиках. Данные о продукции нужны для стандартизации и унификации закупок. Контакты поставщиков и история взаимодействия - для безопасности сделок. На основе всего этого можно понять тенденции рынка, а значит правильно планировать и составлять бюджет компании.

Государственные компании также хранят все предложения участников закупок и закупочную документацию за 3-5 последних лет. Это нужно для контроля: всегда можно посмотреть почему выбрали того или иного поставщика по каждой позиции.

Основой этого массива информации должен быть справочник закупаемой продукции, который содержит полный перечень закупаемой номенклатуры.

Размер такого справочника зависит от особенностей компании. Самые большие справочники можно встретить у многопрофильных холдингов. Они могут достигать 1,5 миллионов позиций. Например, у металлургических и электроэнергетических компаний – 200 - 400 тысяч.

- Что происходит, если данные о закупках не структурированы?

- По данным международных исследований, до 20% складских запасов компаний – это лишнее оборудование и запчасти. Во всем мире проблема одна: один и тот же предмет закупки может называться десятками разных способов. Сотрудники не могут понять есть ли подходящий товар на складе и снова покупают его же, но под другим наименованием. Компания тратит деньги на ненужные покупки, хранение избыточной продукции и, в конце концов, списывает ее.

Типичный пример – электрический выключатель. Предприятие закупает "автоматический выключатель", на баланс ставят "выключатель", а на складе он лежит как "автомат" или "включатель". Это реальный случай из нашей практики: на стороне клиента мы обнаружили 20 различных наименований для одинаковых выключателей.

Таким хаосом могут воспользоваться недобросовестные сотрудники. Сегодня они покупают "электродвигатель", а завтра – "ЭД-56", но уже в два раза дороже. Возможно, это одно и то же, но вы никогда об этом не узнаете. Формально это разная продукция.

Кроме снижения расходов и контроля у справочников есть и другие плюсы. Они позволяют анализировать рынок и собственную закупочную деятельность. Как на стоимость товара влияет объем партии и курсы валют? Есть ли смысл закупать продукцию на всю компанию, если потом надо платить за доставку в филиалы? Есть ли аналоги необходимых товаров и сколько они стоят? Поэтому управление НСИ о закупках – это интеллектуальный инструмент, который помогает компании быть гибкой.

- И насколько интеллектуальны закупки российских компаний?

- У 80% предприятий справочников нет или они в зачаточном состоянии. Процесс закупок выглядит так: что-то сломалось, посмотрели, написали техническое задание, нашли поставщика и купили. У них нет единой системы учета и, чаще всего, нормального планирования закупок.

Но в последние годы потери стали очевидны, поэтому компании хотят экономить, контролировать расходы и понимать результаты закупочной работы. Многие стали заниматься этим вопросом: разрабатывать единые справочники и внедрять специализированное ПО.

- Отличаются ли в этом вопросе государственные и частные компании?

- У госкомпаний управление данными о закупках находится на начальном уровне. У них нет острой потребности экономить ресурсы и деньги, как у частных предприятий. Но эта сфера их работы – закупки – регулируется государством, поэтому если будет приказ, то они начнут создавать справочники и управлять ими.

Само же государство уже предпринимает попытки создать централизованный справочник лекарств и других товаров для госзаказчиков.

- Как можно решить проблемы с данными, о которых вы говорите?

- Технология стандартна для любой компании. Самое первое и сложное - создать справочник закупаемой продукции.

Сначала разрабатывают единые стандарты наименования и описания продукции. Если справочник уже есть, то его форматируют по новым правилам. Если нет, то создают заново на основе всей закупленной продукции за последние несколько лет. Затем этот плоский список позиций группируют и выстраивают иерархию. В полученном справочнике надо исключить дубликаты – одинаковую продукцию под разными названиями – и ошибки.

Эту работу сотрудники компании могут выполнить вручную, но уже сейчас есть сервисы, которые значительно облегчают задачу. Компании достаточно загрузить в них необработанные данные и на выходе получить стандартизированный справочник.

После создания справочника надо выбрать программное обеспечение для работы с ним. Оно должно хранить данные и давать возможность управлять ими: проверять, добавлять, анализировать.

Есть MDM-решения от крупных разработчиков – SAP, Oracle, 1C. Для среднего предприятия внедрение такого ПО может стоит от нескольких миллионов рублей до нескольких миллионов долларов. Конкретной стоимости нет, т.к. под каждое предприятие решение надо настраивать и адаптировать. У каждого из них свои плюсы и технические ограничения. Как правило, такие продукты требуют много времени и ресурсов на внедрение и обучение сотрудников работе в специфических интерфейсах.

- А что делать, если у компании нет таких возможностей?

