ОПЫТ

"Пятерочка" закупает в Интернете

Олег Кузин, директор по развитию интернет-агентства TomStudio

Недавно наша компания реализовала систему для закупок с использованием Интернета для сети магазинов "Пятерочка". В связи с этим у нас появился повод рассказать о некоторых аспектах, которые могут быть интересны другим участникам рынка.

Закупка как профессия известна с тех времен, как появилась торговля. История не знает точно, когда человек впервые купил продукт. С тех пор прошли тысячелетия, однако суть процесса закупок не претерпела значительных изменений.
Если рассматривать процесс закупок с точки зрения бизнес-процесса, то она представляет собой практически зеркальное отражение процесса продаж. Задача службы продаж любой фирмы – построить процесс так, чтобы получить выгоду от продажи товара, а очевидная задача службы закупки – купить товар по минимальной стоимости и с соблюдением определенных условий поставки.

Цели
При ближайшем рассмотрении выясняется, что в организации процесса закупок важны не только цены, но и многие другие аспекты. Их можно перечислить для того чтобы получить более полную картину процесса закупки:
- Наличие продавца необходимого товара
- Цена товара
- Условия и время доставки
- Условия оплаты
- Надежность продавца
- Наличие необходимой партии товара
- Качество товара
- Гарантийные обязательства продавца
- Доступность продавца

Важность этих факторов для закупщика неодинакова, и ключевыми параметрами обычно являются цена и условия поставки. Поинтересовавшись у профессионала в области закупок, как он закупает товар, скорее всего мы услышим следующий ответ: «Получаю предложения, договариваюсь о ценах, выбираю самый подходящий вариант».
За этими словами – солидный опыт закупщика и годы напряженной работы по его приобретению.
Недаром высококлассные специалисты по закупкам ценятся не менее высоко, нежели хорошие продавцы.

Современный процесс
Глобализация коснулась и процесса закупок. При всей внешней схожести процессы закупки сегодня и 20 лет назад сильно отличаются. Для современного закупщика уже практически не существует проблемы купить что-либо в другой стране, он в состоянии найти информацию о нужном товаре не только на ежегодной выставке, но при помощи специализированных изданий и в Интернете. Закупщик может «вывесить» объявление на одну из бесчисленных интернет-досок объявлений или воспользоваться услугами специализированных служб. Все это доступно ему непосредственно с рабочего места.
Что же изменилось, и на что мы сегодня можем влиять более эффективно по сравнению с периодом 20-летней давности?

Возможности Интернета
Во-первых – само наличие продавца. Сегодня мы можем найти продавца нужного товара, не дожидаясь очередной выставки на другом континенте и не тратя значительных средств на посещение специализированных отраслевых выставок.
Во-вторых – оперативность закупки и доставки. Системы электронных банковских платежей и развитые службы доставки при необходимости обеспечат нам отгрузку и доставку товара уже в течение нескольких часов. Наглядный пример – торговля скоропортящимися продуктами: цветами, фруктами и т. п.
В-третьих – доступность продавца. Сегодня мы можем связаться с ним немедленно по электронной почте, по факсу или даже по ICQ. Мало того, общение по электронной почте весьма дешево. Оно позволяет обсудить все необходимые вопросы между сторонами и прийти к договоренности буквально в течение нескольких часов.
Остальные аспекты закупочной деятельности хоть и изменились в процессе общего развития рынка, но не слишком значительно.
Теперь рассмотрим, как могут помочь интернет-технологии выполнению задач закупки.
Использование Интернета как способа обмена информацией сильно влияет на все три основные параметра. Для качественного выполнения закупщиком своих обязанностей важно его знание состояния рынка. Интернет позволяет в течение короткого времени и достаточно дешевым способом узнать о предложениях товаров и услуг от многих сотен тысяч компаний по всему миру. У закупщика появляется широкий выбор. И можно предположить, что из всего набора предложений он сможет выбрать наиболее подходящий для компании вариант.
Примерно так выглядит ситуация на первый взгляд. На самом же деле все немного иначе.

