СЭД будущего: легче, проще, ближе к людям

Цифровые решения нового поколения меняют ИТ- и бизнес-ландшафт, предоставляя пользователям новые возможности для работы с привычными задачами. Электронный документооборот не является исключением и будет вынужден пройти через существенные изменения функционала и сценариев своего применения. Что такое СЭД будущего, рассказывает заместитель директора по стратегическому развитию компании "АйДи – Технологии управления" Михаил Егоров.

Текущие проблемы и вызовы СЭД

Еще 5 лет назад от СЭД уровня Enterpise ожидали производительность, функциональность и надежность. Сейчас этими требованиями никого не удивишь. У рынка новые запросы.

От масштабных, "тяжеловесных" СЭД все чаще ожидают возможностей, доступных в широко распространенных ИТ-решениях пользовательского класса: удобных интуитивных интерфейсов, мультиплатформенности, простоты поиска и ввода данных.

Чтобы стать СЭД будущего, современный СЭД в каком-то смысле должен перестать быть самим собой.

Классические процессы делопроизводства в современном мире доживают последние годы. Весь мир сегодня развивается по нескольким основным трендам, которые в корне меняют наш подход к бизнесу в целом, и тому, как мы непосредственно работаем с информацией.

Три тренда современных СЭД

1. Потребность в мобильности

Мобильный клиент для СЭД не новость. Каждый приличный разработчик систем данного класса имеет в своем портфеле мобильное приложение, покрывающее основные функции по обработке документов и заданий.

Но, если, до недавнего времени мобильный клиент СЭД позиционировался как рабочий инструмент руководителя, то сейчас ситуация кардинально изменилась. Рядовые сотрудники также как их руководители не хотят быть привязанными к рабочему месту и готовы работать с документами что называется "на ходу".

Данная тенденция предъявляет новые требования к мобильному клиенту. Если раньше в мобильном приложении, разработанном для руководителя, достаточно было сделать "пары кнопок", то сейчас рядовые сотрудники ждут от мобильного интерфейса полной, ну или почти полной функциональности.

2. Ускорение процессов

Мобильность СЭД для всех участников процесса, а также доступность Системы в режиме 24/7 меняет традиционный подход обработки документов. Вырастает общая скорость взаимодействия между членами команды, повышается оперативность принятия важнейших решений, соответственно, необходимость бизнеса в создании исчерпывающих и подробных документов по ряду задач существенно снижается или даже полностью отпадает. Неформальное общение в чате по проекту между ответственными менеджерами, два-три вопроса – и проблема решена. Подобное упрощение рабочего взаимодействия - удар по общей корпоративной бюрократии: не нужно обмениваться документами, чтобы продвинуться в решение текущей проблемы.

3. Ослабление вертикали управления в корпоративных структурах

Сегодня в подавляющем большинстве компаний принцип организации архитектуры менеджмента стремительно меняет свой вектор с вертикального на горизонтальный. Проектные команды, неформальные связи сотрудников, выравнивание статусов, когда непосредственных начальников становится все меньше, а коллег с аналогичным местом в корпоративной иерархии – все больше.

Яркий пример этого тренда – огромная популярность Agile-ориентированных методологий управления проектами, когда кооперация и работа на общую цель в условиях максимальной информационной прозрачности заменяет инструменты вертикального менеджмента. Это обстоятельство также существенно снижает роль документооборота в классическом виде, вплоть до упразднения некоторых его моментов.

Документооборот стандартизирует вертикальные связи: движение документов по этапам официального согласования "дерева резолюций", сквозной контроль исполнения и прочее – все это становится ненужным. Все, что невозможно формализовать, невозможно и автоматизировать, значит и множеству современных функций СЭД места в перечне функций СЭД будущего не найдется. Компании уже сегодня "параллелят" многие процессы рабочего взаимодействия вне СЭД, оставляя им задачи хранения документов, функции первичной обработки документации и т.д.

Оперативность порой ценится даже больше уровня точности выполнения поставленной задачи. А любая формализация процесса всегда будет только тормозить его скорость. Даже самая продвинутая СЭД с продуманным инструментарием отслеживания сроков выполнения задачи и напоминаниями ответственным сотрудникам не поможет сократить срок согласования контракта в крупной компании. Такая задача практически гарантированно занимает несколько недель.

С другой стороны, совместное обсуждение и правка документа с помощью инструментов общего доступа решают задачу за 2-3 дня. Только это уже не СЭД или не классический СЭД, наиболее распространенный сегодня в корпоративном мире.

Запрос на автоматизацию сервисов коллективной работы огромен: например, все актуальнее становятся корпоративные (защищенные) чаты и мессенджеры с поддержкой обмена документами и возможностью совместной правки, а также фиксацией этапов такой работы. Сюда же стоит отнести функционал по оперативной выдаче и контролю поручений с отслеживанием выполнения вне контекста документа.

Что будет? То будет!

Суммируя, можно сказать, что во главе угла развития СЭД-решений будущего должно стоять непрерывное повышение их эффективности с акцентом на удобство работы пользователей. Изменения стиля управления в компаниях, трансформация их структуры, освоение сотрудниками новых ИТ-инструментов обмена информацией – комбинация этих веяний неизбежно отразится и на СЭД.

Бизнесу уже сегодня нужны цифровые инструменты, построенные на передовых методиках разработки программного обеспечения, обеспечивающие возможности гибкой настройки и расширения функционала в соответствии с запросами сотрудников.

Трансформация в сегменте СЭД будет происходить двумя путями: и через модернизацию и развитие уже существующих на рынке ECM-решений (разработка новых модулей и функций), и путем создания принципиально новых продуктов, в том числе заполняющих ниши на рынке, образованные уходом вендоров, не сумевших подстроиться под новые требования.

Пользователи СЭД – люди, они хотят работать с помощью тех инструментов, которые используются ими в обычной жизни. Задача СЭД – предложить им эффективные аналоги с отраслевым уклоном и корпоративными политиками в области ИБ, культуры работы с данными и документами.

Будущие системы управления документами должны обеспечивать крупным и малым предприятиям полный контроль над документацией и важными корпоративными данными в любой точке мира и в любой момент времени, что в конечном итоге поможет сотрудникам работать эффективнее и с меньшими усилиями.

С учетом этих тенденций мы увидим значительную трансформацию СЭД в перспективе ближайших 3-5 лет.