Контроль на карантине
Текущая международная ситуация, связанная с пандемией коронавируса, заставила работодателей переводить сотрудников на дистанционный формат работы. Сотрудников, работающих в удаленном режиме, сложнее мотивировать, а главное - контролировать, нежели непосредственно в офисе. Многие сотрудники и вовсе испытывают проблемы с дисциплиной в связи с отсутствием руководителя рядом. Из-за графиков других членов семьи человек может чаще отвлекаться от поставленной перед ним задачи или не работать вовсе.
Ведущий аналитик компании Artezio (входит в группу "Ланит") Дмитрий Бойцов обращает внимание, что проблема четкой постановки задач является основной при взаимодействии работодателя и сотрудника "на дому". "Перед тем как отпускать сотрудника в "удаленное" плавание, необходимо обсудить поставленную перед ним задачу и убедиться, что вы оба понимаете ее одинаково, что перед вами не существует каких-либо преград или зависимостей от других сотрудников или задач", - дает напутствия аналитик Artezio.
Какие способы контроля сотрудников на "удаленке" существуют
Директор департамента по разработке ГК "Авилекс" Алена Чистякова рассказывает, что для контроля работы удаленных сотрудников используются программные системы автоматического учета рабочего времени. Это позволяет вести мониторинг работы сотрудников, а также выявлять и исправлять неэффективные процессы, которые могут быть вызваны переходом на удаленную работу.
Генеральный директор Angara Professional Assistance Оксана Васильева обращает внимание на то, что задачу по контролю сотрудников, работающих удаленно, необходимо решать комплексно, обеспечивая мониторинг не только выполнения задач, но и действий сотрудников в инфраструктуре компании. На правильную организацию бизнес-процессов и инфраструктуры делает акцент и директор департамента информационных технологий компании "Техносерв" Иван Батов. "Именно это даст руководителю возможность постановки задач и контроля их выполнения, что и позволит сделать выводы об эффективности сотрудника", - отмечает он.
Схожей позиции придерживается ИТ-директор "Инфосистем Джет" Вера Савенко. Она отмечает, что для начала необходимо внедрить базовые инструменты для эффективной работы и технического контроля сотрудников на удаленной работе. К ним можно отнести платформы VDI от Citrix, VMware и Huawei, удаленный доступ с использованием решений Cisco и Check Point Software Technologies. Для снижения рисков информационной безопасности, добавляет она, следует использовать системы двухфакторной аутентификации, такие как RSA, SafeNet и др.
Следующим важным шагом должно стать налаживание коммуникаций и взаимодействия в команде. "Это решается с помощью видеоконференцсвязи, чатов и др. Достаточно быстро можно внедрить облачные сервисы WebEx, Zoom, Microsoft Teams, российский TrueConf", - приводит примеры специалист "Инфосистем Джет".
Как указывает Оксана Васильева, для контроля за выполнением задач используются стандартные ITSM-системы автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют учитывать сервисные запросы и контролировать их исполнение. Для планирования, управления и контроля задач сотрудников Вера Савенко рекомендует выбрать единую систему, где можно отслеживать статус по каждой задаче. "В этом вопросе могут помочь как промышленные решения Remedy, Microfocus, Naumen, Jira, так и легковесные облачные решения Trello, Salesforce и др. Никто не отменял и классический waterflow-подход в Project, единые проектные области в SharePoint", - перечисляет специалист "Инфосистем Джет".
По словам специалиста Angara Professional Assistance, для мониторинга действий сотрудников можно применять такие инструменты, как стандартные системы мониторинга действий (регистрация действий пользователей и их корреляция - SIEM) и системы контроля за утечками данных (DLP-системы). Руководитель направления аналитического сопровождения Infosecurity a Softline Company Михаил Годжаев указывает на то, что системы превентивного контроля позволяют отслеживать все возможные риски для организации, вплоть до случайной отправки письма неверному адресату, и оперативно реагировать на них.
