Павел Костенко (ГРЧЦ): "Главной нашей целью является обеспечение возможности взаимодействия информационных систем напрямую, без участия человека"

1 апреля 2016 года вступила в действие новая редакция Порядка проведения экспертизы электромагнитной совместимости (ЭМС). Одновременно с этим федеральное государственное унитарное предприятие "Главный радиочастотный центр" ввело в эксплуатацию новую версию своей информационной системы под названием "Кабинет заявителя", обеспечивающий взаимодействие с операторами связи. Руководитель департамента электронного документооборота и информационных технологий ФГУП "ГРЧЦ" Павел Костенко рассказал журналу "Радиочастотный спектр", в чем заключаются главные изменения и для чего они понадобились.

 - Павел, прежде чем мы приступим к основной теме, объясните, почему такое необычное сочетание ответственности департамента: делопроизводство и информационные технологии?

 - Вы правильно заметили, эти два направления, действительно, кардинально различаются по самой своей сути. IT-специалисты или, как их называют, айтишники по праву считаются новаторами. Им бы все сломать и построить заново, желательно с использованием самых свежих технологий и методик.

Документоведы, напротив, свято чтут свои традиции, заложенные еще Петром Первым в 1720 году. Именно тогда был создан "Генеральный регламент", ставший основой организации делопроизводства в государственных учреждениях.

Они искренне гордятся тем, что пронесли сквозь века, бережно сохранили эти незыблемые, с их точки зрения, ценности. С другой стороны, если характеризовать основной бизнес-процесс предприятия, то это все-таки документооборот. Бумага на входе, бумага на выходе. Да, внутри она движется по сложным маршрутам, на ее основе строятся непростые технологические, расчетные и финансовые процессы. Но все они в конечном итоге сводятся опять-таки к созданию финальных документов. При автоматизации всего этого "они сошлись: вода и камень, стихи и проза, лед и пламень".

Как построить действительно электронный документооборот, а не скатиться к автоматизации бумажного? Айтишники поначалу предлагали столь революционные идеи, что повергали делопроизводителей в натуральный шок. Те же, в свою очередь, стеной стояли за проверенные временем подходы, которые давно доказали свою состоятельность и надежность. Искры летели в разные стороны. В итоге руководство предприятия приняло поистине соломоново решение: наделить одного человека ответственностью за оба процесса, чтобы и автоматизация прошла успешно и эффективно, и делопроизводство на предприятии было обеспечено на необходимом уровне. Так что пришлось нащупывать золотую середину.

- Что изменилось с внедрением нового порядка проведения экспертизы ЭМС?

- Главное изменение связано с тем, что теперь договор стал первичен. Мы предлагаем заявителям один раз заключить с нами рамочный договор и впоследствии подавать обращения на его основе. И это не потому, что мы хотим как-то обезопасить себя в финансовом плане, вовсе нет. Денежные потоки никак не изменятся.

Основная цель - это сокращение времени рассмотрения обращений. Сейчас для каждой радиочастотной заявки создается проект договора, который направляется заявителю, согласовывается, подписывается, и только потом начинаются работы. Все это время "мяч" на стороне оператора, но есть субъективное ощущение, что обращение долго рассматривается.

Более того, в новой редакции текста договора предусмотрена возможность осуществления авансового платежа, а в новом Кабинете заявителя этот функционал реализован. Теперь мы можем приступать к работе немедленно, сразу же после получения обращения. Заявителю потребуется лишь отметить в интерфейсе своего личного кабинета те заявки, на оплату которых он хотел бы выделить денежные средства из ранее перечисленного аванса. Тем самым он соглашается с объемом и стоимостью работ. Это очень существенная экономия времени, которая может исчисляться неделями.

- Расскажите про Кабинет заявителя. Зачем потребовалось внедрять новую информационную систему, чем не устраивала старая? Может быть, проще и дешевле было ее доработать?

- Дело в том, что архитектура старого Кабинета заявителя не позволяла сделать главное: интегрировать его в основную информационную систему. Ведь вычислительные сети предприятия разделены на внутреннюю и внешнюю, таковы требования безопасности. Естественно, Кабинет заявителя располагается во внешнем сегменте, а все остальные системы - во внутреннем. И он существовал сам по себе. Нам удалось перекинуть кое-какие мостики, чтобы обеспечить хотя бы публикацию документов во внешнем сегменте информационной системы. Но для глубокой интеграции такой способ не годился.

В новой же архитектуре нам совместно с подразделением предприятия, обеспечивающим безопасность информационных систем, удалось найти и реализовать защищенное решение. Оно позволяет внешнему приложению получать доступ к любым данным из внутреннего и наоборот. Точнее даже будет сказать, что обе системы оперируют одними и теми же объектами, так что интеграция как таковая не требуется вовсе. К тому же исключается дублирование данных, порождающее избыточность, конфликты синхронизации и прочие проблемы.

