НИЯУ МИФИ перевел закупочную деятельность в "цифру" с помощью "Первого Бита"
ИТ-интегратор "Первый Бит" завершил создание единой цифровой системы управления закупочной деятельностью в Национальном исследовательском ядерном университете "МИФИ". Проект объединил планирование и согласование закупок, работу с контрагентами, а также учет финансовых обязательств в сквозной управляемый процесс, интегрированный с финансовым контуром вуза и системой электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения" (1С:ДГУ).
До его внедрения закупочная деятельность НИЯУ МИФИ не была единым процессом. Плановые потребности, заявки и финансовые документы разных подразделений согласовывались на бумаге и вручную фиксировались в системах без сквозной связи между собой. Это затрудняло подготовку отчетности и создавало риски несвоевременного направления сведений в государственные информационные системы. При принятии управленческих решений требовалось проанализировать и сопоставить данные из разных учетных систем.
Эти ограничения стали отправной точкой для проекта цифровой трансформации закупочного цикла. Для его реализации привлечен интегратор "Первый Бит" – компания с многолетним опытом внедрения комплексных решений для организаций со сложной организационной структурой.
Перед экспертами по автоматизации была поставлена задача создать единую цифровую систему управления закупочной деятельностью, интегрированную с финансовым контуром университета и системой документооборота (1С:ДГУ). Ключевая цель – выстроить сквозной управляемый процесс: от планирования потребностей до отражения финансовых обязательств и формирования отчетности на основе закупочных данных.
В сжатые сроки решены несколько более конкретных задач, в том числе обеспечено формирование заявок на закупку в привязке к бюджетным лимитам и аналитикам управленческого учета, исключены разрывы между потребностью и бюджетированием, выстроены в единый сквозной процесс планирование, согласование и исполнение закупок с полной прозрачностью на всех этапах закупочной деятельности. Данная работа совмещена с финансовым контуром учреждения для автоматического отражения обязательств и контроля исполнения бюджета.
Проект реализовывался поэтапно: от детального обследования текущей модели работы и регламентов до запуска системы в эксплуатацию и настройки интеграций.
"На первом этапе работы мы описали существующие процессы закупочной деятельности, точки обмена данными и сценарии взаимодействия подразделений. На этой основе была спроектирована целевая архитектура: единый цифровой контур, включающий в себя ряд важных элементов. Например, формирование потребностей и заявок на закупку с привязкой к бюджетным лимитам и аналитикам, сквозной маршрут согласования и исполнения закупок, интеграцию с финансовым учетом для автоматического отражения обязательств и другие", – отметила Анна Маликова, эксперт "Первого Бита" в области автоматизации закупочной деятельности государственных учреждений.
После настройки и адаптации системы под специфику университета команда проекта провела обучение пользователей и обеспечила поэтапный переход к промышленной эксплуатации.
Главным итогом проекта стала смена модели управления: закупочная деятельность из набора разрозненных операций превратилась в сквозной процесс, встроенный в финансовый контур университета.
После проведенной автоматизации заявки формируются в привязке к актуальным бюджетным лимитам и аналитикам управленческого учета, а доступность средств проверяется на этапе возникновения потребности, а не постфактум. Унифицированная структура заявок обеспечила их сопоставимость и обоснованность, а время на подготовку одной заявки сократилось примерно на 30%.
Этапы закупочного цикла стали прозрачными и прослеживаемыми: электронное согласование с применением квалифицированной электронной подписи сократило сроки согласования в среднем на 50%, а доля задач, исполняемых в установленные сроки, достигла 95%. Устранение дублирования и централизация информации снизили количество ошибок при обработке данных на 40% и ликвидировали до 70% расхождений между подразделениями – тех самых, которые ранее требовали регулярной ручной сверки перед принятием управленческих решений.
Интеграция с финансовым учетом устранила разрыв между закупочным и бюджетным контурами и позволила уйти от кассовых разрывов: вместо фиксации уже понесённых расходов МИФИ перешёл к управлению ими на этапе планирования. Трудозатраты на обработку документации снизились примерно на 30%, время на сбор и анализ данных – на 35%.
Взаимодействие с внешними контрагентами полностью переведено в цифровую среду. Интеграция с сервисом "Госключ" обеспечила юридически значимое дистанционное подписание документов без личного присутствия сторон: время работы с одним документом снизилось до 3–5 минут против прежних 15–30.
Ирина Балакина, первый проректор МИФИ, отметила, что благодаря автоматизации руководство университета получило целостную и актуальную картину закупочной деятельности – от структуры потребностей до исполнения обязательств и расходования бюджетных средств.
"Внедрение технологий бережливого производства направлено на повышение производительности труда в университете. Проект, реализованный компанией "Первый Бит", позволяет сегодня вести закупки в едином контуре: заявки формируются в рамках бюджетных ограничений, согласование проходит прозрачно и в определенные сроки, а данные об исполнении обязательств доступны без дополнительных запросов и сверок. Команда интегратора подошла к проекту системно: предложила архитектуру, которая учла специфику нашей организации, и сопровождала внедрение на каждом этапе – от обследования до запуска в промышленную эксплуатацию", – подчеркнула проректор.
