От хаоса к единому цифровому контуру: как построить целостную работу с корпоративным контентом

Проблема контент-хаоса знакома многим компаниям. Часто договоры скапливаются в ЭДО, данные о клиентах — в CRM, закупки — в SRM, процессы — в BPM, а рабочие материалы хранятся в почтовых переписках и на корпоративных порталах. То, что начиналось как локальная оптимизация отдельных подразделений, со временем превращается в запутанный "зоопарк систем", где каждый документ требует десятков кликов и часов на поиск. С ростом бизнеса к руководителям неизбежно приходит осознание, что для эффективной работы нужно срочно решать проблему консолидации данных. Руководитель продукта ELMA365 CSP Александра Лощенова рассказывает, как зрелым компаниям сделать это эффективно и построить единый цифровой контур.

"Зоопарк IT-систем" как следствие естественного роста бизнеса

В зрелых компаниях — особенно тех, где работает от 500 до нескольких тысяч сотрудников — на первый взгляд все выглядит четко и отлажено: процессы строго регламентированы и автоматизированы, документы согласовываются в срок, сделки заключаются. Однако за этим привлекательным фасадом порядка часто скрывается то, что можно назвать "контент-хаосом": корпоративный контент живет в десятках разрозненных хранилищ — ЭДО, CRM, BPM, почтовых ящиках, корпоративных порталах, shared-папках и специализированных отраслевых платформах.

Это не плохо, не хорошо и вовсе не является признаком неэффективности — наоборот, это показатель органического развития и роста бизнеса. Каждое подразделение — от закупок до юридического департамента — когда-то внедряло собственные инструменты, ориентируясь на свои задачи, регламенты и сроки, не думая при этом об едином цифровом контуре. И если раньше это выглядело как локальная оптимизация, то сегодня такие фрагментированные "островки данных" превращаются в серьезные барьеры на пути к управляемости, скорости и безопасности в большой компании.

В итоге даже в зрелых организациях сотрудники вынуждены постоянно переключаться между системами: чтобы принять решение по договору, нужно сначала проверить условия в CRM, затем уточнить статус закупки в SRM, потом свериться с архивом в ЭДО и, возможно, уточнить детали у коллеги через почту, мессенджеры или по телефону. В лучшем случае это занимает полчаса, в худшем — больше часа. И все это — только для одного документа.

Разрозненность контента как системная проблема

Контент в широком смысле — это не просто PDF, Word, Excel и другие файлы. Это вся информация, необходимая для эффективной работы и принятия решений:

• данные о контрагенте;
• история взаимодействий;
• условия предыдущих сделок;
• комментарии согласующих;
• внутренние регламенты;
• требования законодательства.

Когда эта информация находится фрагментарно в нескольких системах, это усложняет поиск нужных данных и работу с ними и превращается в реальную проблему как для сотрудников, так и для и руководства.

Проблема усугубляется тем, что даже при наличии интеграций данные не всегда могут быть актуальны и полны. Например, в CRM уже обновили статус клиента, а в системе согласования договора эта информация еще не отразилась. Или статус обновился, но важная информация не передалась, потому что менеджер оставил ее в комментарии. В результате есть риск, что руководитель примет решение на основе устаревших или не полных данных — и компания может столкнуться с невыгодными для себя условиями, штрафами или срывом сделки.

Кроме того, чем больше систем задействовано в одном бизнес-процессе, тем выше вероятность, что документ "зависнет" между этапами. Особенно это критично для нетиповых контрактов — например, договоров по шаблону контрагента, где каждая деталь требует тщательной проверки. Но вместо того чтобы сосредоточиться на анализе условий, сотрудник вынужден в этом случае тратить драгоценное время на поиск актуальной информации — и на переключение между задачами, что дополнительно повышает вероятность ошибок.

Хаос в системах: чем рискует бизнес

Разрозненность контента порождает целый каскад скрытых и явных угроз — как для бизнеса, так и для ИТ. Рассмотрим некоторые из них.

• Человеческий фактор. Когда сотрудник вынужден собирать информацию вручную, он может упустить что-то важное. Это может привести к согласованию договора с невыгодными условиями, нарушениям внутренних регламентов или даже юридическим последствиям.
• Временные издержки. Если один контракт требует 30–60 минут на согласование, а их в месяц — сотни (например, в ритейле). В итоге сотрудники тратят огромное количество часов на поиск и сопоставление данных, актуализацию информации, восстановление хронологии событий, а не на принятие решений. Это существенно замедляет все бизнес-процессы — от заключения сделок до запуска проектов. Поэтому так важно наличие в компании единого цифрового контура, когда речь идет о высокооплачиваемых руководителях, чье время — стратегический ресурс компании.
• Сложность управления процессами. Когда данные живут в разных системах, невозможно построить сквозную аналитику или отследить узкие места процесса. Интеграции между системами требуют значительных инвестиций и постоянной поддержки — и даже в этом случае не обеспечивают полной прозрачности.
• Повышенная нагрузка на ИТ и безопасность. Каждая система — это отдельная лицензия, команда поддержки, пользователи с правами доступа, а также точки потенциальной утечки данных. Чем больше таких систем, тем сложнее их поддерживать и контролировать.

