Как обеспечить эффективную работу сотрудников на удалёнке?

Сегодня многие компании переходят на гибридные форматы работы или позволяют сотрудникам трудиться полностью дистанционно. Однако успешная реализация модели удалённой работы требует тщательной подготовки и соблюдения ряда условий. Александр Жуков, архитектор отдела развития ИТ-инфраструктуры управления ИТ-инфраструктуры и информационной безопасности "ЦКР" рассказал про ключевые аспекты организации эффективного процесса работы на удалёнке.

Организация рабочего пространства сотрудника

Эффективность удалённого сотрудника сильно зависит от комфортных условий работы дома.

Компания должна учитывать следующие моменты:

1. Техническое оснащение — современное техническое оснащение играет важнейшую роль в обеспечении продуктивной удалённой работы. Оно позволяет сотрудникам оставаться на связи с командой, легко общаться и эффективно выполнять поставленные задачи.
   • Обеспечение сотрудника всеми необходимыми техническими средствами: ноутбуком, гарнитурой, камерой для видеосвязи и другим оборудованием, которое требуется для выполнения должностных обязанностей.
   • Регулярное обновление и модернизация используемого оборудования, предоставление актуальных версий ПО и лицензированных приложений. Особое внимание стоит уделить своевременному обновлению антивирусного программного обеспечения.
2. Техническая поддержка — удалённые сотрудники должны получать такую же оперативную и качественную IT-поддержку, как и офисные работники. От этого напрямую зависит их продуктивность и комфорт.

• Организация IT-поддержки, готовой оперативно решать любые технические проблемы, возникающие у удалённых сотрудников. Проведение регулярного тестирования работоспособности оборудования и устранение неполадок дистанционно.
• Организация базы-знаний (Wiki) по эксплуатации технических ресурсов, включая пошаговые инструкции по устранению возможных сбоев, чтобы сотрудник сам мог найти ответы без обращения в поддержку.

3. Финансовая поддержка обустройства рабочего места.
   • Компенсация расходов на интернет, который обеспечивает качественную и надёжную связь. Многие российские компании предлагают оплату тарифа или частично компенсируют затраты на широкополосный доступ в интернет.
4. Комфортные условия труда.
   • Регулярное получение обратной связи от сотрудников о качестве их рабочего пространства и оказываемой поддержки. Учёт пожеланий сотрудников по поводу улучшения условий работы и принятие соответствующих мер.
   • Предоставление гибкого графика работы, что позволит сотрудникам адаптироваться к личным обстоятельствам и сохранять баланс между работой и личной жизнью.
5. Рекомендации компании сотрудникам по самостоятельной организации рабочего пространства — компания может предоставлять рекомендации сотрудникам для самостоятельного обустройства рабочего пространства, например:

• эргономичность: выберите правильное расположение монитора и высоту стула, позаботьтесь о правильной осанке и комфорте тела;
• освещение: обеспечьте достаточное количество естественного и искусственного света, избегая теней и бликов на экране;
• шумоизоляция: минимизируйте посторонний шум, установив специальные звукопоглощающие панели или воспользовавшись наушниками с активным шумоподавлением;
• минимализм и порядок: держите рабочее место чистым и свободным от ненужных предметов, что повысит вашу концентрацию и снизит отвлекаемость.

Таким образом, грамотная организация рабочего пространства на удалёнке требует активного участия как самой компании, так и сотрудников. Чёткое распределение обязанностей и внимательное отношение к потребностям персонала позволят существенно повысить продуктивность и общий уровень удовлетворённости сотрудников.

Создав комфортные условия, сотрудник сможет сосредоточиться исключительно на выполнении поставленных задач.

Поддержка коммуникационных каналов связи

Одним из ключевых элементов успешной удалённой работы является налаженная система коммуникации между сотрудниками и руководством.

Важно организовать чёткую структуру общения:

1. Использование специализированных платформ для обмена сообщениями.

