Страховая компания Everia Life перевела документооборот на платформу TESSA
В компании Everia Life завершен масштабный проект по переходу на новую систему электронного документооборота. Внедрение платформы TESSA позволило полностью отказаться от устаревшего решения, автоматизировать ключевые бизнес-процессы и сократить время согласования документов на 30%. Интегратором проекта выступила компания "Интрадокс" - сертифицированный партнер компании "Синтеллект", вендора TESSA.
Потребность в замене системы возникла как естественный этап развития компании и ее бизнес-процессов. Предыдущая система успешно выполняла свои задачи в течение длительного времени, однако со временем требования бизнеса существенно изменились: выросла сложность маршрутов согласования, повысились ожидания к прозрачности процессов, удобству пользователей, скорости изменений и интеграции с другими корпоративными системами.
Старая система уже не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития. Многие изменения требовали дополнительных доработок, часть операций оставалась ручной, а пользователям хотелось более удобного и современного интерфейса. Поэтому было принято решение перейти на новую систему электронного документооборота.
"Для нас это было не просто техническое обновление, а шаг к повышению зрелости документооборота и бизнес-процессов. Новая система должна обеспечить более гибкую настройку процессов, удобный и современный интерфейс, прозрачность на всех этапах согласования, лучшую интеграцию с ИТ-ландшафтом компании и возможность масштабирования на будущие задачи", - прокомментировала Анна Воловикова, руководитель проекта "Эверия Лайф".
"Внедрение платформы TESSA позволило "Эверия Лайф" не просто сменить систему электронного документооборота, а взглянуть на процессы делопроизводства сквозь призму новых технологических возможностей и добиться большей эффективности сложившихся годами процедур. За 1,5 года команды "Эверия Лайф" и интегратор "Интрадокс" создали комплексное решение, которое охватывает все ключевые направления работы с документами — от входящей корреспонденции до оформления командировок и нормативных актов. Проект стал примером того, как при грамотном выборе платформы и тесном взаимодействии с интегратором можно за разумный срок вывести документооборот крупной страховой компании на принципиально новый уровень", - сообщил Вячеслав Буздин, директор департамента ИТ "Эверия Лайф".
"Для нас этот проект - пример того, как замена устаревших решений и совершенствование внутренних процессов напрямую влияет на эффективность бизнеса. Важно, что созданное решение не только дало измеримый результат сегодня, но и сформировало основу для дальнейшего развития и автоматизации бизнес-процессов компании на многие годы вперед", - отметил Томас Викулин, директор по развитию проектов "Интрадокс".
Проект внедрения системы документооборота стал важным шагом в повышении прозрачности и управляемости внутренних процессов. Было важно не просто автоматизировать работу с документами, а сделать ее удобнее, понятнее и более предсказуемой.
Новая система электронного документооборота охватывает шесть основных бизнес-блоков. В сфере входящих документов реализована загрузка реестров из удаленных филиалов и автоматическое распределение задач. По исходящим документам обеспечен полный цикл подготовки и отправки корреспонденции с аналогичной загрузкой реестров. Для служебных записок внедрен конструктор маршрутов, а также организована интеграция с порталом агентской сети и Service Desk. Отдельный блок посвящен организационно-распорядительным и внутренним нормативным документам, где используется конструктор маршрутов, подписание листов ознакомления электронной подписью и процесс актуализации. Договорное направление включает конструктор маршрутов с предпросмотром, три типа договорных документов, включая договоры ГПХ. Наконец, блок командировок охватывает конструктор маршрутов и шаблоны ключевых документов: заявку, отчет, авансовый отчет и заявление на удержание суточных.
Важно отметить, что новая СЭД успешно интегрирована с четырьмя внутренними системами Everia Life. С Active Directory синхронизирована нестандартная организационная структура компании. Из 1С подтягиваются актуальные данные о контрагентах, сотрудниках и подразделениях. Обеспечено взаимодействие с порталом документов агентской сети. Кроме того, реализована двусторонняя интеграция с Service Desk: из TESSA автоматически создаются заявки, а оттуда поступает ответ об исполнении.
Внедрение проходило поэтапно. Каждый новый модуль последовательно проходил стадии аналитики, настройки и разработки, затем тестовой и, наконец, промышленной эксплуатации. Примечательно, что разработка следующих модулей велась параллельно с завершающими этапами предыдущих. В итоге новый функциональный блок вводился в промышленную эксплуатацию примерно каждые 3 месяца.
Общая продолжительность проекта составила 1,5 года, с сентября 2024 г. по февраль 2026 г. Первичный запуск в работу - январь 2025 г.
В результате реализации проекта согласование документов ускорено на 30%, загрузка реестров документов — на 80%, за первый год эксплуатации системы было обработано 300 тысяч документов.
