Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 г.: три месяца на подготовку и что важно знать уже сейчас

Через три месяца бумажные транспортные накладные станут вне закона. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 вносит изменения в 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности". С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным для всех участников грузоперевозок, включая ИП.

В статье расскажем о том, почему начинать подготовку лучше прямо сейчас, какие сценарии перехода существуют и с какими неопределенностями придется столкнуться.

Почему откладывать на август - рискованно?

У бизнеса есть ровно три месяца. Распространенное рассуждение: "Закон вступает в силу в сентябре - значит, займемся этим вопросом в августе". Это опасная иллюзия. Переход на ЭПД - не просто настройка ПО, а изменение бизнес-процессов, которые затрагивают всех участников перевозки.

Что произойдет, если вы не успеете подготовиться?

• Остановка работы с контрагентами. Электронная транспортная накладная - это связующее звено между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Если хотя бы один участник цепочки не будет подключен к ЭПД, документооборот встанет. Груз не уедет, оплата не придет.
• Ажиотаж у подрядчиков. В августе все побегут за электронными подписями и настройкой. Очереди в удостоверяющие центры и загрузка партнеров вырастут в разы.
• Потеря конкурентного преимущества. Те компании, которые войдут в сентябрь уже в рабочем режиме, получат свободный рынок - их менее подготовленные конкуренты будут вынуждены разбираться с остановками и срочными доработками.

Рыночная практика показывает: запуск пилотного проекта с одним ключевым контрагентом за 4-5 месяцев до дедлайна позволяет выявить ошибки и войти в обязательный режим без аврала.

Что мы знаем о переходе и чего пока не знаем?

Закон принят, но не все форматы ЭПД еще утверждены.

Согласно заявлениям Минтранса России, с 1 сентября 2026 года в электронный формат должны перейти:

• транспортная накладная при перевозке грузов автомобильным транспортом;
• заказ (заявка) при перевозке грузов автомобильным транспортом;
• железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при перевозках грузов воздушным транспортом;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).

Важный момент - с мая ситуация сдвинулась с мертвой точки. Бóльшая часть неопределенности, которая висела над рынком, снята:

• Для автомобильных перевозчиков - все стабильно: форматы ЭТрН и ЭПЛ утверждены и работают, можно и нужно готовиться.
• Для железнодорожных и авиаперевозчиков - наконец, появилась ясность. По состоянию на июнь 2026 года Правительство РФ утвердило правила обмена и порядок направления электронных грузовых накладных на воздушном транспорте и электронных транспортных железнодорожных накладных в ГИС ЭПД. Постановления вступают в силу с 1 сентября 2026 года. Документы будут оформляться в виде XML-файлов по форматам, утверждаемым ФНС России.

Что касается экспедиторов, то речь идет о компаниях и специалистах, которые организуют перевозку грузов и сопровождают логистические процессы. Напомним, что регистрация в реестре "ГосЛог" началась 1 марта, а крайний срок для действующих компаний истек 30 апреля 2026 года. При этом зарегистрироваться в реестре можно и сейчас, однако за нарушение установленных сроков может быть предусмотрен штраф.

По отзывам участников рынка, процесс регистрации шел непросто, были жалобы на техническую неготовность системы, высокие затраты на интеграцию с ФСБ и размытые требования к ПО. После регистрации у экспедиторов есть 45 дней на подачу заявления в УФСБ и установку оборудования для передачи данных. И обеспечить хранение данных на российских серверах в течение трех лет.

Каким окажется рынок и какое место в новой системе займет каждый из его участников — вот что действительно волнует игроков отрасли. Бизнесу важно понимать, где будут выгоды, какие риски могут возникнуть и как избежать финансовых потерь.

Штрафы за нарушение:

• работа без регистрации в реестре - 100-300 тыс. рублей при первом нарушении;
• при повторном - 500 тыс.-1 млн рублей.

Вывод для экспедиторов: не откладывать регистрацию в "ГосЛоге". Процесс может занять значительно больше времени, чем кажется на первый взгляд.

