Чтобы контролировать – нужно автоматизировать

В какой-то момент автоматизация бизнес-процессов становится естественным этапом развития компании. Выбор технической базы – один из ключевых моментов. Как понять в каком масштабе нужно автоматизироваться – рассмотрим в статье.

Юлия Каткова, эксперт ГЭНДАЛЬФ, заместитель руководителя коммерческих проектовЮлия Каткова, эксперт ГЭНДАЛЬФ, заместитель руководителя коммерческих проектовСложный и пугающий многих термин "автоматизация" при ближайшем рассмотрении превращается в "коробку с сюрпризами", которая уже давно стоит в офисе. Подключение корпоративного почтового ящика, использование общих таблиц для редактирования, переписка в рабочих группах в мессенджерах – это все стихийная автоматизация. В противном случае, счеты не вышли бы из использования.

В рамках статьи мы задали несколько вопросов эксперту ГЭНДАЛЬФ - Юлии Катковой.

Юлия начала свою карьеру в ГЭНДАЛЬФ 11,5 лет назад, с должности бухгалтера-консультанта, следующим назначением стала должность Заместителя руководителя Линии консультации, а позже руководителя консалтингового направления. После занимала должность руководителя отдела продаж. На данный момент является заместителем руководителя отдела коммерческих проектов.

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Любой бизнес надо автоматизировать. Требования к автоматизации будут разные для разных предприятий. У небольшого ИП один уровень автоматизации, у крупного предприятия – другие процессы и, соответственно, другие зоны и объемы внедрения.

Отсутствие централизованной системы автоматизации приводит к расходящимся форматам сбора информации, необходимой для учета, анализа и принятия решений. Теряется прозрачность работы и снижается управляемость. В кризисной ситуации корректная информация, сформированная вовремя, может превратиться в рычаг для экстренного торможения или "полного хода".

Что можно автоматизировать?

Чтобы контролировать – нужно автоматизировать. Руководители часто приходят к этой мысли после знакомства с автоматизацией бухгалтерии. Следующей ступенью становится автоматизация управленческого блока. Нужно это для эффективного отслеживания бюджетов, расчета экономии. Уверенного планирования.

Процесс внедрения проектов автоматизации компании, вне зависимости от ее сферы деятельности и масштабов начинается с аудита. Поиск тонких мест, исключение нецелевых бизнес-процессов, усиление ключевого функционала. На основании полного анализа можно переходить к выбору программного продукта и дальнейшего проектирования персональной системы.

Небольшим компаниям и, в особенности, ИП будет интересна автоматизация при помощи "1С:Управление нашей фирмой". Этот программный пакет предоставляет возможность сбора данных CRM, учета склада, работы сотрудников и производственной зарплаты, и их последующей аналитики в рамках несложного производства. Налоговый учет программа поддерживает только для ИП на специальном режиме налогообложения. Для автоматизации более сложных бухгалтерских процессов потребуется интеграция с "1С:Бухгалтерией 8".

Полноценная производственная автоматизация достигается широким функционалом. Прогнозирование действий и управление крупной компанией невозможно без прозрачной системы производственного, управленческого и оперативного учета. "1С:ERP" позволяет создавать цепочки зависимых бюджетов, автоматически формировать задачи для ответственных сотрудников на их ввод и согласование. Программный продукт дает возможность не только контролировать, но и анализировать отклонения фактических данных от плановых. Также только с помощью "1C:ERP" можно планировать эффективную загрузку производственных площадей и оборудования, осуществлять пооперационное планирование производственных процессов с составлением календарного графика производства, выдачей сменно-суточных заданий. Система позволяет строить многоуровневое планирование и контролировать исполнение: планы производства формируются основании планов продаж, а на их основе планируются закупки.

В рамках предпроектного анализа стоит отдельное внимание уделить технической базе и перспективам развития бизнеса. Программный продукт должен отвечать не только реальным потребностям, но иметь "запас хода". Аналогичная ситуация складывается с технической базой. Специалисты ГЭНДАЛЬФ имеют большой опыт автоматизации разных масштабов и оказывают расширенный спектр услуг, включая нагрузочные тестирования и перспективное проектирование.

Любая система комплексной автоматизации имеет границы. Часто заказчики возвращаются с проектами перехода на новую конфигурацию приложения или совершенно новый продукт с большим функционалом. Причины у этого явления разные: недальновидность, экономия на первоначальном проекте, быстрый рост компании.

Ввод нового комплексного программного продукта занимает продолжительный период времени – от 3 месяцев до 3 лет. Но в какой период времени займет окупаемость и как быстро проявится эффективность?

Автоматизация дает бизнесу усиление контроля, ускоряет процессы принятия управленческих решений. Чтобы получить больше прибыли нужно или увеличить объемы, либо сократить расходы. Автоматизация – это инструмент, который дает понимание по ресурсам, мощностям и сбыту, способен одновременно и увеличить объемы и сократить затраты. Окупаемость зависит от того, как этим инструментом пользоваться. Программа покажет, где стопорится процесс и по какой причине, какие товары лежат на складах мертвым грузом, какой станок не вырабатывает свою мощность или просто часто ломается. Сформирует понимание себестоимости продукции и поможет умело управлять ее ценообразованием, не позволит допустить недостач, или быстро выявить их виновников. CRM система помогает контролировать работу менеджеров, напоминать о звонках клиентам, прогнозировать продажи, и планировать производство не перегружая склад. Перечислять функционал, который открывает автоматизация можно долго, но принятие решений лежит на управленцах компании. С этой информацией можно ничего не делать, а можно вывести бизнес на новые показатели. Поэтому экономический эффект от внедрения программного обеспечения сложно прогнозировать, так как его достижение лежит в плоскости умелого использования полученной информацией.

Инвентаризация и складской учет, маркировка и отслеживание перемещения оборудования, бухгалтерия и кадровый документооборот, сбор данных, формирование отёчности и проведений анализа в разрезах – это малый перечень примеров, где внедрение программных продуктов семейства "1С:Предприятие 8" позволило добиться экономической и производственной эффективности. Автоматизация бизнес-процессов помогает освободить ресурсы компаний или переключить их на новые направления. Не надо боятся естественных перемен вашего бизнеса.