Специализированные платформы для обмена сообщениями играют ключевую роль в организации эффективного взаимодействия сотрудников при работе на удалёнке. Рассмотрим три наиболее распространённые категории инструментов коммуникации — видеоконференцсвязь, мессенджеры и электронную почту — и обсудим их преимущества и особенности.

Таким образом, каждый инструмент коммуникации обладает своими преимуществами и недостатками. Для успешной работы на удалёнке рекомендуется комбинировать различные инструменты в зависимости от характера решаемых задач. Например, использовать видеоконференции для обсуждения ключевых моментов проекта, корпоративный мессенджер — для оперативной связи с коллегами и электронную почту — для отправки официальной документации. Все это позволит создать сбалансированную систему коммуникаций.

2. Проведение регулярных онлайн-встреч и видеоконференций.

Проведение регулярных онлайн-встреч и видеоконференций является важным элементом эффективной удалённой работы и приносит следующие ключевые выгоды:

• Улучшение коммуникационной среды

Регулярные видеоконференции создают условия для непосредственного взаимодействия членов команды несмотря на физическую дистанцию. Это позволяет быстро обсуждать актуальные вопросы, совместно находить решения проблем и поддерживать прозрачность процессов.

• Повышение уровня вовлечённости сотрудников

Удалённая работа часто сопровождается чувством изоляции и одиночества. Онлайн-встречи способствуют укреплению командного духа, обеспечивают чувство принадлежности к коллективу и повышают мотивацию сотрудников.

• Эффективное управление проектами

Видеоконференции помогают руководителям контролировать ход реализации проектов, своевременно выявлять возникающие трудности и предлагать пути их преодоления. Это минимизирует риски задержки сроков исполнения задач и улучшает общий контроль над процессом.

• Развитие профессиональных навыков

Во время конференций сотрудники получают новые знания и опыт, учатся эффективно общаться в виртуальной среде, осваивая специфику ведения переговоров и обсуждения сложных вопросов онлайн.

• Оптимизация рабочего процесса

Встречи позволяют обсудить важные аспекты деятельности, распределить обязанности, установить чёткие цели и приоритеты, что существенно повышает продуктивность и снижает вероятность возникновения ошибок и недопониманий.

3. Чёткое распределение обязанностей и ответственность каждого члена команды.

При удалённой работе команды важно заранее определить индивидуальную ответственность и закрепить обязанности за каждым сотрудником. Такое чёткое разделение труда гарантирует равномерное распределение нагрузки.

Каждого работника нужно ознакомить с поставленными задачами и целями, причём желательно наглядно показать, как его усилия вписываются в общий рабочий процесс. Регулярное отслеживание выполнения задач помогает избежать ситуаций, когда одна задача оказывается невыполненной из-за неопределённости в зоне ответственности. Современные технологии вроде специальных приложений для совместной работы (например: Trello, Asana, Jira) упрощают постановку задач и контроль над их исполнением. Помимо всего прочего, руководитель должен периодически собирать команду на короткие собрания или видеоконференции, чтобы обсудить промежуточные итоги, выявить возможные сложности и поддержать дух единства. Всё это вместе создаёт комфортные условия для качественного выполнения работы на расстоянии.

Поддерживая постоянную обратную связь, компания обеспечит прозрачность процессов и повысит уровень доверия среди сотрудников.

Организация технического решения для доступа удалённых сотрудников к корпоративным данным

Одним из важнейших аспектов организации удалённой работы является предоставление безопасным способом доступа к корпоративным ресурсам. Именно тут на помощь приходит организация корпоративного VPN (Virtual Private Network).

Что такое корпоративный VPN?

Корпоративный VPN — это технология, позволяющая установить зашифрованное и защищённое соединение между устройствами сотрудников, находящихся вне основной сети компании, и её внутренними ресурсами. Таким образом обеспечивается удалённый доступ к информационным активам компании с сохранением высокого уровня безопасности.

