Ростовская "Энергия" внедрила "Скан-архив"

"Гэндальф" завершил внедрение программы "Скан-архив" в компании "Энергия", одном из крупнейших производителей зерна в Ростовской области.

В штате компании больше 300 сотрудников. Многообразие и масштаб работы "Энергии" отразились на количестве документов, которое в месяц увеличивается примерно на 1 тыс. Бумажных реестров в компании не вели, а сами документы хранили в большом архивном помещении, где один их поиск занимал несколько часов. Сложности с хранением и поиском мешали подготовке к проверкам контролирующих органов: каждый пакет нужных бумаг приходилось искать вручную, делать ксерокопии, отправлять и потом возвращать на места оригиналы. Поэтому в бухгалтерии "Энергии" начали подбирать программу, которая решила бы накопившиеся трудности. Такой программой стал "Скан-архив" – разработка компании "Гэндальф" для создания электронного архива документов.

В бухгалтерии "Энергии" работает 12 человек, и прежде запросы документов из архива отнимали у сотрудников много времени. Установка "Скан-архива" дала ощутимые результаты: теперь все документы сканируются и заносятся в базу сразу при поступлении. Кроме того, этим процессом занимается всего один человек и тратит на него около недели в течение каждых трех месяцев. Электронный архив помогает и в подготовке к проверкам, и в работе с контрагентами: доступ к документам есть в любой момент, надо только распечатывать скан-копии и отправлять по нужному запросу.

"Пока в "Скан-архиве" треть наших текущих документов, потому что мы переводим туда только счета покупок, товарные и товарно-транспортные накладные. С документами по продажам пока не начинали работать. Но программа уже показывает заметные результаты: хранить, находить и предоставлять по запросам документы стало в разы проще и быстрее", - рассказала главный бухгалтер "Энергии" Ольга Куценко.