Как перевести сотрудников на МЧД
С 1 сентября некоторые сотрудники не могут работать с электронными документами без машиночитаемых доверенностей. Что делать, если компания еще не перешла на МЧД, объясняют.
Что изменилось
Обычно сотрудники работали с электронными документами, используя сертификат электронной подписи юрлица — в нем указывались и данные компании, и данные сотрудника. С такой электронной подписью (ЭП) сдавали отчетность, подписывали договоры и иные документы в ЭДО.
С 1 сентября 2023 года сотрудники не могут получить сертификат ЭП юрлица. Вместо него — сертификат физического лица, к которому обязательно нужно прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД). Эти изменения вводит 63-ФЗ "Об электронной подписи". Так, если в сентябре в компанию пришел новый бухгалтер, он должен оформить сертификат ЭП на себя, а потом запросить у руководителя МЧД.
При этом сотрудники, у которых еще остался сертификат юрлица, могут работать по-старинке — подписывать документы без МЧД. Но это возможно только до 1 сентября 2024 года или пока не закончится сертификат юрлиц, зависит от того, что наступит раньше.
Этот постепенный переход, когда можно работать и по старым, и по новым правилам, позволяет компаниям более плавно перейти на новые требования законодательства.
Но внедрять МЧД в работу нужно уже сейчас. Иначе как работать новому сотруднику, который только устроился в компанию? Или что делать бухгалтеру, чей сертификат юрлица закончился?
Единственная ситуация, когда компания может не переживать за переход на МЧД, — все документы подписывает только директор. Ему никакая доверенность для этого не нужна. Но как только директор решится делегировать отчетность или документооборот, нужно будет решать вопрос с МЧД.
Как работает МЧД
Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности на подписание документов. Руководитель указывает в ней, какие полномочия есть у сотрудника, подписывает МЧД сертификатом подписи, направляет МЧД в распределённый реестр МЧД ФНС и передает сотруднику. Теперь работник может сдавать отчетность или заключать договоры: подписывать их сертификатом электронной подписи физлица и прикладывать МЧД.
МЧД создают в специальных сервисах или в информационных системах, где будет происходить документооборот. Заполняют поля, установленной формы, подписывают и получают файл формата xml. Поэтому МЧД отличается от скана бумажной доверенности — информацию, указанную в МЧД, электронные сервисы распознают автоматически.
Есть единый формат МЧД версии 003. Такую доверенность можно использовать и для работы с государственными ведомствами, и в документообороте между двумя коммерческими компаниями.
Однако формат 003 поддерживают пока не все информационные системы. Некоторые разработали собственные форматы. Поэтому в один момент у сотрудника может быть сразу несколько МЧД разных форматов: например, одна — для документооборота с контрагентами, другая — для налоговой отчетности.
Выпущенную МЧД можно загрузить в единое хранилище — распределенный реестр ФНС. К нему подключается всё больше и больше информационных систем. Если доверенность хранится в реестре, то сотруднику не нужно каждый раз присылать контрагенту файл МЧД. Он просто указывает реквизиты доверенности, а система уже сама обращается к реестру и проверяет МЧД.
Доверенность выдают на определенный срок по выбору руководителя. Если сотрудник уволится, а МЧД еще действует, то ее лучше всего отозвать, чтобы бывший работник больше не смог подписывать документы компании.
Как оформить и аннулировать МЧД
Сперва нужно выбрать площадку для создания МЧД. Сейчас есть три варианта:
- Специальных сервис от операторов ЭДО. Обычно в таких сервисах можно не только заполнять и подписывать МЧД, но также отслеживать сроки действия всех доверенностей, выпущенных в компании. Также эти сервисы сами отправляют МЧД на хранение в реестр ФНС, например, так поступает .
- Платформа ФНС (). В ней можно создать доверенность для налоговой отчетности или для электронного документооборота с контрагентами. А также отправить доверенность в реестр и отозвать ее.
