Кастомное решение — осознанная необходимость, как оценить потребность в нем

ИТ-рынок постоянно растет, компании тратят большие ресурсы на программное обеспечение, выбирая между готовыми (коробочными) и кастомными решениями.

Если внедрение коробочного решения представляет собой сложную, но в целом стандартизированную задачу, то разработка и внедрение кастомной (заказной) системы — серьезный вызов для любого предприятия. Как правило, это дорогой и длительный процесс. Ключевой вопрос, на который нужно ответить до старта, при каких сценариях затраты и риски действительно оправданы.

Последствия неверного решения могут привести не просто к потраченному впустую бюджету и потерянному времени, но и к потере возможностей компании на рынке. Однако успешная разработка и внедрение могут создать конкурентные преимущества и способствовать росту бизнеса. Для достижения этой цели необходима тщательная, объективная оценка потребности в кастоме и корректная постановка задачи.

1. Выявление потребностей бизнеса

Прежде чем погружаться в анализ коробки или кастомного решения, нужно понять, действительно ли бизнесу требуется новое ИТ-решение. Автоматизация или внедрение ПО — это не самоцель, а инструмент. Его задача — устранить конкретную проблему и операционную неэффективность, снизить риски или открыть новые возможности для роста. Исходной точкой должно стать понимание, что именно мешает бизнесу сейчас или ограничивает его в будущем.

Это могут быть узкие места в процессах, высокие издержки и риски ошибок, неспособность обрабатывать увеличивающиеся объемы данных, потеря клиентов из-за плохого сервиса или упущенная выгода из-за отсутствия аналитики. Только убедившись, что проблема существует, требует решения, которое лежит в ИТ-плоскости (а не, например, простой реорганизации ручных процессов), имеет смысл переходить к следующему этапу — выбору типа ПО. Именно тогда встает вопрос, использовать готовый коробочный продукт или инвестировать в разработку уникального кастомного.

Рассмотрим основные критерии, по которым можно произвести оценку потребности именно в кастоме, предполагая, что она уже установлена.

2. Выявление "болевых точек" существующих решений

Первый шаг — диагностика. На этом этапе необходимо определиться, почему стандартные (коробочные) решения не подходят.

Необходимо ответить на вопросы.

• Чего точно не хватает в доступных на рынке продуктах?

Пример. В российских товароучетных системах часто не достает критически важных функций. Коробочные решения не могут предложить автоматический расчет потребности в таре/упаковке на основе прогноза продаж. Также у них нет готовых коннекторов к маркетплейсам и региональным банковским системам.

• Какие критические бизнес-процессы они не поддерживают или поддерживают неудовлетворительно?

Пример. Стандартные CRM плохо поддерживают процесс согласования многоэтапных коммерческих предложений для корпоративных клиентов в промышленном секторе, который включает ТЗ, расчеты, цены и т.д. Есть риск, что внедрение коробочного решения, не учитывающего особенности работы с клиентами, приведет к тому, что потрачены деньги, но сотрудники не будут пользоваться продуктом в силу недостаточного функционала.

• Существует ли одно коробочное решение, покрывающее хотя бы 80% ключевых потребностей или придется покупать и дорабатывать несколько "коробок"?

• Есть ли у бизнеса действительно уникальные процессы, которые невозможно реализовать стандартными средствами или требуют таких глубоких доработок, что теряется смысл "коробки"?

• Способны ли коробочные продукты обеспечить требуемую производительность сегодня и масштабироваться адекватно планам роста на 3-5 лет вперед?

• Не становятся ли расходы на кастомизацию выбранной "коробки", интеграцию ее с другими системами, покупку дополнительных модулей или лицензий сопоставимыми, или даже превышающими расчетную стоимость разработки своего решения?

• Особое внимание стоит уделить безопасности и контролю. Насколько коробочные решения соответствуют штатным требованиям безопасности?

Пример. Коробочная система управления складом не поддерживает двухфакторную аутентификацию. Вендор предлагает дорогой модуль безопасности, но он не интегрируется с корпоративными SSO-системами.

• Какие дополнительные риски и требования возникают в критических режимах (например, обновления)?

Пример. При обновлении ERP-системы вендор отключил API для интеграции с оборудованием предприятия. Это вызвало простой, который занял четыре дня, пока восстанавливали работу системы и оснащения.

