Импортозамещение в HR

О ключевых принципах импортозамещения HR-инструментов в России рассказал для ComNews Алексей Корольков, генеральный директор компании Websoft.

Сегодня многие компании столкнулись с задачей замены существующих HR-решений на отечественные аналоги. Необходимость замены возникала и раньше. Были компании, которые меняли отечественные HR-продукты на импортные по разным причинам. Были компании, которые из-за высокой стоимости, сложностей с поддержкой хотели вместо существующих западных программных продуктов внедрить отечественные. Однако задача, которая сегодня встала перед IT- и HR-департаментами, выглядит совершенно иначе: у нас намного меньше времени, во многих случаях замена должна быть произведена достаточно экстренно - невозможно оплатить сервисы, есть риск нарушения законодательства о хранении персональных данных при переезде западных программных продуктов на западные серверы. По сравнению с заменой ERP-систем, CRM-систем, любых других IT-систем внутри компании замена инструментов HR-автоматизации не какая-то особенная, но тем не менее есть некоторые тонкости.

Дело в том, что это HR-продукты - это инструменты взаимодействия с сотрудниками компании, это такие инструменты, которые очень сильно влияют на комфорт взаимодействия сотрудника с компанией, на лояльность сотрудников, на HR-бренд компании. HR-инструменты обеспечивают доступ к таким необходимым сервисам, как оформление заявок, отпусков, больничных, получение доступа к компенсациям и льготам, решение разнообразных кадровых вопросов. Эти же инструменты отвечают за адаптационные процессы, то есть за то, насколько эффективно сотрудники интегрируются в компании. Сегодня это особенно важно: когда все меньше и меньше времени на выполнение определенных задач, компании не могут себе позволить длительные адаптационные периоды, сотрудники должны максимально быстро начинать действовать и выходить на оптимальную эффективность. HR-инструменты нужны и для подбора. Автоматизация подбора исключительно значима для компании, она влияет на скорость и качество закрытия вакансий. Обучение, оценка, карьерные траектории - по сути, инструменты HR-автоматизации сопровождают весь путь сотрудника в компании. И если сотрудник во взаимодействии с компанией по части HR-функций путается, испытывает дискомфорт, не получает то, что ему нужно, то он менее лоялен, испытывает больший уровень стресса, хуже работает.

Все это мы говорим для того, чтобы обосновать один важный аргумент: IT-департаментам сейчас необходимо работать в тесной связке с HR-департаментами. Это первое условие выполнения импортозамещения в HR. IT-департамент должен занять активную позицию в поиске, подборе и разворачивании альтернативных решений, которые потребуются, чтобы заменить существующий инструментарий. На HR-подразделения сегодня падает огромная нагрузка, они работают в очень напряженном режиме, им необходимо решать много вопросов. Нужна максимальная IT-поддержка, и в том числе для того, чтобы выбранное сегодня решение проработало максимально долго, чтобы не оказалось, что выбор был сделан неверно и все нужно будет заново менять в достаточно краткосрочной перспективе. Первая установка в задаче импортозамещения - проактивная роль IT-подразделения.

Теперь давайте посмотрим ключевые принципы импортозамещения HR-инструментов.

Анализ задач

Подбор замены западного продукта должен начинаться с анализа задач, которые выполняет компания с его помощью. Для начала нужно собрать все инструменты, которые на данный момент задействованы. Может быть, в компании есть один универсальный инструмент, может быть, существует целый набор инструментов. Нам нужно тщательно проанализировать задачи, которые сегодня реализуются с помощью этих инструментов. Почему это важно? Потому что тот инструментарий, который нужно будет подобрать, должен максимально точно отвечать нашим требованиям. Мы не должны оказаться в ситуации, когда новые инструменты не смогут на самом деле покрыть полный спектр задач.

Одновременно с этим, несмотря на все сложности в текущем моменте, надо посмотреть на перспективы: какие задачи сегодня есть у HR и куда они смотрят дальше, какие планы. Например, пока не было оценки, но есть планы ее внедрять. Или не было автоматизированного подбора, но собираетесь это сделать. Не было базы знаний, но планировали ее запустить. Необходимо составить полный спектр задач, которые должна выполнять та система, которую мы выберем. Важно отказаться от спешки. Несмотря на то, что задача стоит очень остро, на моменте этой базовой аналитики все участники процесса должны максимально сконцентрироваться и провести, пусть и в ускоренном режиме, но внимательный и детальный анализ задач HR.

Важно понять, чем компания не пользовалась. Предположим, в вашей компании был установлен крупный программный HR-продукт. Возможно, он поставлялся вместе с другими IT-решениями, являлся частью общей системы. Допустим, вся эта система работала несколько лет. Скорее всего, в ней использовалось не все. Что может произойти? Когда речь пойдет о замене, HR-специалист скажет потенциальным новым вендорам название этой системы и запросит аналог, то же самое. Провайдер при таком запросе будет ориентироваться на своего западного конкурента и будет пытаться предложить решение, которое будет соответствовать параметрам предшественника. Вы сузите выбор, внедрение обойдется дороже и будет более сложным и более трудоемким, при этом значительная часть функциональности не будет задействована и, вполне возможно, вам на самом деле нужно более лаконичное решение.

Запрос к потенциальным новым провайдерам должен быть основан на требованиях к функциональности, которая будет позволять реализовывать ваши задачи. Тогда импортозамещение будет произведено качественно. Нам нужно понимать, какая функциональность действительно нужна сейчас и какая потребуется в будущем. Мы должны приходить к провайдерам с функциональными требованиями, а не с задачей "сделайте нам то же самое". Анализ задач и понимание функциональных требований - то, с чего начинается процесс импортозамещения.