А по поводу стоимости могу сказать, что проект в части создания внешнего приложения был реализован за срок чуть больше года тремя работниками департамента: аналитиком и двумя программистами. Конечно, в качестве экспертов, предъявляющих бизнес-требования к системе, в процессе активно участвовали многие работники предприятия, включая генерального директора. Постоянно проходили обсуждения, весьма бурные дебаты, решения часто вырабатывались совместно.

- Каковы особенности функционала нового Кабинета заявителя?

- Опишу функции, но не в порядке значимости, а по логике их следования. Начинается все с регистрации. Все пользователи нового Кабинета - это физические лица. Юридические отсутствуют как таковые.

Все определяется договором. Если пользователь имеет к нему доступ, то получает возможность совершать действия от имени того юридического лица, в интересах которого составлен документ. Это позволяет избежать применения одного аккаунта разными лицами. Если человек увольняется, ему просто закрывают доступ к договорам организации. Если же пользователь работает в компании-агенте и имеет право подавать заявки от имени разных юридических лиц, он будет иметь такую возможность в новом Кабинете. Более того, по просьбе крупных операторов связи мы сейчас реализовали очень гибкую трехуровневую систему доступа, позволяющую им сколь угодно детально продумать и самостоятельно настроить в системе свою филиальную схему. Достаточно заключить один договор, и потом спокойно можно создавать необходимое количество приложений, каждое из которых еще дополнительно разделять на папки.

Доступ можно предоставлять как ко всему договору, так и к набору приложений или к набору папок внутри приложения. Договор заключается с нашей стороны полностью в автоматическом режиме.

Сначала пользователь последовательно вводит необходимые реквизиты. Потом система формирует проект договора, присваивает ему номер, дату и подписывает электронной подписью уполномоченного лица.

- А что должен сделать заявитель, кроме введения реквизитов?

- Заявителю остается лишь подписать договор своей электронной подписью. Конечно, за этим кроется целая внутренняя процедура согласования, иногда очень сложная. Но нас в конечном итоге интересует только корректная квалифицированная подпись лица, имеющего юридическое право на заключение таких договоров от имени организации. Далее пользователь, сумевший обеспечить присоединение файла с такой подписью в интерфейсе личного кабинета, становится владельцем договора, получая доступ к совершению всех необходимых действий в Кабинете заявителя от имени юридического лица. Кроме того, у него появляется возможность предоставлять и другим пользователям доступ к данному договору.

- А как быть с ранее поданными заявками?

- Все прежние аккаунты мы сохранили в новом Кабинете. Можно войти и получить доступ ко всем "историческим" документам. Для этого сформированы специальные псевдодоговоры.

По ним нельзя подать новые электронные обращения, но старые заявки по-прежнему доступны; также остаются актуальными все прежние сервисы для новых заявок, подаваемых в бумажном виде. То есть если оператор подает обращение в виде бумажного документа, а сервисом Кабинета пользуется лишь для отслеживания статусов и получения электронных копий документов, функционал новой системы для него будет также удобен.

Единственное, мы бы все-таки настоятельно рекомендовали каждому представителю заявителя завести персональный аккаунт в новом Кабинете.

- Как происходит дальнейшее электронное взаимодействие?

- Пользователь выбирает доступный ему договор, или приложение, или папку и на этой основе направляет нам обращение. Теперь мы не требуем подписания каждого обращения. Ответственность за некомпрометацию пары "логин - пароль" лежит на заявителе, и это прописано в договоре. Все действия, совершаемые в системе под конкретным аккаунтом, считаются подписанными простой электронной подписью.

Большего мы не требуем. А вот те документы, которые мы оформляем от своего имени: счета, акты, результаты нашей работы - в общем, все, кроме счетов-фактур, подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют юридическую силу.

- Кроме счетов-фактур? А что с ними?

- Они, пока временно, продолжают оформляться на бумажном носителе. Дело в том, что в соответствии с действующим законодательством мы имеем право договориться с контрагентом об обмене любыми электронными документами и все они будут иметь юридическую силу. Но за исключением счетов-фактур. Здесь законодательство требует от нас использовать услуги так называемых спецоператоров электронного документооборота, вся роль которых заключается в подтверждении момента передачи счета-фактуры от продавца покупателю. И все. И из-за столь незначительной, на мой взгляд, проблемы, приходится городить весь этот "огород" с привлечением спецоператоров. Но их много, за публикацию каждого документа они берут деньги, различные компании используют разных операторов, как такового автоматического роуминга между ними не существует, и в итоге получается, что каждому приходится взаимодействовать с каждым. Публиковать свои документы у одного, а получать - от других среди множества прочих.

