ITAM и тут. Российские компании страдают от раздробленности информации
Согласно сообщению ООО "НТЦ Аргус", основная проблема управления ИТ‑активами возникает не из‑за недостатка информации о них, а из‑за периодической невозможности подтверждения достоверности информации, необходимой для решений о закупках, ремонте, возврате и списании оборудования и так далее. Авторы отметили, что компании могут учитывать разные характеристики одного и того же актива сразу в нескольких системах: так, в ERP указана его стоимость, в складской системе — остаток, в CRM — связь с клиентом и так далее. При этом проблема заключается не в корректности данных для каждого из процессов, а в том, что расхождения не всегда выявляются и устраняются вовремя.
"Наиболее выраженный запрос на ITAM (IT Asset Management — управление ИТ‑активами) исследователи зафиксировали у операторов связи и предприятий с территориально распределенной инфраструктурой. В таких организациях оборудование перемещается между площадками, складами, подразделениями, подрядчиками и клиентами, а его статус меняется сразу в нескольких учетных контурах. Чем длиннее этот маршрут, тем сложнее компании определить, где ИТ‑актив находится фактически, доступен ли он для повторного использования и какие данные о нем считать актуальными", — гласит сообщение компании.
По словам коммерческого директора "НТЦ Аргус" Евгения Мошняцкого, невозможность подтверждения исходных данных вынуждает компании закладывать дополнительный объем при закупке и резервировании оборудования. Из‑за этого часть активов остается невостребованной, что приводит к росту издержек, замораживанию капитала и росту расходов. Позднее он рассказал ComNews, что в основу исследования легли десять глубинных бесед с представителями российских компаний из разных отраслей экономики. Этого хватило для проверки исходных предположений исследователей.
"Целью исследования была проверка продуктовых гипотез в области ITAM и верификация наших представлений о реальных потребностях компаний в управлении материальными и нематериальными ИТ‑активами. Нам было важно понять, какие проблемы возникают у бизнеса при закупке, выдаче, эксплуатации, перемещении, ремонте, возврате и списании оборудования, а также при управлении программным обеспечением, лицензиями и подписками", — рассказал он.
Однако Евгений Мошняцкий отметил, что назвать средний процент роста затрат по итогам исследования нельзя. Главная причина — оно было качественным, а большинство компаний пока отдельно не рассчитывают экономический эффект от расхождений в данных об ИТ‑активах, так как такой культуры пока нет. При этом он отметил, что участники интервью подтвердили, что последствия хорошо заметны в операционной работе.
"Основная проблема возникает на стыке двух контуров. Закупки планируются исходя из заявленной потребности, а данные о фактическом наличии, состоянии и использовании активов ведутся отдельно. Если эти сведения не согласованы, компания может приобретать оборудование, лицензии или расходные материалы, которые у нее уже есть, но не видны как доступный ресурс. ITAM помогает связать эти контуры и принимать решения на основании подтвержденных данных", — сказал он.
По словам Евгения Мошняцкого, эффект от внедрения ITAM ярче всего заметен в компаниях, продающих оборудование конечным пользователям, с территориально распределенной инфраструктурой или выполняющих большое количество сервисных и ремонтных работ. Он отметил, что системы управления ИТ‑активами внедряют не потому, что без них компании не могут работать: к таким проектам чаще приходят компании со зрелыми процессами, которые уже ищут резервы эффективности на уровне отдельных процентов и придерживаются подхода рачительного собственника к управлению ИТ‑активами.
"Инвентаризация даже в зрелых организациях по‑прежнему требует выгрузок из учетных систем, сверки с рабочими файлами подразделений, физического обхода площадок, а также ручных запросов в региональные подразделения и ожидания подтверждения фактического местонахождения и статуса ИТ‑активов. Отдельной проблемной зоной участники исследования назвали лицензии и подписки. Количество приобретенных лицензий и подписок, условия договоров и сведения об их реальном использовании обычно отражаются в разных источниках. Эти данные сводятся перед продлением, когда возможности перераспределить лицензии или скорректировать объем закупки уже ограничены. Для операторов связи исследование выявило дополнительный класс задач, связанных с клиентским оборудованием, ЗИП, техникой на объектах связи и выдачей подрядчикам. Возвращенное оборудование может физически находиться на складе, но его договорной, финансовый и технический статусы обновляются в разное время. До завершения такой сверки ИТ‑актив нельзя уверенно вернуть в резерв и использовать повторно", — говорится в сообщении "НТЦ Аргус".
По мнению авторов сообщения, ITAM не должен заменять корпоративные ERP‑системы, прикладные, складские и договорные системы. Его задача — связать данные из этих контуров, определить достоверный источник для каждого атрибута, зафиксировать расхождения и довести их до конкретного действия с ИТ‑активом.
По словам Евгения Мошняцкого, срок окупаемости ITAM‑проекта зависит от нескольких факторов. Среди них он назвал масштаб ИТ‑ландшафта, количество активов, качество исходных данных и состояние операционных и складских процессов. Он заметил, что чем больше расхождений в учете, тем выше потенциальный экономический эффект от наведения порядка.
"В отдельных случаях значительную часть затрат на внедрение можно компенсировать уже за счет оптимизации существующей ИТ‑инфраструктуры: отказа от дублирующих закупок, перераспределения неиспользуемого оборудования, сокращения избыточных запасов и реализации невостребованных ИТ‑активов. По моей экспертной оценке, средний срок окупаемости ITAM‑проектов составляет около полутора‑двух лет. Однако итоговый показатель всегда зависит от количества активов, масштаба компании и того, насколько последовательно она использует данные системы в закупочных, складских и эксплуатационных процессах", — заключил он.