- Конкретная информационная система. Это может быть портал ведомства, которое разработало собственный формат МЧД. Либо внутренняя система организации, если компания решила, что хочет выпускать доверенности сама.
Заполнить доверенность: сведения об организации, сотруднике и его полномочиях, сроке действия. Полномочия можно прописать в свободной форме либо взять готовые из единого классификатора полномочий.
Если руководитель не готов самостоятельно заполнять формы на МЧД, он может делегировать эту задачу. Такая функция есть в Контур.Доверенности. Например, кадровик заполняет заявку на МЧД, когда оформляет нового работника, и направляет ее руководителю на подписание.
Подписать МЧД сертификатом электронной подписи руководителя. Это должен быть сертификат, полученный в ФНС. Также подписать доверенность можно по передоверию: например, это сделает главный бухгалтер, которому директор выдал МЧД с правом передоверия. Только главбуху для выдачи МЧД нужно будет обратиться к нотариусу, чтобы заверить доверенность.
Передать доверенность сотруднику. Отправить файл МЧД, чтобы работник прикладывал его при подписании документов. Либо загрузить доверенность в реестр ФНС — тогда сотруднику достаточно будет указывать реквизиты МЧД.
Аннулировать МЧД. Если сотрудник уволился, его полномочия изменились или в доверенности указали неверные данные, ее нужно отозвать. Аннулировать МЧД нужно в том же сервисе, где ее сформировали. Дополнительно можно сообщить контрагентам, что доверенность отменена, и отправить новую.
Какие вопросы решить бизнесу, чтобы перейти на МЧД
- Оцените, в каких процессах понадобится МЧД и какому количеству сотрудников. Для этого проверьте, кто из работников подписывает документы во внешних информационных системах:
- сдает отчетность в налоговую, СФР, Федресурс, ЕГАИС и ФТС,
- участвует в маркировке товаров,
- работает с Росреестром,
- электронными закупками
- ведет документооборот с контрагентами.
И среди них выделите тех, у кого нет сертификата юридического лица или он скоро закончится.
- Оформите сертификаты ЭП физлица сотрудникам. Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр, оплатите счет и передайте данные для оформления сертификатов. Работникам понадобится приехать в офис УЦ с паспортом и удостоверить личность.
- Определите, как будет организован выпуск МЧД. Заполнять и подписывать МЧД может руководитель. Либо сам сотрудник будет заполнять доверенность, отправлять на согласование в юридическую службу, а потом на подписание директору. А может быть выпуск МЧД в компании станет массовым — сразу на всех сотрудников, занимающимися электронными документами.
- Подберите площадку для создания МЧД. Она должна поддерживать МЧД для тех систем, в которых будут работать сотрудники. А также упрощать выпуск и учет доверенностей.
Например, сервис позволяет сформировать доверенность, отправить руководителю на подписание, а после — на регистрацию или отзыв в реестр ФНС. Показывает все МЧД, которые были выпущены в компании, и подсветит, у каких МЧД скоро закончится срок действия. Сервис можно адаптировать под внутренние процессы компании, подключив через API к корпоративной системе.
- Дополните локальные нормативные акты, если это необходимо. Укажите, кто и когда отвечает за формирование доверенности, следит за сроками действия и отзывает МЧД уволившихся сотрудников.
- Обучите руководителя и сотрудников работе по новым правилам. Они должны знать, как создавать и передавать МЧД контрагентам, как подписывать документ сертификатом физлица и какую ответственность несут сотрудники.
И не забывайте следить за новостями информационных систем, с которыми работает организация. Они сообщат, какой формат МЧД поддерживают и как принимают доверенности от сотрудников.
Чтобы ориентироваться в потоке изменений было легче, выбирайте сервисы, которым доверяет бизнес. Так, в сервисе пользователи уже зарегистрировали больше 100 тысяч МЧД. Эксперты сервиса подсказывают, как лучше настроить работу с доверенностями, помогают пережить изменения максимально безболезненно для бизнеса.