Мы считаем это крайне неудобным и намереваемся обеспечить возможность нашим клиентам получать от нас все юридически значимые электронные документы в едином месте: в Кабинете заявителя ФГУП "ГРЧЦ". Для этого мы хотим реализовать интеграцию нашей системы с системой электронного документооборота какого-нибудь одного конкретного спецоператора. Тогда, публикуя счет-фактуру в Кабинете заявителя, мы гарантируем контрагенту наличие того же счета-фактуры у аккредитованного налоговой службой спецоператора. А там уж пусть контрагент сам решает, получать ли документ от нас или воспользоваться информационной системой спецоператора. К счастью, государство движется в том же направлении, постепенно упрощая правила электронного взаимодействия. Согласно приказу Минфина России от 10.11.2015 №174н с 1 апреля 2016 года отменяется обязательная подпись извещения о получении счета-фактуры со стороны покупателя. Это существенно облегчает нам интеграцию. Как только мы закончим реализацию данного функционала, необходимость бумажной версии счета-фактуры отпадет.

- В каком направлении вы будете развивать систему?

- Планов громадье! То, что мы сейчас представляем на строгий суд наших уважаемых операторов, - лишь надводная часть айсберга. Главной нашей целью является обеспечение возможности взаимодействия информационных систем напрямую, без участия человека. И обмениваться они должны, как и положено современным информационным системам, полностью структурированной информацией. Так называемый сервис В2В. То есть заявитель сформировал в собственной информационной системе материалы обращения, а дальше все происходит автоматически: передача нам, проверка корректности данных, информирование об ошибках, отслеживание статусов заявок, публикация документов и так далее. Но все строго в рамках заключенного договора. Поэтому нам важно сейчас оценить готовность рынка к такому взаимодействию, понять, насколько востребованными окажутся наши сервисы.

Пока мы предлагаем обмениваться произвольными, неформализованными, неструктурированными документами, созданными в формате Word, Excel или PDF.

Сегодня мы лишь переводим их в электронный вид, но в будущем логично будет получать информацию сразу в виде, пригодном для идентификации и размещения в базе данных. Уже сейчас созданы тестовые веб-сервисы, и мы активно сотрудничаем с крупными операторами связи по вопросам их дальнейшего развития. Ведь игрокам рынка так же, как и нам, требуется доработать свои информационные системы, чтобы приспособить их к прямому взаимодействию.

На текущем этапе мы можем учесть пожелания наших крупных заявителей, рассмотреть конструктивные предложения по созданию и использованию конкретных форматов или протоколов. А вот если получится сделать сервис удобным для них, то и остальные заявители, я уверен, смогут, при желании, интегрироваться с нами по той же схеме.

К тому же, как я говорил, архитектура Кабинета заявителя такова, что позволяет представлять во внешнем сегменте любые данные, присутствующие в нашей информационной системе. Это открывает широкие перспективы.

Например, реализовав экранную форму просмотра плана частотно-территориального размещения (ПЧТР) из заключений экспертизы ЭМС, мы дадим заявителю возможность указать в нем необходимые ему РЭС и направить в Роскомнадзор через нас заявление на получение разрешения на использование частот (РИЧ). Или другой вариант.

Некоторые операторы хотели бы иметь возможность получать информацию комплексно по всем частотным присвоениям, по которым им когда-либо выдавались заключения экспертизы или РИЧ. Такой сервис тоже может быть востребованным.

- А если оператор не столь крупный или, например, не имеет пока собственной информационной системы, чтобы интегрироваться с вами? Как быть тогда?

- Для мелких и средних компаний мы уже приступили к реализации удобного интерфейса пользователя для ввода заявок, которые будут формироваться и поступать к нам в формализованном, структурированном виде. К тому же в этом случае большинство необходимых проверок будет осуществляться в режиме реального времени, и пользователь увидит все свои ошибки или неточности, что называется, онлайн.

Планируем также предусмотреть возможность загрузки заявок из файлов формата Еxcel. Возможно, кому-то будет удобнее применять именно такую форму взаимодействия.

- Павел, спасибо за пояснения. И последний вопрос. Если у пользователей возникнут проблемы, что делать, куда обращаться?

- У нас функционирует горячая линия, специалисты которой на уровне пользователей знакомы с работой нового Кабинета заявителя. На самые простые вопросы, связанные с недопониманием или отсутствием навыков у заявителя, они ответят быстро, помогут разобраться. Если же проблема более глубокая, то подключаются специалисты службы технической поддержки, которые либо оперативно устранят проблему, либо предложат обходной путь ее решения. Пока и те, и другие находятся на связи только в рабочее время, но мы понимаем, что с активным переходом операторов на электронный формат взаимодействия с предприятием нам придется расширять временное окно доступности специалистов.

Досье ComNews

Павел Викторович Костенко в 1996 г. окончил Московский инженерно-физический институт. Сразу после окончания института начал карьеру программиста в ЗАО "Телесофт Россия", совместном российско-итальянском предприятии, специализирующемся на решении задач автоматизации телекоммуникационных компаний. Параллельно учился в аспирантуре, защитил кандидатскую диссертацию, занимался преподавательской деятельностью. Имеет ученую степень кандидата технических наук и звание доцента. С 2001 г. по 2008 г. занимал различные должности в информационных подразделениях российского торгового холдинга "Паркет-Холл". С 2009 г. работает во ФГУП "ГРЧЦ", прошел путь от начальника отдела до руководителя департамента электронного документооборота и информационных технологий.