При этом, предупреждает Михаил Годжаев, внедрение полнофункциональной DLP-системы стоит недешево и занимает достаточно много времени. Поэтому в ситуации оперативного перевода сотрудников на "удаленку" заказчики предпочитают воспользоваться услугой аутсорсинга либо приобрести более простые и недорогие системы мониторинга рабочего времени. "Они дают возможность вести учет рабочего времени, оптимизировать нагрузку сотрудников и выявлять некоторые риски утечек информации, - перечисляет он. - Системы мониторинга рабочего времени позволяют не только фиксировать факт открытия рабочих документов и бизнес-приложений, но и фактические действия с ними, что позволяет исключить факты неэффективного использования рабочего времени или использование его в личных целях".
Вместе с этим существуют специализированные системы контроля за работой пользователя, такие как "Стахановец", Spectr 360 и др., перечисляет Оксана Васильева. "Они позволяют отслеживать поведение сотрудников, анализировать, насколько их действия являются целевыми и соответствуют рабочим задачам. Так, программы знают, какие веб-ресурсы посещает работник и сколько тратит на них времени, с какими приложениями и программами работает, в каких чатах и мессенджерах переписывается, какие файлы и письма отправляет и т.д. В результате работодатель получает уже сформированный отчет по заданным критериям", - рассказывает она.
Также, приводит пример Вера Савенко, для учета рабочего времени, контроля присутствия на рабочем месте, оценки производительности и интеллектуального анализа удаленной работы сотрудника подойдут системы контроля рабочего времени Infowatch Person Monitor и Staffcop. Они "следят" за сотрудником: фиксируют реально отработанное время, могут делать скриншоты в определенные моменты, записи с веб-камер и микрофонов, а также записывать весь ввод с клавиатуры.
Если в компании есть категории сотрудников, контроль которых должен быть более жестким, например операторы контакт-центра, диспетчеры, то специалист "Инфосистем Джет" советует ориентироваться на системы с возможностью записи экранов, контроля входов, статусов. "В основном это решения, которые уже давно используются для организации качественной работы контакт-центра и первой линии поддержки, такие как Avaya CMS Supervisor, Nice Perform", - говорит она.
По словам директора и партнера компании "Интеллектуальный Резерв" Павла Мясоедова, те, кто совершает множество звонков, знают, что результаты их работы проверяют программы Speech analytics. "В каких-то фирмах отделы контроля прослушивают звонки выборочно - либо те, по которым есть жалобы, - но чаще всего используют автоматический анализ содержания телефонных разговоров. Программы распознают речь и переводят ее в текст, создавая готовый отчет для начальника. Сразу становится видно, насколько персонал был корректным и клиентоориентированным, отходил ли менеджер от заданных скриптов разговора", - говорит он.
Для контроля работы отдела продаж удобнее всего применять CRM-системы (Brizo, Pipedrive), где можно следить за движением сделок по воронке продаж, понимать проблемы на разных этапах и видеть вклад каждого члена команды. Такие рекомендации дает руководитель сервиса для предпринимателей brizo.ru Ильдар Гиниятов. Для ведения задач и проектной деятельности помогут как CRM, так и просто таск-менеджеры (Trello, Asana, Jira). Все они помогают контролировать поручения, сроки, дают статистику по показателям и активности сотрудников, перечисляет он.
Сооснователь и CEO JivoSite Тимур Валишев отмечает, что в качестве инструментов для отслеживания выполнения задач программисты компании выбрали для себя Jira, остальные члены команды пользуются Asana. "В работе с таск-трекерами важно вовремя обновлять статус задач и следить за тем, чтобы в приложении не царил хаос и дезорганизация", - рекомендует он.
Те программисты, которые работали все это время в офисе и перешли на надомную работу, используют системы удаленного доступа к рабочему столу. Например, 3iTech использует продукт TeamViewer. Об этом рассказывает председатель совета директоров компании Алексей Любимов.
При удаленной работе используются те же системы постановки задач и контроля их выполнения, что и при работе в офисе, продолжает руководитель 3iTech. "В своей работе мы используем систему управления репозиториями GitLab и систему отслеживания ошибок YouTrack. Кроме того, для оперативного общения применяется интерактивный онлайн-чат с возможностью интеграции и обмена файлами Mattermost. Эти инструменты использовались отделом разработки и до введения карантинных мер. Единственное, что действительно изменилось: вместо личного общения стали использовать видеоконференции. Для этого применяется софт Zoom Video Communications", - говорит он.