• Какие сторонние компоненты (библиотеки, фреймворки) включены в "коробку"? Надежен ли их источник? Как это влияет на общую безопасность и лицензионные риски?

• Зависимость от вендора: какие условия по поддержке и сопровождению решения? Готово ли предприятие к долгосрочной, иногда жесткой, привязке к внешнему поставщику, определяющему скорость исправления ошибок, стоимость обновлений и другие составляющие TCO (total cost of ownership — стоимости владения) коробочного продукта?

Пример. Вендор повысил стоимость поддержки системы складского учета на 23% и не может обслуживать модуль логистики, который был разработан специально под новый склад.

3. Оценка зрелости предприятия

После оценки существующих решений необходимо оценить внутренние возможности по внедрению и использованию кастомного решения.

• Готово ли предприятие выделить бюджет не только на разработку, но и на поддержку решения? В какие сроки проект должен быть реализован?

Пример. Заложен бюджет на стоимость владения продуктом сроком на пять лет. Проект должен быть запущен за 12 месяцев. Кастом позволит уложиться в сроки без компромиссов с функционалом, в отличие коробки с ее долгим циклом доработок.

Обязательно оценить, насколько бизнес-подразделения вовлечены в процесс внедрения и понимают необходимость кастома.

• Готовы ли топ-менеджеры компании принимать решения и нести ответственность за успех проекта? Без их активного участия он, скорее всего, провалится.

4. Финансовое обоснование

Без экономического расчета решение о кастоме не принимается. В первую очередь оценивается TCO. Сюда входят:

- прямые затраты (проектирование, разработка, тестирование, внедрение)

- инфраструктура (серверы, облачные ресурсы, сетевое оборудование),

- лицензии (ОС, СУБД, инструменты разработки/тестирования),

- эксплуатация (затраты на обучение, техническую поддержку),

- развитие (обновления, доработки и масштабирование решения).

Далее рассчитывается ожидаемый ROI (Return on Investment, возврат инвестиций) — измеримые выгоды от кастомного решения. Это может быть:

- рост выручки (за счет чего? на какой процент?),

- снижение операционных издержек (экономия времени, сокращение ручного труда, уменьшение ошибок — в деньгах),

- повышение производительности сотрудников (в часах/деньгах),

- снижение рисков (финансовых, репутационных, штрафов — оценка),

- улучшение клиентского опыта (конвертируемое в лояльность клиентов и продажи).

Ключевой вопрос: превысят ли совокупные выгоды (ROI) совокупный TCO в обозримый срок (обычно 3-5 лет)? Как будут фиксироваться и измеряться эти выгоды?

Обязательный шаг — сравнение с "коробкой". Нужно посчитать TCO лучшего доступного коробочного варианта, включая стоимость лицензий, необходимые доработки, расходы на обучение, поддержку, а затем сравнить цифры TCO и ROI кастомного и коробочного сценариев.

Интересный факт: стоимость владения кастомным решением с течением времени может уменьшаться, а стоимость владения коробочным решением обычно увеличивается.

5. Заключение. Чек-лист для принятия решения

Предприятию стоит всерьез рассматривать внедрение кастомного ПО только при одновременном выполнении следующих условий.

1. Есть потребности бизнеса в автоматизации, которые потенциально возможно обеспечить либо коробочными предложениями рынка, либо кастомом.
2. Есть нерешаемые "болевые точки". Возможности "коробок" не соответствуют ключевым бизнес-процессам или уникальным требованиям, а их скрытые издержки и риски неприемлемы.
3. Есть готовность к затратам. Руководство готово к инвестициям с учетом TCO, срокам на разработку и внедрение, а также к дальнейшей поддержке решения со стороны команды разработчиков.
4. Есть достаточные ресурсы и зрелость. Предприятие обладает финансовыми, временными ресурсами, а также высокой вовлеченностью в процесс разработки и внедрения кастомного продукта со стороны топ-менеджмента.
5. Проведены расчеты TCO и ROI. Выгоды от кастомного решения превышают его совокупную стоимость владения в обозримой перспективе, и это преимущество значимо по сравнению с лучшим коробочным вариантом.

Если хотя бы один пункт этого чек-листа вызывает сомнение — инвестиции в кастомное программное обеспечение с высокой вероятностью станут ошибкой. Тщательная оценка по этим критериям — залог принятия осознанного и экономически оправданного решения, которое станет драйвером развития, а не бременем для компании.