"Столото" перевело HR, финансы и документооборот в единую среду
Крупный оператор государственных лотерей в России, компания "Столото", завершил масштабный этап цифровой трансформации внутренних бизнес-процессов, создав единую ESM-среду на базе платформы ELMA365. В орбиту новой экосистемы вошли ключевые административные и кадровые контуры: управление персоналом, финансовый контроль, внутренний документооборот, организация командировок и обучения сотрудников, а также корпоративный "Банк идей" для сбора предложений от персонала.
Принципиальной особенностью проекта стало полное отсутствие внешних системных интеграторов — все этапы внедрения и развития платформы команда "Столото" реализовала собственными силами. За три года внутренняя экспертиза выросла с одного профильного специалиста до полноценного центра компетенций, который сегодня выступает оркестратором сквозных процессов для нескольких департаментов.
До 2021 года ключевые внутренние процессы компании — прежде всего согласования — шли в разрозненных системах и почте. Единых маршрутов утверждения не существовало, заявки терялись, а их статусы было практически невозможно отследить в режиме реального времени. В "Столото" приняли стратегическое решение о переходе к унифицированной среде с прозрачными бизнес-маршрутами и централизованно управляемыми правилами согласования. При выборе технологической платформы решающими стали три критерия: полноценная BPMS с нотацией BPMN, возможности Low-code и No-code для быстрой доработки логики, а также накопленный опыт команды на предыдущих версиях ELMA, что гарантировало минимальные риски при старте.
На сегодняшний день инфраструктура платформы включает широкий набор интеграций: Active Directory, учетные системы 1С, сервис Potok, обучающую платформу iSpring, базы данных MS SQL и PostgreSQL, систему управления проектами Jira, а также собственные API-модули компании и внутреннее мобильное приложение для бэк-офиса. Параллельно с этим команда автоматизации разработала ряд собственных пользовательских доработок — виджеты визуализации процессов, интерактивное отображение маршрута конкретной заявки, диаграмму Ганта для планирования и дополнительные сервисные модули, которые существенно улучшили пользовательский опыт.
Одним из наиболее показательных результатов стало сокращение времени оформления и согласования командировок с десяти рабочих дней до одного дня. Благодаря гибкости Low-code-среды новые процессы запускаются по запросу бизнеса в предельно сжатые сроки: например, реферальная программа была реализована от стадии заявки до работающего продукта за две с половиной недели, а процесс реализации имущества для сотрудников занял всего семь рабочих дней. Общий масштаб использования платформы превышает три тысячи заявок в месяц.
Руководитель управления по автоматизации и оптимизации процессов "Столото" Роман Пронин отметил, что предыдущий опыт работы с платформой, совмещенный с гибкостью Low-code и возможностью строить полноценные BPMN-процессы, позволил компании развивать ELMA365 самостоятельно и постепенно трансформироваться из единичного специалиста во внутренний центр экспертизы. Сегодня этот центр является ключевым оркестратором процессов HR, административно-хозяйственного обеспечения, управления финансовым контролем и внутреннего документооборота.
Директор по персоналу и организационному развитию холдинга S8 Capital Татьяна Гладюк подчеркнула, что главным достижением проекта стала не столько автоматизация отдельного участка работы, сколько общая зрелость платформы и фундаментальная HR-трансформация компании. За время внедрения сформировался устойчивый внутренний центр компетенций в кадровой сфере, выработан единый подход к разработке, а со стороны бизнес-подразделений возник стабильно высокий спрос на новые автоматизации. Именно это, по ее словам, служит лучшим доказательством того, что платформа органично вписалась в корпоративную культуру.
Исполнительный директор ELMA Наталия Долженкова, комментируя кейс, обратила внимание на смену рыночного тренда: если еще несколько лет назад BPM-системы покупали под решение одной конкретной задачи, например под согласование или документооборот, то сейчас компании сразу закладывают их под несколько контуров развития. Главным риском в такой парадигме становится жесткая зависимость от внешнего подрядчика, где каждый новый процесс оборачивается дополнительным бюджетом и новыми сроками. Проект "Столото", по ее мнению, показателен именно в этом контексте — компания предпочла не нанимать внешнего интегратора, а вырастить собственную экспертизу, которая сегодня самостоятельно разворачивает процессы на любой управленческий контур без привлечения сторонних разработчиков.