- Воспользоваться облачными решениями, которые уже работают в России. Они дешевле за счет массового спроса: одним универсальным сервисом пользуются много компаний. Плюс клиентам не надо тратить деньги на внедрение, настройку и обслуживание продукта. Все взаимодействие происходит через веб-интерфейс, в случае необходимости сервис может быть интегрирован с любой внутренней системой клиента.  

У MDM-систем избыточная функциональность, которая не нужна большинству компаний. Это как со смартфонами: функций много, но большинство людей использует только звонки и мессенджеры. Поэтому облачные решения предлагают только самые необходимые инструменты, которые закрывают 90% потребностей. Отсюда и простые интерфейсы, которые не перегружены лишними деталями.

- Что умеют такие сервисы?

- Большой разницы между MDM-системами и облачными сервисами нет. Клиент загружает свой справочник и может работать с ним дальше.

Например, наше решение может помочь уже на стадии формирования справочника: стандартизировать необработанную информацию, очистить от ошибок и дубликатов, привести ее в нормальный, заданный клиентом, вид.

Система умеет работать с большими объемами данных. При этом она использует машинное обучение, которое позволяет сервису совершенствоваться и предоставлять клиентам более точный и технологичный сервис.

В результате система умеет все больше, а вмешательства человека требуется меньше. Это значительно снижает затраты и на обслуживание сервиса, и на его использование.

- Приведите, пожалуйста, пример российской компании, которая успешно управляет данными о закупках.

- Из нашего опыта – компания "Кордиант", которая создала и успешно использует справочник закупаемых услуг – перевозок готовой продукции. Проблема в том, что их много, они разные, не поддаются анализу и контролю.

Справочник, на основе которого компания сейчас проводит закупку этих услуг, систематизировал учет перевозок. Компания стала понимать сколько стоит каждая перевозка в тот или иной период времени, когда лучше всего выбирать перевозчиков. В результате снизила издержки и стоимость услуг, а сейчас планирует расширить справочник и на закупаемую продукцию.

- В случае с облаками многих смущает вопрос информационной безопасности…

- Справочник закупаемой продукции создается под потребности конкретного предприятия, поэтому другой компании нет никакого смысла его использовать. А структура данных в рамках одной отрасли примерно одинаковая. Даже оборонный завод закупает то же самое, что и другие машиностроительные предприятия – металлургическую продукцию, запчасти для оборудования, компьютерную технику и т.д.

Поэтому для пользователя важнее доступность и сохранность данных. Тут есть два варианта – хранить справочник у себя или в облаке, которое гарантирует доступ к ним. Мы, как облачный сервис, храним все данные клиентов в географически распределенных дата-центрах. Работаем с госкомпаниями, поэтому соответствуем всем законодательным требованиям в сфере информационной безопасности, отказоустойчивости и работоспособности. Клиенты могут использовать свои данные и забрать их в любой момент.

- Как вы сказали, государство также активно занимается этой темой. Расскажите о перспективах этого проекта.

- Государство идет в правильную сторону. Пока создан только справочник лекарств – это узкий сегмент, который уже стандартизирован и законодательно зарегулирован. На все остальные категории товаров потребуется еще несколько лет.

Цель – стандартизировать все требования к закупаемым товарам и услугам. В результате отпадет необходимость описывать товар, чем сейчас занимается каждый заказчик. Это исключит возможность злоупотреблений, когда закупка "затачивается" под конкретного поставщика.

Но у государства однобокий подход, который может привести к снижению качества закупаемой продукции. Поэтому надо учитывать и другие задачи – обеспечивать не только прозрачность, но и удовлетворение потребностей заказчиков. Поэтому создание общего каталога для государственных закупок – это только первый шаг, за которым должны последовать другие.  

- А политика импортозамещения отразилась на рынке систем управления НСИ?

- Политика импортозамещения, прежде всего, затронула государственные органы и госкомпании. Как я уже сказал, государство только приступило к созданию фундамента – всероссийского справочника для госзакупок, но не программного обеспечения для управления им. Скорее всего, справочник будет "вшит" в Единую информационную систему в сфере закупок и отдельного решения не потребует.

Что касается частных компаний, то они выбирают по другому принципу – эффективность, удобство и влияние на капитализацию. По нашему опыту, для управления данными о закупках на начальном этапе большинство компаний используют решения собственной разработки. На более высоком уровне – те продукты, которые легче интегрировать с ERP-системами. Соответственно если управление предприятием построено на российском ПО, то и для закупок внедряют отечественный продукт.

- Тогда, может быть, программа цифровой экономики окажет позитивное влияние?

- Сейчас главный фактор – это кризисные явления в экономике. Компании хотят оптимизировать затраты и снизить издержки, поэтому вкладывают деньги в создание справочников и внедрение систем управления данными о закупках. Но это касается только частных компаний.

Программа цифровой экономики может повлиять на рынок, если государство подтолкнет госкомпании в эту же сторону. Эта инициатива заставит крупнейших заказчиков страны задуматься о внедрении современных методов управления закупками.