Владимир Баласанян, председатель совета директоров компании "Электронные Офисные Системы"

Немалую роль в развитии электронного документооборота в России в 2012 году сыграли новые отраслевые стандарты и экономические тенденции, в том числе и на межгосударственном уровне. О том, каким стал для сектора минувший год, а также о его перспективах CNews рассказал председатель совета директоров компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), председатель технического подкомитета по стандартизации документов (ПК-6) Владимир Баласанян.

- Расскажите об основных направлениях деятельности технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота (ПК-6) в 2012 году?

- Стандарты жизненно необходимы для формирования и развития электронного документооборота. За последние годы наш подкомитет подготовил сразу несколько значимых отраслевых стандартов, в том числе - ГОСТ Р53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению", который мы считаем одним из ключевых и прикладываем максимум усилий для его дальнейшего развития.

В 2012 году ПК-6 разработал новую редакцию этого стандарта, в которой учитываются реалии сегодняшнего дня, связанные с практическими задачами организации межведомственного взаимодействия как органов власти, так и корпоративных структур. Очередной выпуск редакции стандарта запланирован на 2013 год, и мы уверены, что это окажет существенную помощь в создании единого документационного пространства в стране.

Традиционным направлением деятельности ПК-6 является адаптация актуальных для нашей страны международных стандартов. В их числе "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" (ISO/TR 18492:2005), "Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности" (ISO/TR 15801:2009), "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов (ISO/TR 18492:2005).

- Какие направления в части выработки отраслевых стандартов вы считаете приоритетными сегодня и в будущем?

- Сегодня переход преимущественно к электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. В отрасль вкладываются все более значительные финансовые средства, однако эффективность любых вложений будет минимальна без серьезной нормативной базы. Для унификации систем, их взаимодействия и форматов представления, хранения и обработки электронных документов нужна активная разработка целого ряда стандартов. Однако до сих пор такая работа в нашей отрасли ведется большей частью за счет самих участников рынка и темпами, которые существенно ниже темпов развития отрасли. Отсюда проблемы межведомственного взаимодействия, интеграции, тиражирования решений и так далее.

Вот наглядный пример: руководители всех рангов все активнее работают с электронными документами, используя современные мобильные устройства (планшеты, смартфоны). Однако мы до сих пор не можем регламентировать оптимальные для этой работы форматы представления документов. В результате некоторые ведомства нередко отправляют "тяжелые" графические файлы размером в десятки и сотни страниц, которые чуть ли не часами грузятся на планшеты. Я уже не говорю о том, что у нас до сих пор нет нормативно закрепленного формата архивного хранения документов.

- Поговорим еще об одной теме, получившей резонанс в прошлом году – вступление России в ВТО. Может ли это событие отразиться на отечественной отрасли электронного документооборота? Возникнет ли более острая необходимость в регламентации процессов трансграничного электронного документооборота?

- Думаю, что вступление в ВТО создаст дополнительный стимул для перехода на электронный документооборот. Главное достижение информационно развитых стран – отказ от использования и хранения бумажных документов при наличии соответствующей нормативной базы. Что же касается технологических, нормативных и других проблем, возникающих в процессе межведомственного, межрегионального и трансграничного документооборота, то в этой области ведутся активные поиски наиболее эффективных решений. Особенно остро сегодня стоит проблема создания трансграничного пространства доверия.

- В чем на сегодняшний день заключается основная проблема организации электронного документооборота между странами?

- Если коротко – обеспечение юридической значимости электронных документов при их перемещении между странами. В частности, возникают вопросы о том, применять ли криптографические средства, если применять, то какие и как, и так далее. И ПК-6, вероятно, предстоит активно участвовать в решении задач, связанных деятельностью нашего заказчика – Евразийской экономической комиссии.

- Перейдем непосредственно к деятельности вашей компании. Одним из важнейших достижений ЭОС в прошлом году стала разработка сервиса "О7.ДОК" на базе платформы eDocLib вместе с "Ростелекомом". Не могли бы вы рассказать, как развивается сотрудничество в рамках этого проекта?