Что именно становится обязательным: сценарии для разных участников

Закон № 140-ФЗ делает обязательным обмен электронными перевозочными документами при осуществлении платных перевозок грузов. Разберем типовые ситуации.

Сценарий 1. Компания возит свои грузы своим транспортом (без оформления платной услуги).

ЭТрН не требуется - внутри одной организации транспортная накладная не оформляется. Однако путевой лист (ЭПЛ) обязателен. Введение обязательного ЭПЛ для всех участников рынка планируется с 2027 года, однако соответствующий закон пока не принят. Тем не менее готовиться к этим изменениям лучше заранее.

Сценарий 2. Перевозчик (оказывает платные услуги).

Обязательны и ЭТрН, и ЭПЛ. ЭТрН представляет собой цепочку подписей: грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.

Сценарий 3. Экспедитор или логистический оператор.

Помимо ЭПД, добавляется регистрация в "ГосЛоге" и взаимодействие с ФСБ (см. предыдущий раздел).

Инструментарий для перехода: общие подходы

Начать стоит не с выбора "новой программы", а с аудита того, что уже есть. На рынке существует несколько типовых вариантов, и выбор зависит от текущего ИТ-ландшафта компании.

Вариант А. Доработка существующей учетной системы.

Подходит для компаний, у которых уже есть самописная конфигурация, кастомизированная ERP или нетиповая база, развивавшаяся годами. Многие опасаются, что под ЭПД придется "ломать" наработанную инфраструктуру. На практике можно:

• провести анализ действующей системы на готовность к ЭПД;
• определить блоки, требующие доработки;
• реализовать интеграцию с оператором электронного документооборота (ЭДО) прямо внутри базы;
• доработать формы документов, маршрутизацию подписания и связь с мобильными приложениями для водителей.

Такой подход сохраняет инвестиции в уже построенную ИТ-инфраструктуру.

Вариант Б. Отраслевые решения для управления автопарком.

Для компаний с собственным автопарком (производственные предприятия, торговые сети, строительные организации) на рынке существуют специализированные системы управления транспортом. Они бывают разной глубины: от базового учета путевых листов и ГСМ до расширенных версий с управлением заказами, тарификацией и работой с привлеченным транспортом.

Важно, чтобы такое решение изначально (или в актуальной версии) поддерживало ЭПД, позволяя в одном месте создавать заявку, формировать маршрут, выпускать путевой лист и отправлять электронную накладную контрагенту без дублирования данных.

Вариант В. Системы для крупных логистических операторов и экспедиторов.

Для компаний, где управление перевозками - основной бизнес, существуют более мощные решения. У таких организаций часто уже есть учетная система (возможно, устаревшая или самописная). Ключевой вопрос не в том, чтобы "поставить новую систему", а в том, как интегрировать ее с существующей инфраструктурой.

Вариант Г. Подключение оператора ЭДО к типовой бухгалтерской системе.

Для компаний, у которых нет глубокого транспортного учета, но ЭПД нужны для работы с контрагентами (например, производственные предприятия, периодически заказывающие перевозки).

В типовых бухгалтерских конфигурациях после обновлений появляется блок работы с ЭПД. Не требуется покупать отдельную транспортную программу - достаточно подключить оператора ЭДО и настроить обмен. Некоторые операторы предлагают готовые расширения, добавляющие функционал ЭПД в любую учетную систему. Однако такие расширения "из коробки" корректно работают только с типовыми конфигурациями. Если база нетиповая или доработанная, требуется дополнительная настройка и адаптация.

Реальные выгоды от перехода на ЭПД (не только из‑за обязательности)

1. Скорость оплаты.

Опыт предыдущих обязательных переходов на электронный документооборот показывает, что электронная накладная доходит за секунды, а не за 1-3 дня курьерской доставки. Для заказчика факт "документ получен и подписан" становится прямым сигналом к оплате.

2. Мгновенное исправление ошибок.

