Не SharePoint’ом единым: как импортозаместить корпоративный портал - и что важно не упустить

До 2022 года западные корпоративные порталы были де-факто стандартом. Тот же SharePoint использовала почти каждая вторая крупная компания - на нем строили документооборот, внутренние HR-сервисы, кастомные процессы.

Но сегодня поддержка таких решений ограничена, вендоры недоступны, экспертиза стремительно уходит с рынка. Компании, продолжающие работать на устаревших системах, все чаще задумываются о переходе на отечественные альтернативы.

Как организовать этот переход без сбоев, потерь и рисков - рассказывает Светлана Ермакова, руководитель направления CRM и BPM "Софтлайн Решения" (ГК Softline).

Сложно заменить, нельзя оставить

Импортозамещение корпоративной ИТ-инфраструктуры остается в фокусе внимания, но далеко не все компании приступили к миграции. Во время одной из наших профессиональных онлайн-сессий с ИТ-директорами и бизнес-руководителями более двух третей участников отметили, что находятся на стадии планирования перехода на отечественные платформы. Причины вполне объяснимы:

• Бизнес-процессы в крупных организациях часто уникальны. В нашей практике были кейсы автоматизации системы контроля квот в металлургии, работы комитета по этике или управления корректирующими действиями в фарме. Воспроизвести настолько специфичные процессы вместе со всеми интеграциями и пользовательскими сценариями "один в один" крайне сложно.
• Заказчики привыкли к импортному ПО - зрелым экосистемам, созданным на основе многолетнего опыта тысяч компаний. Условный SharePoint - не просто корпоративный портал, а комплексная система с взаимозависимыми компонентами. При замене важно не просто "перенести функции", а сделать так, чтобы вся система в целом продолжала работать стабильно.
• У бизнеса остался своего рода посттравматический синдром - страх зависимости от конкретных вендоров и повторения сценария, когда внезапно теряется поддержка вендора и контроль над системой.

Особенно сложно там, где на иностранной платформе завязаны ключевые процессы - сложные HR-сценарии, интеграции с ERP, документооборот. Все это еще и накладывается на требования по информационной безопасности. В таких случаях речь идет не о простой замене одного продукта другим, а о полномасштабной технологической трансформации - процессе, который требует времени, гибкости и готовности пересматривать привычные подходы.

Как выбрать платформу и не ошибиться

Особую тревогу вызывает то, что некоторые компании, уже завершившие внедрение новой платформы, остались недовольны результатом и снова ищут замену. Чтобы не оказаться в похожей ситуации, важно с самого начала опираться на четкие критерии выбора.

• Соответствие общим требованиям и стратегии бизнеса. Корпоративный портал должен соответствовать конкретным потребностям компании - например, обеспечивать быстрое и удобное внедрение или предоставлять широкие возможности для кастомизации.
• Коробочное решение, платформа или кастомная разработка. Выбор зависит от задач и сроков. Когда требуется специфическое отраслевое решение и есть возможность выделить больше времени, обычно выбирают кастомную разработку - чтобы максимально точно адаптировать систему под нужды компании. Сроки сжаты, требования не слишком специфичны - подойдут готовые платформы с проверенной функциональностью - например, тот же "Битрикс24". На рынке есть даже такие решения, которые позволяют запустить рабочий портал в облаке за срок от одного дня - например, Citeck.
• Наличие нужных функций. Перед выбором платформы стоит задать, казалось бы, простой, но на деле принципиальный вопрос: что именно вы ждете от корпоративного портала? Универсального ответа здесь нет - у каждой компании свой набор приоритетов. Судя по результатам нашей онлайн-сессии, наиболее востребованные функции - удобная совместная работа (22%), включая Kanban-доски, календари, встроенную переписку и уведомления, онлайн-редактирование документов (17%) и автоматизация процессов с визуальным моделированием и no-code-сценариями (12%).
• Единое окно для управления цифровым ландшафтом. Важная функция платформы - объединять множество продуктов в единую экосистему, обеспечивать легкую интеграцию с существующей ИТ-инфраструктурой и оркестрировать работу учетно-транзакционных систем.
• Производительность под реальную нагрузку. Крупному бизнесу с десятками тысяч сотрудников нужна система, которая способна обрабатывать миллионы запросов в час - без сбоев и задержек.
• Поддержка внешних порталов для пользователей вне основного цифрового контура. Иногда нужно предоставить доступ тем, кто не входит в корпоративную сеть: поставщикам, партнерам или бывшим сотрудникам. Для этого могут создаваться отдельные инстансы во внешних средах, например в облаке, при этом все критичные данные будут оставаться в локальной инфраструктуре.
• Интеграция возможностей искусственного интеллекта. В современном цифровом мире без ИИ никуда. В идеальном roadmap развития корпоративного портала должны присутствовать ИИ-инструменты, например, для классификации и маршрутизации обращений, выделения сущностей и атрибутов, а также моделирования бизнес-процессов.
• Независимость от иностранных технологий. Стоит проверить, присутствует ли выбранное решение в реестре отечественного ПО. Если платформа при этом предоставляет открытый исходный код - это большой плюс. Он позволит самостоятельно адаптировать и модифицировать продукт по мере необходимости, без лишних ограничений и зависимостей.
• Наличие собственного центра экспертизы и обучающих ресурсов. Даже если партнер или подрядчик внезапно покинут проект, бизнес сможет сохранить уверенность: внутри компании будут специалисты, готовые развивать и поддерживать платформу.

