Сервис печати: на пути к российскому ПО
Несмотря на все разговоры о безбумажном документообороте, количество печатных версий в последние годы только росло. Пандемия и связанные с ней ограничительные меры, казалось бы, внесли в этот процесс свои коррективы. Тем временем, наличие твердых копий до сих пор является важной частью документооборота, а значит устройства для печати и копирования, эксплуатация принтеров и многофункциональных устройств (МФУ) должна быть безопасной и эффективной для бизнес-процесса.
Пандемия и вызванный ею массовый переход на удаленный режим работы способствовали активизации перехода на безбумажный документооборот. Но до сих пор остается немало бизнес-процессов, где необходимо оформление твердых копий документов. Например, груз со склада нельзя отправить без накладных, в рознице сложно обойтись без ценников, и таких примеров можно привести очень и очень много. И вся эта документация печатается с помощью принтеров и МФУ.
При этом содержание парка принтеров и МФУ в работоспособном состоянии, включая обеспечение их расходными материалами, является делом сложным и к тому же затратным. Бумага и картриджи с тонером (чернилами), запасные части к самим устройствам, профилактические осмотры, плановые и внеплановые ремонты, а также затраты электроэнергии (а по энергопотреблению лазерный принтер, даже начального уровня, на уровне мощного нагревательного прибора), как показывают данные аналитиков, могут составлять до 6% оборота компании.
Причем многие из этих затрат непрозрачны и неочевидны. Та же "прожорливость" в отношении электроэнергии для многих руководителей административно-хозяйственных служб оказывается весьма неприятным сюрпризом. Равно и то обстоятельство, что использованные картриджи относятся к категории опасных отходов и требуют платной утилизации, и выбрасывание их вместе с обычным мусором чревато ощутимыми штрафами.
Вносят свою лепту ошибки и недисциплинированность пользователей. Типичная ситуация: на цветное устройство отправляется печать черновика многостраничного отчета. Массовый характер носит печать в личных целях. По оценке некоторых вендоров, она занимает до 20%. Столько же копий документов так и остается невостребованными в приемных лотках принтеров и МФУ.
Централизация сервисов печати и копирования позволяет снизить расходы, как показывает реальная практика, в том числе российская, до 30%. Этого удается достичь за счет использования более производительных и экономичных устройств, усиления контроля за пользователями и сокращения использования устройств в личных целях, а также уменьшения затрат на обслуживание оборудования. Ведь ПО, которое внедряется в ходе таких проектов, ведет мониторинг устройств и выявляет те, где близки к исчерпанию емкости с тонером, а также подходит срок плановой замены деталей и узлов. А новейшие образцы оснащены полноценными средствами предиктивной (предсказательной) аналитики, которые на ранней стадии выявляют потенциальные неисправности.
Однако есть и проблемы. Как правило, сервисы управляемой печати продвигают вендоры оборудования. И тут возникает конфликт интересов, поскольку каждый из них объективно заинтересован в том, чтобы навязывать потребителям принтеры и МФУ своего производства, в чем потребитель далеко не всегда заинтересован. Кроме того, данные мониторинга устройств поступают в облачную инфраструктуру вендора, что идет вразрез с требованиями безопасности. Тем более, что все без исключения вендоры средств печати, представленные на российском рынке, являются иностранными компаниями. И с приобретением их ПО у многих категорий российских заказчиков могут возникать сложности, поскольку данные продукты отсутствуют в Реестре российского ПО, и их закупка усложнена.
И альтернатива зарубежному ПО для управления большим парком оборудования для печати и копирования есть. Например, решение .
Это автоматизированный сервис, объединяющий функции управления печатью и непрерывного онлайн-мониторинга оборудования. Клиентская часть данного сервиса может функционировать как на ПК, так и на мобильных устройствах под управлением iOS и Android. При этом обладатели смартфонов и планшетов могут формировать персональные очереди печати, сканировать, копировать и повторно распечатывать документы.
При этом на сами принтеры и МФУ не требуется устанавливать дополнительное оборудование или ПО. К сервису можно подключать практически любое оборудование печати и копирования.
Также "Сервис печати" может быть целиком развернут в локальной сети компании-заказчика. И, наконец, данный продукт включен в Реестр российского ПО, что важно для госучреждений и компаний с государственным участием, которые в 2021 году должны завершить переход на российское ПО, а также на промышленных предприятиях, являющихся объектами критической информационной инфраструктуры (КИИ).
Дмитрий Ким, вице-президент ПАО "Ростелеком" — директор МРФ "Центр":
"Мы запустили независимую платформу печати с безграничными возможностями адаптации к потребностям заказчиков. Это единственный зарегистрированный в нашей стране сервис, который не привязан к вендорам или моделям оборудования. Доступ к системе осуществляется через стандартный веб-браузер. При этом не требуется установка дополнительного ПО и модулей, что значительно расширяет возможности выбора техники. "Сервис печати" внедрен на базе продукта "СКИТ", также разработанного "Ростелекомом". Использование нашими клиентами отечественного софта позволит ускорить процесс импортозамещения в ИТ-сфере"
"Ростелеком" начал использование "Сервиса печати" для реализации своих собственных нужд. А, как известно, это один из признаков по-настоящему хорошего продукта. Ведь, если разработчик использует его у себя, значит - уверен в эффективности. Уже сейчас к сервису подключено более 6500 устройств в центральном офисе и филиалах компании.
Константин Зверев, заместитель директора МРФ "Центр" ПАО "Ростелеком" - директор по информационным технологиям:
"Наш сервис печати непрерывно контролирует более 25 важнейших показателей техники. Среди них статус, уровень бумаги в лотках, состояние картриджей и расходных материалов, различные счетчики и журналы событий оборудования. Авторизация пользователей и управление очередями печати производятся через мобильное приложение. Выбор конкретного принтера, на который необходимо вывести задание, осуществляется с помощью сканирования QR-кода"
Дмитрий Угнивенко, заместитель директора МРФ "Центр" ПАО "Ростелеком" - директор по работе с корпоративным и государственным сегментами уверен, что данное решение будет полезным как для госучреждений, так и для коммерческих предприятий:
"Клиенты получают возможность снизить финансовую нагрузку на бизнес за счет перехода на OPEX-модель, сократить издержки на содержание персонала по обслуживанию техники и закупку расходных материалов, а также повысить качество печати. Специалисты "Ростелекома" следят за уровнем тонера, работоспособностью принтеров и МФУ. Заказчикам не нужно покупать технику, тратить деньги на обслуживание и ремонт, платить за нее налоги".
В 2021 году "Ростелеком" планирует расширить функциональность сервиса. Среди новых возможностей – биометрическая идентификация пользователей, а электронный архив документов дополнится возможностью фонового распознавания текста и расширенного поиска. Также "Ростелеком" задействует искусственный интеллект, который будет оценивать основные характеристики работы тысяч принтеров и МФУ для точного прогноза динамики потребления расходных материалов и раннего выявления неисправностей на каждом из устройств.
