Байкал Сервис перешла на МЧД с помощью сервисов Контура

Уже с 1 сентября некоторым категориям сотрудников придется работать с электронными документами по новой схеме: с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Логистическая компания "Байкал Сервис" заранее подготовилась к изменениям вместе с сервисом ЭДО Контур.Диадок.

Уже с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Работникам, у которых нет сертификата, а также всем новым сотрудникам компаний будет необходимо использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

Компания "Байкал Сервис" не стала откладывать переход на новые правила и начала внедрение МЧД . Решение было принято руководством, а реализацию поручили Службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой через ЭДО первичных бухгалтерских документов клиентам компании. В марте 2023 года сотрудники стали использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

До этого "Байкал Сервис" прошел несколько этапов подготовки. Сотрудники, задействованные в отправке документов через ЭДО, получили сертификаты физлиц. Далее IT-отдел зарегистрировал сертификаты в информационной системе компании. После назначили сотрудника, ответственного за выпуск МЧД.

Компания выбрала для себя подходящий способ создания МЧД — выпуск в специализированном сервисе. Сотрудникам хотелось видеть понятный сервис с простым интерфейсом, для работы в котором не требуется дополнительного обучения. Компания решила остановиться на веб-версии сервиса Контур.Доверенность. "Байкал Сервис" уже работает с электронными документами в сервисе ЭДО Контур.Диадок, что также послужило одной из причин выбора сервиса по созданию МЧД от Контура.

Сначала "Байкал Сервис" работал по новой схеме только с 10% от общего числа документов. Ответственные сотрудники собирали обратную связь от контрагентов. Поскольку замечаний не было, компания стала наращивать процент документов, подписанных с применением МЧД. Сейчас их число превысило 80%.

Сейчас в "Байкал Сервис" сосредоточены на том, чтобы информировать о переходе на машиночитаемые доверенности контрагентов.

Ольга Хамидулина, менеджер проектов развития в Контур.Диадоке: "Байкал Сервис" — в числе первопроходцев по внедрению МЧД. Многие компании предпочитают откладывать изменения в работе на последний момент. Но те, кто понимает, что переход на новые правила требует времени, — заранее тестируют схему. "Байкал Сервис" как раз среди них. Сейчас у компаний, которые еще не готовы к МЧД, появилось дополнительное время для комфортной адаптации к изменениям. По нашим оценкам, переход на машиночитаемые доверенности занимает от одного до шести месяцев".

Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО "Байкал-Сервис ТК": "На данном этапе мы уже научились работать с МЧД. Теперь нам важно рассказать контрагентам о том, что мы готовы взаимодействовать по новым правилам. Так, вместе с командой Контур.Диадока в настоящий момент мы организуем информационную рассылку: сообщаем нашим партнерам, что перешли на МЧД, и рассказываем, как это сделать им.

В "Байкал Сервис" большой объем грузоперевозок и широкий спектр предоставляемых услуг. Только за первый квартал 2023 года было отправлено 1,2 млн документов через ЭДО. Во втором квартале их количество возросло до 1,4 млн. В компании решили, что при таких объемах правильным подходом будет плавный перевод клиентов на взаимодействие с МЧД".