На российском рынке уже доступны зрелые платформы, способные решать ключевые бизнес-задачи. При выборе между ними главное - ориентироваться на то, насколько система соответствуют специфике ваших процессов.

Пошаговый план миграции

Миграция корпоративного портала - сложный и многоэтапный процесс. Ниже - основные шаги, следуя которым, удастся минимизировать риски и обеспечить эффективный переход.

Глубокий внутренний аудит. Ключевой этап, который помогает понять, какие процессы реализованы в текущем корпоративном портале, какие задачи он закрывает. Анализируем шаблоны, маршруты согласований, роли и собираем карту зависимостей. От качества аудита зависит архитектура решения, поэтому, если проект масштабный и сложный, к нему зачастую подключают и внешних экспертов.

Выбор стартового проекта для миграции. Это может быть либо самый критичный для бизнеса процесс, требующий немедленного переноса (например, заявки на командировки или согласование договоров), либо наоборот - наименее чувствительный, с которого проще начать, чтобы протестировать платформу в "полевых условиях" и получить первые результаты. Конкретный выбор зависит от специфики компании и готовности пользователей: иногда целесообразнее начать с тех, кто проще воспринимает изменения.

Подготовка технической документации. На этом этапе бизнес и ИТ работают вместе - прорабатывают сценарии, функции, требования к UX и интеграциям. По сути, формируют общее представление о том, каким должен быть конечный продукт.

Согласование ТЗ и сроков. Согласовывается и утверждается все - от технического задания до формирования проектной команды и каналов коммуникации. Составляется детальный план с этапами, дедлайнами и ответственными, а также юридически фиксируются объемы работ и сроки. Параллельно происходит подготовка инфраструктуры - локальных серверов, VPN и др.

MVP первого проекта. Разработка ведется короткими спринтами. В результате быстро создается первый прототип, который сразу же тестируется на небольшой группе пользователей - в реальной, живой среде. Это первый "полевой" запуск: здесь важно собрать честную обратную связь и уточнить требования к продукту.

Доработка и внедрение. По итогам MVP реализуем все необходимые доработки, подключаем интеграции (1С, Active Directory, почта), настраиваем права доступа и шаблоны. Параллельно обучаем пользователей - не просто вводим в курс дела, а помогаем адаптироваться и начать применять новый инструмент. Этап завершается финальным тестированием и вводом системы в эксплуатацию.

Миграция данных. Как правило, самый трудоемкий этап. Если объем информации невелик, перенос занимает считаные дни. Но в случае с терабайтами данных со сложной структурой - процесс может затянуться на недели и даже месяцы. Здесь особенно важна тщательная предварительная подготовка: чистка, консолидация и формализация данных. Также выполняем пробный перенос с проверкой корректности, учитывая права доступа и сохраняя иерархию документов.

Масштабирование и формирование центра экспертизы. После успешного запуска возвращаемся к началу и повторяем цикл для новых процессов. Формируем внутреннюю команду - аналитиков, архитекторов, администраторов. Вместе с бизнесом регулярно приоритизируем задачи и выстраиваем систему управления изменениями. Отдельное внимание стоит уделить созданию внутреннего центра экспертизы. Крупные вендоры обычно предоставляют программы обучения для аналитиков и разработчиков, которые помогают освоить платформу и инструменты для самостоятельной автоматизации процессов. Это позволяет бизнесу в дальнейшем снизить зависимость от внешних специалистов.

Миграция корпоративного портала - это не просто перенос данных. Это полноценное технологическое преобразование: от переосмысления бизнес-процессов до построения новой цифровой среды с учетом требований к безопасности, производительности и удобству.

Важно действовать поэтапно: определить цели, зафиксировать ключевые сценарии, выбрать платформу, спланировать переход, подготовить пользователей. Только системный подход позволяет не просто сохранить существующие процессы, но и улучшить их.