Зачем нужен корпоративный VPN?

Удалённые сотрудники нуждаются в доступе к общим документам, почтовым клиентам, внутренним порталам и специальным приложениям, размещённым на серверах компании. Без VPN такое взаимодействие сопряжено с риском компрометации данных вследствие отсутствия должного уровня защиты.

Благодаря использованию VPN удаётся:

• предотвращать перехват данных злоумышленниками;
• соблюдать требования законодательства и внутренних политик компании относительно безопасности информации;
• повышать продуктивность удалённых сотрудников путём облегчения доступа к необходимым ресурсам;

Создание надёжного и безопасного VPN-решения для удалённых сотрудников является важной задачей любого современного бизнеса. Ниже коротко представлена структура действий, которую стоит соблюдать при внедрении корпоративного VPN.

Основные этапы внедрения корпоративного VPN:

• Планирование архитектуры

Перед началом развёртывания необходимо определиться с архитектурой будущего VPN-решения. Выбрать подходящее оборудование или программные продукты, учитывая потребности и масштабируемость компании.

Важно учесть такие факторы, как:

• объем нагрузки;
• географическое расположение офисов и сотрудников;
• необходимые уровни шифрования и защиты.

• Подбор и настройка оборудования или ПО

Выбрать подходящий продукт, удовлетворяющий требованиям безопасности и надёжности. Наиболее популярными технологиями являются OpenVPN, IPsec, L2TP/IPSec, WireGuard и другие. Каждая технология имеет свои сильные стороны и слабые места, выбор осуществляется индивидуально, исходя из особенностей инфраструктуры и уровня требуемой защиты.

Настроить конфигурационные файлы и правила маршрутизации, обеспечив корректную передачу пакетов и безопасный доступ ко внутренним ресурсам компании.

• Разработка политики безопасности

Определяем правила, регламентирующие доступ сотрудников к корпоративным данным. Включаем механизмы аутентификации, авторизации и аудита подключений:

• методы аутентификации с высоким уровнем защиты (сертификаты, токены, двухфакторная аутентификация);
• ограничение доступа по географическому признаку;
• фильтрация трафика и блокировка подозрительных соединений.

Также стоит настроить периодические проверки на наличие обновлений и патчей безопасности, применяя автоматический механизм установки обновлений.

• Предоставление сотрудникам необходимых инструментов

Пользовательские устройства оснащаются соответствующими клиентами VPN, такими как официальный клиент OpenVPN, Cisco AnyConnect, Microsoft SSTP Client и другие в зависимости от выбранного решения. Эти клиенты настраиваются индивидуально для каждого пользователя и содержат сертификат или ключи для доступа.

• Техническое сопровождение и администрирование

Важнейшей частью эксплуатации VPN является постоянный мониторинг состояния инфраструктуры, выявление возможных проблем и устранение угроз безопасности. Необходимо предусмотреть политику регулярного обновления сертификатов и алгоритмов шифрования, контроль за попытками несанкционированного доступа и аудит активности пользователей.

Корпоративный VPN играет важную роль в обеспечении комфортной и безопасной удалённой работы сотрудников. Грамотно спроектированная инфраструктура VPN способна повысить доверие к защите информации и облегчить жизнь как сотрудникам, так и администрации компаний. Выбор оптимального варианта требует внимательного изучения требований и детального планирования, однако инвестиции в такую инфраструктуру многократно окупятся снижением рисков утечки данных и повышением общей эффективности работы.

Управление рисками и безопасность данных

Одной из серьёзных проблем при переходе на удалённую работу становится защита корпоративных данных. Для минимизации рисков необходимо внедрить следующие меры безопасности:

1. Шифрование каналов передачи данных и доступ к корпоративной сети.