Как компаниям построить единый цифровой контур

Решение описанной выше проблемы лежит не в добавлении очередной системы, а в смене самого подхода к управлению контентом. Крупные компании уже давно оценили автоматизацию и привыкли пользоваться системами электронного документооборота или ECM (Enterprise Content Management). Но и эти системы не всегда отражают действительность. Новым трендом в бизнес-среде становятся платформы CSP (Content Services Platform), которые стали логическим отражением желания бизнеса навести порядок.

Если в традиционной СЭД объектом управления является сам файл или карточка документа, то в CSP центральным элементом становится контент и контекст вокруг него: данные о контрагенте, история сделок, внутренние чек-листы, регламенты, даже смысл текста. Такие платформы помогают собирать, систематизировать, хранить и получать доступ к контенту разных отделов и филиалов в едином цифровом пространстве. Такие платформы критически важны как при росте и расширении бизнеса, так и при переходе сотрудников на удаленную работу, когда нужна возможность быстрого доступа к данным.

Отличие CSP систем от ECM

Такие широкие возможности позволяют CSP платформам стать основой для построения внутри компании единого цифрового контура — рабочей среды, где для принятия решения все необходимое оказывается под рукой, в одном окне. Например, при согласовании договора руководитель сразу видит не только сам документ, но и актуальную информацию из CRM, данные о предыдущих контрактах, статус закупки и даже анализ условий договора с помощью ИИ по внутреннему чек-листу.

Что бизнес и ИТ-сектор получают от внедрения платформы

Решения класса CSP имеют множество достоинств, которые существенно упрощают работу компаниям.

• сокращение финансовых рисков за счет снижения ошибок из-за недостатка контекста и человеческого фактора;
• высвобождение времени ключевых специалистов на стратегически важные задачи, за счет сокращения времени на принятие решения благодаря тому, что все необходимое "под рукой";
• кратное сокращение времени на обработку и согласование документа;
• повышение конкурентоспособности и соответствие меняющимся требованиям законодательства без существенных вложений за счет low-code/no-code инструментов.

• Одна платформа. Вместо множества разрозненных систем сотрудники ИТ получают одну систему, что снижает лицензионные расходы, упрощает поддержку и процесс развития системы.
• Микросервисная архитектура. Разные подразделения (закупки, продажи, юристы) могут работать в изолированных сервисах внутри единой платформы, развивая свои процессы независимо, но при этом легко обмениваясь данными при необходимости.
• Повышенная безопасность. Единая точка настройки прав доступа, отсутствие дублирования данных и сокращение числа потенциальных векторов утечки.
• Упрощенная аналитика. Все данные хранятся в единой среде, что делает возможным построение сквозных KPI, мониторинг эффективности процессов и выявление узких мест.

Особого внимания заслуживает интеграция с искусственным интеллектом. Он не заменит человека, но существенно поможет ему в процессе принятия решений, подсвечивая те места, на которые стоит обратить внимание.

Современные CSP позволяют подключать ИИ-агентов, которые не просто распознают текст, а осмысливают его. Такой виртуальный помощник может:

• извлекать ключевые параметры из нетипового договора;
• сравнивать условия контракта с внутренними регламентами и подсвечивать риски;
• давать пояснения (не просто "ошибка", а "почему это ошибка").

Это не замена человека, а его эффективный помощник. Благодаря ему вместо часа на погружение в контекст тратится 10–15 минут на принятие взвешенного решения.

Культура и технологии работы с контентом

Чтобы бизнес мог внедрить CSP-платформу, ему нужно изменить подход к работе с информацией в целом. Компания перестает воспринимать документы как изолированные артефакты и начинает видеть в них взаимосвязанные элементы в сложной сети данных, процессов и решений.

Цель — не просто централизация, а создание комфортной рабочей среды, где каждый сотрудник получает именно тот контент и контекст, которые необходимы ему в текущий момент для его конкретного проекта и роли. Где IT-департамент больше не тратит драгоценные временные и человеческие ресурсы на постоянную поддержку "зоопарка систем", а бизнес — на бесконечный поиск нужных данных в информационной суматохе.

В условиях современного быстро меняющегося рынка, когда скорость принятия решений становится важнейшим конкурентным преимуществом, а регуляторные и киберриски только растут, целостность работы с контентом перестает быть просто "удобством" — она становится стратегической необходимостью. Именно поэтому решения класса CSP — это как раз тот инструмент, который позволяет превратить неуправляемый информационный хаос в единый цифровой контур.