Как указывает директор "Интеллектуального Резерва", за теми, кто в основном пишет код или тексты, следят с помощью программ удаленного доступа и администрирования. "В любой момент начальник может получить изображение рабочего экрана сотрудника и увидеть объем проделанной работы. Также на компьютеры работников тайно могут установить endpoint-решения, системы защиты от утечек данных (программа незаметно скидывает собранную информацию для анализа на корпоративный сервер). И потребность в последних системах резко возросла из-за коронавируса и увеличения числа удаленных сотрудников. Многие вынуждены работать с секретными данными на личной технике, и начальство хочет быть уверено, что информацию не получат конкуренты. Наиболее жесткий контроль - в финансовой сфере, ИT-секторе и продажах", - замечает Павел Мясоедов.
Востребованность решений по контролю сотрудников на "удаленке"
Специалист Infosecurity a Softline Company фиксирует, что число запросов на инструменты для построения отчетов о рабочей активности сотрудников за последнюю неделю выросло примерно на 20%. Особенно активны те заказчики, добавляет он, которые раньше не работали в удаленном режиме. "Руководители хотят знать, чем заняты их подчиненные и рационально ли они используют рабочее время. Такие решения демонстрируют высокую динамику роста наряду с системами безопасности удаленного подключения и защиты канала связи, так как позволяют осуществлять контроль качества и своевременно предпринимать необходимые меры. По нашему опыту, уже сам факт наличие DLP в организации способен значительно повысить дисциплину персонала", - говорит Михаил Годжаев. Softline и Infosecurity отмечают повышенный спрос на DLP-системы в последние две недели. Например, в первые же дни карантина резко повысился спрос на сервис "Стахановец".
По наблюдениям специалиста "Инфосистемы Джет", в данный момент спрос повысился в разы, прежде всего на инструменты организации удаленного доступа к ресурсам компании, а также на инструменты коммуникаций. По всей видимости, прогнозирует она, инструменты для управления и контроля задач потребуются немного позже.
"Некоторые наши заказчики не планируют переходить на дистанционный формат, потому что, помимо технических и правовых сложностей, довольно сложно оценить эффективность большого штата сотрудников. Но в этом есть и положительная сторона - при остановке одних экономических секторов неизбежно развиваются другие отрасли рынка, - рассказывает глава NetApp в России и странах СНГ Татьяна Бочарникова. - В нашем случае процветает практически любой софт для дистанционной работы, позволяющий многократно снижать риски заражения, но при этом не только оставаться на связи, но и быть не менее, а часто и более продуктивным, чем в офисе. Особенно перспективно ПО для совместной работы и управления проектами, а также выделяется сегмент решений для контроля вроде "Битрикс" или СБИС".
Генеральный директор компании "Акронис Инфозащита" Алексей Бадаев сомневается в том, что в ИТ-компаниях востребованность инструментов для контроля сотрудников на "удаленке" критически возросла. "ИТ-компании уже давно ими пользуются и без карантина, это вопрос конкурентоспособности и выживания", - подчеркивает он. Более востребованы такие решения у компаний, у которых высока доля рутинной работы, требующая постоянного контроля количественных показателей.
Соглашается с ним и Алексей Любимов. "Для большинства компаний, которые занимаются разработкой ПО, в связи с введением карантина практически ничего не изменилось. Удаленная разработка - это для программистов не исключение из правил, а скорее норма. Очень многие даже крупные компании используют модель распределенных команд, когда их сотрудники находятся в разных городах, а иногда даже и в разных странах", - отмечает он.
Аналитик Artezio указывает на то, что спрос на системы для совместной работы распределенных команд только растет. Однако, делает оговорку он, это не указывает на то, что эти системы востребованы из-за того, что нужно контролировать сотрудников. "Они нужны для эффективной работы над проектами из разных географических точек. Да, в программных продуктах для совместной работы есть трекеры времени и эффективности. Но они нужны скорее для того, чтобы ориентироваться на сроки сдачи проекта и его качество. Контроль за людьми не нужен - это пережиток советского прошлого, когда над каждым работником нужно было стоять с палкой и подгонять к стахановским подвигам", - заключает Дмитрий Бойцов.