Шифрование каналов передачи данных и доступ к корпоративной сети необходимы для защиты информации от перехвата и несанкционированного доступа. Когда сотрудники работают удалённо, данные проходят через публичные сети, где существует риск прослушивания и кражи данных. Использование VPN и методов шифрования позволяет скрыть содержимое передаваемых данных, обеспечивая их целостность и конфиденциальность. Это предотвращает утечку коммерческой тайны, персональных данных и другой критической информации, гарантируя безопасность удалённой работы.

2. Ограниченный доступ к внутренним ресурсам только авторизованным пользователям.

Ограниченный доступ к внутренним ресурсам подразумевает, что только авторизованные пользователи могут получать доступ к корпоративным данным и сервисам. Такой подход защищает организацию от несанкционированного проникновения посторонних лиц и минимизирует риски утраты или разглашения конфиденциальной информации. Авторизация производится путём подтверждения личности пользователя с помощью паролей, токенов, биометрических данных или иных методов идентификации.

3. Повышение уровня осведомлённости сотрудников о мерах кибербезопасности.

Повышение уровня осведомлённости сотрудников о мерах кибербезопасности крайне важно для работающих удалённо сотрудников, поскольку они чаще подвержены риску взлома и атакам хакеров. Работая вне корпоративной сети, сотрудники становятся мишенью фишинга, вирусов и вредоносных программ.

Осведомлённость помогает защитить себя и компанию, соблюдая элементарные меры предосторожности:

• осторожность при открытии ссылок и вложений в письмах;
• своевременное обновление используемых программ и приложений, антивирусных программ;
• воздержание от использования публичного Wi-Fi без дополнительной защиты;
• применение надёжных паролей и двухфакторной аутентификации.

4. Внедрение системы предотвращения утечек данных.

Сотрудникам, работающим удалённо, приходится иметь дело с большим количеством чувствительной информации компании, например: финансовая отчётность, документация, клиентские данные и внутренняя информация. Такие сотрудники зачастую работают вне корпоративной сети, используя публичные сети, что повышает шансы на возникновение дополнительной опасности случайной или преднамеренной утечки данных.

Именно поэтому компаниям остро необходимо внедрение системы предотвращения утечек данных (DLP — Data Loss Prevention). Данная система обеспечивает мониторинг и контроль потоков данных, защищая компанию от хищения информации, компенсируя повышенные риски удалённой работы. Система помогает избегать значительных финансовых и репутационных убытков, препятствуя передаче конфиденциальных данных третьим лицам, а также помогает исполнять требования законодательства и отраслевых стандартов по защите информации.

Кроме того, DLP осуществляет подробный анализ действий сотрудников, предупреждая возможное злоумышленное поведение и нарушения правил безопасности, ставя дополнительную преграду между корпоративными данными и угрозой утечки. В конечном счёте DLP решает одну из ключевых задач удалённой работы — сохраняет контроль над обработкой и передачей данных, оберегая компанию от неприятных инцидентов и ущерба.

Эти шаги помогут сохранить целостность и неприкосновенность информации вашей компании.

Мотивация и контроль качества работы

Удалённая работа открывает массу возможностей для работодателей и сотрудников, но также ставит перед всеми непростые задачи в области мотивации и контроля качества выполняемой работы. Работа вне офиса связана с особыми условиями, такими как меньший надзор со стороны начальства, недостаток общения с коллегами и повышенный риск отвлечений. Поэтому особое значение приобретают грамотные стратегии мотивации и прозрачный контроль качества.

Основная проблема мотивации удалённых сотрудников заключается в том, что традиционный управленческий подход, основанный на личном присутствии и наблюдении, теряет силу. Сотрудник, работая из дома, больше полагается на собственную организованность и внутренний стимул, поэтому важно выработать специальные приёмы мотивации:

• Постановка ясных целей и задач. Нужно давать чёткие и измеримые цели, подкрепляя их количественными показателями и сроками выполнения. Простота понимания и реалистичность задач положительно влияют на желание их реализовать.
• Открытая и честная коммуникация. Чёткое понимание ожиданий и признание успехов сотрудников важны для формирования чувства уверенности и причастности к общему делу. Обратная связь, подчёркивающая положительные моменты и направляющая в нужное русло, стимулирует саморазвитие и повышение самооценки.
• Финансовая и нефинансовая мотивация. Помимо зарплаты и премий, эффективным инструментом служит признание заслуг публично (через рассылку новостей, корпоративные чаты, публикации на портале и через социальные сети), премии за особые заслуги и награды, символизирующие уважение и благодарность.
• Психологический комфорт. Регулярные контакты с руководителем и коллегами, поддержка инициативы и проявление доверия помогут создать комфортную рабочую обстановку, снижающую стресс и усталость.

Контроль качества работы удалённых сотрудников

Контроль качества важен как гарантия соответствия результата ожиданиям заказчика и оптимальности затрат. Основная сложность контроля удалённых сотрудников состоит в невозможности прямого наблюдения за ходом выполнения задач. Решить проблему можно следующими способами:

• Оценка результатов, а не процессов. Поскольку невозможно физически контролировать деятельность сотрудника каждую минуту, акцент смещается на оценку итогового результата. Ключевыми критериями выступают соответствие установленным критериям, сроки выполнения и профессионализм выполнения задачи.
• Средства автоматизированного учёта времени и контроля загрузки. Программы учёта рабочего времени и фиксация расхода усилий помогут проанализировать фактическую занятость сотрудника и его продуктивность. Важно помнить, что такие инструменты должны использоваться аккуратно, чтобы не вызвать раздражение и недоверие.
• Роль руководителей и наставников. Опытные коллеги и руководители способны оказать поддержку и направить новичка или менее уверенного сотрудника, повысив тем самым качество его работы.
• Ежемесячная отчётность и промежуточные оценки. Формат ежемесячной отчётности помогает зафиксировать достигнутые результаты и проконтролировать их соответствие заявленным целям. Промежуточные оценки дадут возможность скорректировать курс, если возникают отклонения.

И контроль, и мотивация удалённых сотрудников зависят от правильного сочетания целеполагания, коммуникации, доверия и оценки достижений. Ориентация на положительный опыт и успешные практики поможет сформировать комфортную среду для сотрудников и достичь желаемого уровня качества выполнения задач.

Выбор формы удалённого режима работы

Удалённая работа предоставляет полную свободу перемещений, позволяя сотрудникам выбирать любое удобное место для выполнения своих задач. Такой формат освобождает от ежедневных поездок в офис, экономит время и силы, давая возможность самостоятельно организовывать рабочее пространство и ритм жизни. Однако удалённая работа также изолирует сотрудников от живых контактов с коллегами, уменьшая возможности для активного взаимодействия и усложняя командную работу.

Гибридная модель объединяет лучшие черты удалённой и традиционной работы. Сотрудникам предлагается частично находиться в офисе, а частично работать из дома или других удобных мест. Это помогает сохранить ощущение участия в команде, развивает личные и профессиональные отношения, оставаясь при этом доступным комфортным домашним режимом работы. Однако частые перемены обстановки и организационные сложности требуют особого подхода к планированию и адаптации сотрудников.

Таким образом, каждый формат имеет свои уникальные преимущества, выбор идеального варианта зависит от личных предпочтений и особенностей профессиональной деятельности каждого сотрудника и требований в компании.

Подытожим

Организация эффективной удалённой работы — задача непростая, однако при правильном подходе можно добиться значительных успехов. Современные технологии предоставляют возможность поддерживать высокую производительность даже на расстоянии. Главное — создать благоприятные условия для комфортного труда, наладить систему коммуникаций и постоянно развивать компетенции ваших сотрудников.

Таким образом, благодаря грамотному управлению процессами и своевременному реагированию на изменения можно успешно интегрировать удалённую форму работы в деятельность любой компании, обеспечив стабильное функционирование бизнеса и высокое качество предоставляемых услуг.