Business Process Management Systems: системное управление до, во время и после кризиса

Ситуацию, сложившуюся в мире и вызванную эпидемией, безусловно, можно отнести к числу "черных лебедей" - событий, наступления которых никто не прогнозировал. Огромным нагрузкам подвержены цепи поставок, затронуты почти все сегменты бизнеса, экономики, социальной сферы. Однако нельзя не отметить, что эта ситуация стала также и стимулом: многие эксперты называют вынужденный переход на удаленную работу и сопутствующие изменения - "принуждением к цифре". Именно пандемия заставила компании перенести такие категории, как "виртуальные рабочие места", "VPN-системы", "электронный документооборот", "облачные системы", "автоматизация задач", "цифровизация управления процессами", из категорий долгосрочной перспективы в список оперативно решаемых задач.

В подобных обстоятельствах антикризисного руководства бизнесом и производством на первый план выходит эффективное и гибкое управление процессами внутри компаний, которые позволяют различным подразделениям организации работать вместе и взаимодействовать с поставщиками и клиентами. Начавшаяся пандемия продемонстрировала ряд характерных проблем: многие компании формировали бизнес-процессы изолировано друг от друга или, что еще хуже, вообще не "разрабатывали" их. Во многих случаях процессы просто возникали как "то, что всегда делалось" по правилам, которые "исторически сложились", невзирая на их стоимость и эффективность. Текущая ситуация стала ощутимым стимулом для пересмотра архаичных процессов и побудила решать проблему повышения эффективности.

Ответ на вызовы пандемии организации могут найти в построении управления бизнес-процессами - Business Process Management: повышение эффективности внутренних процессов, улучшение обслуживания клиентов и рост инноваций в продуктах и услугах. Промышленные предприятия с помощью BPM-систем могут создавать "цифровых двойников производства", которые позволяют отслеживать все этапы создания продукта: от разработки дизайн-концепта до массового выпуска. Хотя в "тучные годы" внедрение BPM-систем не является первоочередной задачей, ведь компания и так работает, приносит прибыль и даже немного растет. Поэтому многие компании рассматривают подобные проекты как отдаленную перспективу. Однако именно в подобные кризисные периоды особенно востребованными становятся базовые принципы BPM: динамичность, прозрачность и эффективность. Современные цифровые системы управления бизнес-процессами помогают повышать эффективность работы путем анализа, разработки, внедрения, мониторинга, контроля и изменения операционных бизнес-процессов. Это происходит за счет применения ИТ-решений непосредственно к бизнес-процессам, быстрого реагирования на возникающие вызовы и возможности, а также повышения производительности труда сотрудников через унификацию и автоматизацию повторяющихся процессов. Самое главное, что любые повторяющиеся процессы доступны к автоматизации: от формирования договоров и отпусков до согласования запуска разработки новых месторождений.

Приведем несколько кейсов.

Для одной крупной, ведущей распределенную работу на территории России и мира компании была разработана и внедрена система автоматизации командирования. На первый взгляд, это не самый важный бизнес-процесс, но в год сотрудники совершали более 50 тысяч поездок по всему миру. Учет, согласование командировок велись через почтовую переписку, а данные вручную вносились в MS Excel, а для согласования зачастую нужно было распечатать документ и лично принести руководителю. А если в одном из отделений уезжал человек, ответственный за подпись? Тогда все согласования замораживались. После анализа процесса, документирования всех этапов специалистами КРОК была развернута автоматизированная система на базе платформы Creatio от "Террасофт" и СУБД MS SQL, которую интегрировали с HRMS, системами информационной безопасности и другими необходимыми сервисами. В ходе реализации проекта специалисты заказчика и эксперты КРОК совместно произвели реинжиниринг бизнес-процесса командирования и сформировали его целевое состояние, оптимизировав перечень шагов и логику обработки данных в них. В результате этого сотрудники получили возможность отслеживать этапы согласования командировок, планировать и изменять их в случае необходимости без участия третьих лиц. Кроме того, автоматизация позволила полностью перевести процесс на электронный документооборот, а также внедрить единую статистику по всем шагам процесса - пунктам и целям назначения, расходуемым суммам, и анализировать показатели командирования, в том числе затраты для будущего сокращения расходов.

Если внедрение BPM в организацию командировок кому-то покажется слишком тривиальной или легкой задачей, то автоматизация мониторинга флюидов в нефтегазовом секторе - совсем другое дело. Специалисты КРОК создали прототип системы по улучшению качества проб пластовых флюидов за счет обеспечения повышения управляемости процесса отбора проб. Задача системы - автоматизировать сразу несколько процессов: инициации проекта, разработки и согласования работ, формирования аналитических отчетов на основе ключевых показателей эффективности. На основе СУБД PostgreSQL и платформы Creatio разработана система, которая не только автоматизирует необходимые процессы, но также консолидирует информацию из нескольких источников, в ней сформированы справочники, списки материально-технического обеспечения типовых работ. В результате в компаниях нефтегазового сектора может повыситься прозрачность самого процесса, а время принятия решений по разработке месторождений существенно сократится.

Эти кейсы отлично демонстрируют два из трех принципов Business Process Management: прозрачность и эффективность. Однако в периоды кризиса главный козырь отлаженной системы управления бизнес-процессами - динамичность. Изменились правила выдачи отпусков? Появились новые сотрудники, которых необходимо быстро ввести в курс дела? В BPM-системы можно вносить изменения "на ходу", без усложнения коммуникации и сохраняя стандартные темпы бизнес-процессов. Да, безусловно, кто-то решит, что внедрение систем управления процессами можно отложить на более спокойное время, но тогда остается вопрос, а смогут ли компании выдержать испытание кризисом без процессного управления и эффективных инструментов?