Инициативы ФНС о цифровизации документооборота дают бизнесу возможность для рывка

Полный отказ от использования бумажных документов – мечта любой компании. Однако до самого последнего времени для этого не было законодательной основы. Как изменилась ситуация сегодня, рассказал Антон Беренцев, CEO "Интеллект Лаб".

Почему важно заниматься цифровизацией компании, региона, страны?

– Рассмотрим простой и важный процесс: работу с финансовыми документами. Изготовление любого товара или услуги включает в себя огромное количество взаимодействий между организациями. И каждое из них фиксируется документом. Часто поток этих документов сравнивают с кровеносной системой: ее работа не видна, но очень важна для организма. От того, как быстро, точно и легитимно будут обработаны документы, зависит скорость получения товара и услуги, удовлетворенность потребителя, наполнение бюджета.

Согласно исследованию РАНХиГС, большая часть финансовых документов в России существует на бумаге. С 2011 года законодатель предоставил все возможности для работы с финансовыми документами в электронном виде. Основной акцент был сделан на документах для контроля НДС – счетах-фактурах. Перевод в электронный вид остальных документов был оставлен на усмотрение бизнес-сообщества. Традиционно, компании стараются работать с документами так, как это прописано в законе. Таким образом, отсутствие регламентов относительно всех финансовых документов привело к стагнации развития цифрового документооборота в этой области.

В 2020 году ситуация изменилась, и компании вынуждены были ускорить процесс перехода на электронные документы. В декабре 2020 года ФНС опубликовала концепцию развития электронного документооборота. В ней сказано, что в стране ежегодно создается порядка миллиарда документов и 55 миллиардов фискальных чеков. Суммарные затраты на их создание, обработку и хранение составляют 6 миллиардов человеко-часов в год. Общие затраты, связанные с бумажными документами, приближаются к 3,5 триллионам рублей, а это 3,4% от ВВП страны в 2018 году.

Согласно концепции, к 2024 году 95% счетов-фактур и 70% электронных транспортных и товарных накладных должны быть переведены в электронный вид. Для этого государство намерено определить формат электронных договоров, КС-2, КС-3, претензий, счета и т.п.; выработать стандарт расширения структуры документа; разработать механизм трансграничного обмена электронными документами и обновить порядок работы с электронной подписью. По оценкам экспертов, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты на 80%.

Совершенно очевидно, что сейчас у компании, региона и страны есть только 2 пути для роста экономики и улучшения качества жизни: увеличение интенсивности работы и создание новых продуктов или услуг. И то, и другое позволяет сделать цифровизация. На примере работы с финансовыми документами видно, что она влияет на множество процессов: качество клиентского сервиса, снижение издержек в цепочках поставок и производстве, оптимизацию структуры управления и контроля.

Компания "Интеллект Лаб" занимается цифровизацией работы с финансовыми документами с помощью нашей системы LegalDoc с 2012 года, и я могу с уверенностью сказать, что бизнес-сообщество давно ждет возможности перевода их в электронный вид.

Как вы оцениваете готовность компаний к этому большому шагу?

– Дорогу осилит идущий. Многие компании уже сделали первые шаги: создаются электронные архивы, начата работа по обмену электронными документами с контрагентами. Мы работаем с крупными компаниями и видим, что уровень готовности зависит от отрасли и организационной структуры. Наш продукт LegalDoc используют для цифровизации финансового документооборота такие компании, как МТС, "ФосАгро", "Метафракс", "Русский Свет" и другие. Мы переводим в электронный вид весь жизненный цикл финансового документа: от взаимодействия с контрагентом до ответа на требования ИФНС. Конечно, мы работаем со всеми формализованными документами (СФ, Торг-12, АВР, УПД) и поддерживаем работу с неформализованными (счет, договор, КС-2, КС-3 и другие).

Использование LegalDoc сократило на 80% затраты на обработку документов у наших клиентов. Это особенно важно, когда документы со всей страны обрабатываются в едином центре и счет идет на десятки тысяч страниц в месяц. За счет полной цифровизации рабочих мест, в том числе с помощью мобильных устройств, заказчикам удалось сократить срок обработки документов на 30%. А это ускорение поставок, отгрузок, и, в конечном счете, повышение качества обслуживания клиентов.

Мы не раз становились первопроходцами в цифровизации работы с финансовыми документами, естественным образом развивая LegalDoc. Например, в 2013 году мы организовали документооборот через разных операторов ЮЗЭДО, в 2017 году автоматизировали ответ на требования ИФНС, с 2018 года активно внедряем искусственный интеллект для работы с документами на всех этапах: от выбора исполнителя и определения корректности документа до его внесения в систему и определения управленческих аналитик.

Абсолютно уверен, что так или иначе все организации пройдут путь цифровизации. Но наибольшую пользу и выгоду получат те, кто пойдет первым с целью повысить эффективность процессов, а не избежать штрафов.

Как может измениться Удмуртия в результате цифровизации?

– Я вижу, что она уже меняется, и началось это не вчера. В Удмуртской Республике множество прекрасных инженеров. Они являются основой ИТ-компаний, которые работают не только в России, но и во всем мире. Перед тем, как выйти на внешний рынок, многие продукты проходят испытания в домашнем регионе. Благодаря этому Удмуртия имеет преимущества в скорости освоения новейших цифровых решений.

Ваша компания базируется в Ижевске. Как вы видите свою роль в построении цифровой Удмуртии?

– Мы вносим свой вклад в наращивание кадрового потенциала, внедрение новых подходов к работе и, конечно, в рост доли ИТ в ВРП.

Еще в 2008 году я начал читать курс о новых информационных технологиях в Удмуртском государственном университете (УдГУ). Сегодня мы тесно сотрудничаем с УдГУ и Ижевским государственным техническим университетом (ИжГТУ), участвуем в конкурсах Мининформсвязи республики, запустили собственный проект повышения квалификации IT Univer. Все это увеличивает и количество, и качество специалистов в области цифровизации в Удмуртии. Мы делаем акцент на подготовке не только программистов, но и аналитиков, специалистов по данным (Data Science) и по контролю качества программных продуктов.

Очень важно, что органы власти Удмуртии формируют кросс-команды для проработки и создания совершенно новых продуктов для развития региона. Яркий пример – конкурс "Команда Удмуртии". Мы были его партнером в 2019 году. Этот подход позволяет не только найти новое применение цифровизации, но и сформировать сообщество людей, которые хотят создавать и внедрять инновации в регионе.

Ну и конечно, рост ИТ-компании – это рост отчислений в бюджет, а значит, и увеличение доли доходов от инновационной деятельности в ВРП.