В бумажном документообороте ошибка в накладной - это остановка процесса. Водитель везет документы обратно, переоформление занимает дни. В электронном формате исправление вносится в системе, и новый вариант документа мгновенно становится доступен всем участникам перевозки. Проблемы "водитель уже уехал" или "оригиналы в другом городе" исчезают.

3. Никаких потерянных документов.

Одна из ключевых проблем при бумажных перевозках - потеря накладных при передаче из магазинов в офис, между отделами, при доработке. С переходом на ЭПД электронный архив хранится в системе постоянно и доступен по запросу за минуты.

4. Снижение налоговых рисков.

Чистый цифровой след снижает вероятность выездной налоговой проверки. Автоматическая выгрузка и сверка счетов-фактур позволяет сдавать декларации по НДС без расхождений и вовремя.

5. Конкурентное преимущество.

Компании, которые заранее подготовятся к сентябрю, смогут пройти изменения более спокойно и с меньшими организационными рисками. При этом неподготовленные участники рынка, скорее всего, не будут отказываться от заказов и останавливать работу в моменте, если вся цепочка по-прежнему продолжит работать не по ЭПД. Однако для них возрастут риски штрафов, доначисления налогов и работы в условиях повышенной нагрузки.

Логика и сроки подготовки (как это обычно выглядит)

Переход на ЭПД зависит от сложности текущей учетной системы, количества контрагентов и зрелости внутренних процессов. Ниже описан типичный сценарий, который встречается на рынке. Сроки могут сжиматься или растягиваться в зависимости от обстоятельств.

Этап	Что происходит	Типовые сроки
Недели 1–2	Проводится аудит учетной системы, используемых документов и наличия электронной подписи. Оценивается, какие блоки уже готовы к работе с ЭПД, а какие требуют доработки.	1-2 недели
Недели 3–4	Настраивается выбранный инструмент. При необходимости проводятся точечные доработки форм документов, маршрутизации подписей и интеграции с мобильными приложениями.	1-4 недели (зависит от сложности)
Недели 5–6	Проводится пилотный обмен электронными накладными с одним-двумя ключевыми партнерами. Отрабатывается роуминг, исправляются ошибки. Сотрудники знакомятся с новыми процессами.	1-2 недели
Недели 7–8	После успешного тестирования система переводится в промышленный режим. В первые недели ведется мониторинг и оперативное сопровождение: фиксируются отклонения, донастраиваются права доступа, уточняются внутренние регламенты.	1-2 недели

Простое подключение оператора ЭДО к типовой конфигурации может занять несколько дней. А глубокая интеграция со сложной, доработанной учетной системой — месяц и более.

Примерный план действий на июнь-июль

• Не ждать сентября. Внедрение ЭПД требует времени: от настройки учетной системы до обучения персонала и тестирования с контрагентами.
• Провести внутренний аудит - выяснить, какие сценарии перевозок есть в компании, какой учетный контур используется, есть ли уже электронная подпись.
• Если компания является экспедитором: регистрация в реестре "ГосЛог" должна была быть завершена до 1 мая. Иначе - штраф.
• Выбрать подрядчика (интегратора или консультанта), который:

- проведет аудит текущих процессов;
- определит оптимальный вариант: доработка существующей системы, внедрение отраслевого решения или подключение оператора ЭДО;
- поможет с настройкой и тестированием.

• Запустить пилот с одним контрагентом - чтобы войти в сентябрь без сюрпризов. К этому времени важно выстроить командную работу и перевести на ЭПД всех ключевых и критически важных контрагентов, иначе готовность к работе лишь с одним партнером может обернуться серьезными проблемами.

Переход - комплексная задача, затрагивающая учетные системы, контрагентов и внутренние процессы. Откладывать ее на август - значит гарантированно попасть в ажиотаж и очереди, а с высокой вероятностью - приостановить работу. Компании, которые начнут готовиться сейчас, смогут не только избежать аврала, но и получить конкурентное преимущество в виде прозрачного, быстрого и юридически безупречного документооборота. Технологически отрасль к этому готова - осталось только успеть за ней.