"Первый Бит" вдвое сократил время закупочных процессов НИЦ "Курчатовский институт"

Интегратор ИТ-решений "Первый Бит" провел цифровую трансформацию процессов закупок, бюджетирования и документооборота в НИЦ "Курчатовский институт". Внедрение системы на базе 1С сократило сроки согласования закупок на 50% и снизило количество ошибок в данных на 70%. Решение охватило 2 300 рабочих мест.

Теперь подразделения могут точнее планировать закупки и быстрее получают необходимые материалы.

Также был реализован оперативный обмен данными с Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). Усилен контроль за расходами, обеспечено рациональное использование бюджетных средств.

До внедрения системы управление финансами и закупками в институте было разрозненным. Данные вводились вручную, документы согласовывались и подписывались на бумаге, отсутствовала интеграция с ЕИС. Это приводило к ошибкам и задержкам.

Проект, решающий возникшие задачи, выполнила компания "Первый Бит", имеющая статус "1С:Центра компетенций по бюджетному учету". В качестве технологической базы был выбран комплекс решений 1С для государственных учреждений, включая "1С:Документооборот государственного учреждения, "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения".

Накопленные за 15 лет в старой программе документы были перенесены в "1С:Документооборот государственного учреждения". Систему интегрировали с "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", а также с внешним отраслевым решением для сбора сведений о кассовом исполнении бюджета и с ЕИС.

Хранение и обработку информации о закупках, бюджетах и расходах централизовали. Благодаря этому, было исключено дублирование данных, а количество ошибок и расхождений снизилось на 70%.

Организовано оперативное планирование закупок подразделений с учетом различных параметров, включая текущие остатки по лимитам бюджетов. Инициаторы теперь точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. При этом заявки стандартизированы, характеристики требуемой продукции заполняются в структурированной форме в "1С:Документообороте государственного учреждения". Подготовка запросов ускорилась, риски перерасхода бюджета снижены.

Согласование переведено в электронный вид с использованием простой и усиленной электронной подписи. Для ускорения рассмотрения заявок реализован механизм формирования проекта резолюции замещающими руководителей сотрудниками. Расширены формы контроля исполнения поручений. Теперь около 95% задач по документам исполняются в срок.

В системе в любой момент времени можно получить отчеты по закупкам для контроля объема и стадий исполнения заявок, а также соблюдения бюджетных лимитов. Это помогает руководству оптимизировать затраты и более рационально управлять финансами и закупочной деятельностью.

"1С:Документооброт государственного учреждения" контролирует статусы обработки закупочных документов. На основании согласованных заявок на закупку система автоматически формирует финансовые документы, после чего запрещает редактирование закупочных документов и передает данные в "1С:Бухгалтерию государственного учреждения". Это исключает расхождения в данных регламентированного и управленческого учета.

"Теперь вся информация в Курчатовском институте под полным контролем. Руководство видит отчеты в реальном времени, может анализировать расходы и оперативно принимать решения. А главное — система сама следит за соблюдением всех правил и бюджетных ограничений", — рассказал Сергей Александров, руководитель проектов компании "Первый Бит", офис Марксистская.

Кроме того, реализована выгрузка на ЕИС извещений о закупках и загрузка из ЕИС плана-графика закупок, классификаторов "Каталога товаров, работ и услуг для обеспечения нужд госзаказчиков" (КТРУ) с характеристиками, форм ОКДП-2 и номеров извещений.

"В результате внедрения новой единой системы на базе "1С:Предприятия" мы смогли оптимизировать задачи управления финансами и закупками, значительно ускорить рассмотрение, согласование и исполнение документов, снизить объем бумажного документооборота. Благодарим команду "Первого Бита" за решение наших задач, в том числе, с выполнением нестандартных доработок, в максимально сжатые сроки", — отметил Александр Нарукавников, заместитель директора по экономике, финансам и цифровой трансформации НИЦ "Курчатовский институт".