Выбор поставщиков

Выбирая поставщиков, важно проверить, что программный продукт находится в Российском реестре программного обеспечения, что он реализован с применением тех технологий, которые не находятся в зоне риска (сам по себе продукт может быть отечественным, но нужно убедиться, что он не работает на других технологиях, которые могут стать недоступны). Надо быть уверенными, что в составе учредителей компании нет западных инвесторов, что над продуктом работает российская команда разработчиков и что компания-провайдер прикладывает все необходимые усилия по обеспечению выполнения закона о защите персональных данных.

Роль IT-специалистов на этом этапе должна заключаться в том, чтобы помочь эйчарам обращать внимание в первую очередь на функциональность системы, на ее возможности, на ее инструменты интеграции с системами кадрового учета, с другими IT-системами внутри компании. Есть риск, что HR-специалисты будут оценивать интерфейсы, визуальную привлекательность и смотреть на более маркетинговые вещи, которые, конечно же, очень важны для современной компании, однако сейчас не должны становиться основными критериями выбора. Может оказаться, что сейчас компания заплатит достаточно большие деньги, чтобы приобрести новую систему, а буквально через месяц обнаружится, что вы не можете ее интегрировать с системами кадрового учета, не можете сделать Single Sign-On (технологию единого входа), и система порождает больше проблем, чем решает задач.

На что обращать внимание при выборе?

Опыт команды

Желательно сегодня делать выбор в сторону более опытных провайдеров, имеющих в портфолио проекты, аналогичные вашему по объему и сложности. Почему важен опыт? Когда нам надо достаточно быстро все реализовать и произвести замещение максимально оперативно, нам нужно то решение, которое будет стабильным. Стабильность может гарантировать опытный провайдер. Желательно сейчас не становиться "тестировщиками" нового программного продукта. Это вовсе не значит, что не нужно давать дорогу молодым, но именно в текущей ситуации, когда внедрить нужно быстро, много и максимально надежно, ориентироваться на опыт поставщика можно и нужно. Кроме того, опытный провайдер сможет стать для вас центром экспертизы и провести по нужным этапам, шаг за шагом.

Поддержка

Нужно внимательно изучить тот сервис, которая компания сможет осуществлять не только на этапе внедрения, но и в процессе эксплуатации новой системы. Всем участникам процесса потребуется самая разная поддержка, и обязательно нужно обратить внимание на то, как она организована.

Гибкость и возможность подстраиваться под задачи бизнеса

HR - это такая область, которая не стоит на месте, она непрерывно развивается. Потребности компаний меняются. HR-платформа должна быть максимально гибкой, такой, чтобы она позволила расти и развиваться HR-процессам.

Важно еще, чтобы провайдер был погружен в HR: понимал, что такое HR-процессы, как они могут быть устроены.

Наличие на рынке специалистов, которые умеют работать с системой. Чем больше специалистов, администраторов, людей, ответственных за поддержку и развитие системы, есть на рынке, тем лучше.

Уход от "лоскутной автоматизации"

Во многих компаниях исторически сложилась "лоскутная автоматизация": вместо использования какой-то одной интегрированной платформы задействовано много разных инструментов, интегрированных между собой. Сейчас тот самый момент, когда можно постараться от "лоскутной автоматизации" уйти и создать единую архитектуру новой HR-системы. Несмотря на то, что задача замещения инструментов HR-автоматизации сейчас выглядит в каком-то смысле угрожающей, устрашающей, этот негативный контекст можно и нужно использовать для развития более органичной, более структурированной архитектуры IT-систем в компании. На российском рынке есть достаточное количество достойных систем, которые позволяют построить полный цикл HR-автоматизации от подбора до кадрового резерва и управления знаниями.

Организация миграции данных

В любой HR-системе, которая использовалась в компании больше пары лет, накоплено огромное количество данных. Многие из этих данных имеют существенное значение, есть данные средней важности, какие-то и вовсе не нужны. При миграции данных из одной системы в другую перенести все в полном объеме один к одному не получится. У разных систем разная разная структура баз данных, данные совершенно по-разному организованы. Здесь нам снова понадобятся функциональные требования. Перенос нужно осуществлять на их основе. Мы сначала должны составить некий перечень данных, которые у нас накоплены, затем по этому перечню нам нужно определить, какие данные требуют обязательной миграции, какие данные можно сохранить локально, а какие можно потерять. Фокусироваться необходимо на переносе только тех данных, которые действительно значимы для компании, без которых работа в дальнейшем будет проблематично. Давайте возьмем пример из обучения. Предположим, в системе содержится информация об обучении всех сотрудников компании за несколько лет. Все ли эти данные нужны? Скорее всего, нет. Часть людей уже не работают в компании, какая-то информация устарела. Но есть актуальные курсы и тесты, по которым люди учатся. Это очень значимая часть данных, потерять ее нельзя — переделать учебные материалы и заново внести их в систему вручную — практически невозможно. Эти данные обязательно нужно переносить.

Условия для решения задачи импортозамещения сейчас не самые благоприятные: это вынужденная ситуация, понятно, что тяжело отказаться от того, что было, - в текущую систему очень много всего вложено, усилия эти невозможно переоценить. Тем не менее любую сложность лучше воспринимать как некоторую возможность. Важная установка импортозамещения (она касается не только HR, а любого продукта, который мы сегодня меняем), заключается в том, что мы не должны сделать точную копию. То, что мы выберем, все равно будет отличаться, и не просто отличаться, в итоге будет совершенно другой программный продукт. Если мы не будем пытаться повторить то, что у нас было, а попробуем создать что-то новое, процесс пройдет намного легче и мы получим оптимальное и надежное решение.