Особенности
На самом деле компания имеет всего лишь несколько ключевых поставщиков. Поставщик переходит в категорию основных (постоянных) в тот момент, когда компанию полностью устраивают его условия, а рейтинг поставщика удовлетворяет предъявляемым требованиям.
Для работы с основными поставщиками Интернет может дать единую среду обмена информацией на основе EDI протокола и уменьшить усилия, затрачиваемые сторонами на оформление сделки за счет своевременности доставки информации.
Кроме основных поставщиков, в компании всегда активно ведется работа с другими продавцами. Это необходимо для того, чтобы в категорию постоянных попал именно тот поставщик, который предлагает лучшие условия поставки.
Типичной ситуацией в процессе закупки являются распродажи, когда товар или услуги можно приобрести по значительно более низким ценам. Такие события происходят относительно редко, и если закупщик будет вовремя проинформирован о распродажах необходимых ему товаров в различных компаниях, он сможет всегда закупать их по цене, существенно ниже обычной. Для многих компаний подобная работа с распродажами является основным источником поставок.
Мы рассмотрели три наиболее характерных параметра, на которые мы можем влиять в процессе закупки, используя Интернет как новую среду обмена информацией, а именно:
- Поиск продавца
- Оперативность анализа информации, оформления и доставки заказа
- Доступность продавца

Закупочный портал
Приведенная схема работы с поставщиками компании уже используется на практике в сети магазинов «Пятерочка». Основным инструментом для этого служит «закупочный портал» компании в Интернете. На нем «Пятерочка» выставляет для общего доступа запросы на конкретные товары. Если поставщик в состоянии удовлетворить запросы компании, он посылает предложение на поставку товара.
На рынке существуют тысячи компаний, предлагающих сходные товары и услуги, поэтому для закупщика становится важным не захлебнуться в этом потоке предложений и научиться выделять главное. Для этого в функции портала входит категоризация предложений на поставку и мощная система выбора оптимальной заявки на основе данных о поставщике, ценах и условиях поставки.
Чтобы поддерживать полноценное двустороннее общение с поставщиками, менеджер по закупке использует механизмы автоматических ответов, а система уведомляет его о приходе заявок, которые удовлетворяют выставленным условиям.
Наиболее важной задачей в организации процесса закупки через Интернет является создание практической технологии. Чтобы закупочным порталом начали пользоваться, он должен быть удобным, облегчать жизнь продавцу и покупателю.
Интуитивно понятные интерфейсы закупщика помогают ему легко понять и принять новую технологию, начать использовать ее в ежедневной работе. Прозрачная система публикации заявок на закупку, в свою очередь, позволяет поставщикам чувствовать себя комфортно.

Использование
Использование «закупочного портала» начинается с уведомления всех существующих поставщиков о появлении нового способа обмена информацией. Параллельно проходит специализированная рекламная кампания, направленная на то, чтобы большинство вероятных кандидатов в поставщики узнали о существовании сервиса и начали им пользоваться.
К моменту начала рекламной кампании в закупочном портале уже сформированы заявки на партии товаров, а менеджеры по закупкам прошли цикл обучения.
Далее все большая часть закупочной активности выносится на закупочный портал компании, закупщики и поставщики привыкают к новому способу работы. В какой-то момент времени с помощью портала закупщик начинает находить организации, которые предлагают ему лучшие условия поставки и цены, нежели уже существующие поставщики.
Можно сказать, что именно с этого момента портал начинает приносить организации прямую пользу, измеряемую в конкретных суммах денег. Не говоря уже о значительном снижении расходов на телефонию и облегчении труда закупщиков, которые способствуют более качественной работе всего департамента закупок.

Результаты
Практическая реализация закупочного портала для российской компании – реальность, продиктованная требованиями времени. Принося компании выгоду, такой портал помогает снизить потребительские цены на товары и услуги, в конечном итоге повышая конкурентоспособность компании на рынке.

Досье

«Пятерочка» – одна из крупнейших сетей дискаунтных магазинов, работающая в Петербурге и Москве. Каждую минуту более 300 человек делают покупки в десятках торговых центров «Пятерочки», число которых постоянно растет.

Интернет-агентство
«Томстудио» предоставляет услуги по разработке решений в сфере электронной коммерции, веб-дизайна и интернет-программирования для корпоративных клиентов в Москве, Петербурге, других крупнейших городах России и СНГ.