- Разработка программных продуктов для работы с документами, создание и внедрение решений – это основная деятельность нашей компании. Однако когда мы говорим об этом проекте, то речь идет о действительно масштабной клиентской базе и взаимодействии с такой огромной и сложно устроенной территориально-распределенной структурой, как "Ростелеком". Нам пришлось решать две новых задачи: создавать продукт, ориентированный на массового потребителя, и на практике – в ходе запуска пилотных проектов - отрабатывать достаточно сложную схему взаимодействия между нами и другими участниками процесса: заказчиками, региональными партнерами и структурами "Ростелекома".

В целом мы довольны результатами. В 2012 году сервисы СЭД запущены в четырех регионах (Брянске, Владимирской, Костромской и Воронежской областях), а также выпущена новая версия сервиса. Наша цель – создать действительно массовый продукт, требующий минимальных усилий на этапе внедрения, вплоть до полного их исключения.

- Могли бы вы обозначить общие перспективы развития отрасли электронного документооборота в России?

- Сейчас начался новый этап развития документооборота. Локальные сети внутри организаций, как технологическая платформа построения СЭД, постепенно будут уходить в прошлое. Их место займут облачные сервисы. В недалеком будущем документы и процессы их обработки будут "жить" в "облаках", которые обеспечат всем гражданам и организациям единое документационное пространство. Выходя в сеть, пользователи смогут попадать в те или иные (в зависимости от прав доступа) системы документооборота, которые будут обеспечивать функционирование соответствующих процессов. Таким образом, одним из ключевых вопросов, которые стоят перед отраслью электронного документооборота сегодня, является переход к облачным сервисам и модели SaaS.

Как я уже говорил, по мере того как будут решены вопросы стандартизации и унификации, эволюционируют и сами электронные документы. Сейчас они, как правило, являются лишь электронными копиями или "сканами" обычного бумажного документа. При этом электронная версия обязательно сопровождается набором метаданных с так называемыми реквизитами документа (попросту говоря, регистрационно-контрольными карточками). Следующим шагом будет массовый переход к электронным подлинникам/оригиналам, когда бумажная версия документа начнет играть роль необязательной копии. При этом сам электронный документ должен стать структурированным, то есть содержать в себе информацию, которая позволит обрабатывать его автоматически без необходимости создавать отдельно обрабатываемые наборы метаданных.

Массовая работа с электронными подлинниками невозможна без создания необходимой нормативной базы и организации ведомственных и государственных архивов электронных документов, в том числе федерального электронного архива.

Говоря непосредственно о развитии систем электронного документооборота как рыночного продукта, отмечу несколько тенденций, которые продолжат свое развитие в этом году. Общий тренд заключается в том, что сегодня заказчику решения не нужна СЭД, возможности которой ограничены только электронным делопроизводством. И бизнесу, и госструктурам нужны системы, которые позволят решать задачи комплексного управления большей частью или даже всем информационным контентом организации. Потому мы постоянно расширяем функционал и сферу применения своих решений.

Например, сегодня в российских госструктурах чрезвычайно востребованным функционалом СЭД является поддержка оказания государственных услуг, включая взаимодействие с инфраструктурой электронного правительства: системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), порталом госуслуг (ПГУ), единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА). В новых версиях всей нашей продуктовой линейки, включая систему СЭД "ДЕЛО", EOS for SharePoint и eDocLib, обеспечивается поддержка работы с госуслугами. Я уже не говорю об облачном сервисе "O7.ДОК". EOS for SharePoint и eDocLib при этом являются портальными ECM-решениями и обеспечивают реализацию самого широкого круга задач по управлению контентом.

Еще одним глобальным ИТ-трендом стала мобильность. Аспектом, зачастую влияющим на принятие заказчиком решения в пользу того или иного продукта, является возможность и качество организации мобильных автоматизированных рабочих мест и офисов.

Не менее важное направление - использование технологий коллективного взаимодействия, родившихся в социальных сетях. Сегодня процессы работы с документами в организациях, как правило, строго регламентированы и предполагают четкое разграничение полномочий всех участников процесса. Однако современный интернет-мир стал более прозрачным, предоставив возможность работать над документами широкому кругу специалистов, заинтересованным организациям и гражданам. Как это можно делать, показали социальные сети. Но широкая реализация таких технологий - это вопрос будущего, хотя, наверное, недалекого.