"Первый Бит" ускорил кадровые процессы сети ресторанов "Сицилия"
Интегратор "Первый Бит" завершил проект по переводу на электронный кадровый документооборот (КЭДО) во франчайзинговой сети ресторанов "Сицилия" с 2,5 тыс. сотрудников в 30 городах России. Внедрение "1С:Кабинет сотрудника" позволило снизить общий объем бумажного документооборота, ускорить процесс приема на работу новых сотрудников, сократить время обработки заявок на оформление документов и других кадровых процессов.
Ключевой задачей проекта была цифровая трансформация HR-процессов в условиях географической распределенности — в сеть "Сицилия" входит более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса.
Традиционный бумажный документооборот приводил к высоким операционным затратам, замедлению согласований и значительной нагрузке как на кадровую службу, так и на управленцев в филиалах. Над проектам работала объединенная команда из двух региональных офисов "Первого Бита" — в Челябинске и Ростове-на-Дону .
"Основной вызов заключался в масштабе и необходимости унификации процессов. Нам нужно было не просто внести программу, а создать единую цифровую среду, которая будет одинаково удобна и эффективна для сотрудника в любом городе. Мы выбрали стратегию пилотного внедрения с последующим тиражированием, что позволило отработать все нюансы на первом объекте и безболезненно масштабировать успешный опыт на всю компанию", — отметила консультант компании "Первый Бит" в Челябинске Елена Старикова.
В ходе пилотирования было необходимо обработать большое количество персональных данных будущих пользователей — сотрудников франчайзинговой сети ресторанов "Сицилия". По каждому сотруднику, вне зависимости от должности и стажа работы в компании, необходимо было иметь перечень достоверной информации: электронных почт, номеров телефонов, ФИО и кадровых документов. Без этого создание корректно работающих личных кабинетов было невозможным.
Внедрение КЭДО позволило достичь конкретных бизнес-результатов. Так, полный отказ от печати, хранения и логистики бумажных кадровых документов привел к сокращению расходов и ускорению кадровых процедур. Оформление отпусков, больничных и других заявок теперь происходит в режиме самообслуживания, с автоматизированным согласованием.
Оптимизация процессов привела к повышению эффективности HR-специалистов и снижению нагрузки на менеджмент. Время работы кадровиков с документацией сократилось на 50%, а управляющие в филиалах полностью освобождены от функций сбора и пересылки кадровых документов.
Компания быстрее принимает в штат новый персонал, что позволяет избегать простоев в производстве и при обслуживании клиентов. Объем бумажного документооборота снижен на 35%. Решение легко тиражируется на новые филиалы, обеспечивая единые стандарты работы по всей компании.
"Теперь во франчайзинговой сети ресторанов "Сицилия" есть полноценная система кадрового документооборота. Сотрудники компаний сети оперативно отправляют и получают различные документы, справки, расчетные листки. Документы не теряются, согласования ускорились. Личные обращения персонала в кадровую службу сведены к минимуму. Информация из заявлений автоматически переносятся в 1С, и нашим франчайзи не нужно тратить средства на бумажный документооборот", — отметил основатель сети ресторанов "Сицилия" Сергей Неведров.
